Omschrijving (toelichting)
Versterking informatievoorziening
Grip op de ontwikkeling van de informatievoorziening is inmiddels noodzakelijk voor onze gemeente. Het gaat daarbij niet alleen over de ontwikkeling van de automatisering (die randvoorwaardelijk is geworden voor ons werk). Het gaat juist ook over de strategische bouwsteen die informatie is geworden, omdat het grootste deel van onze producten en diensten bestaat uit data en informatie. We beheren (bijvoorbeeld BRP), verwerken (bijvoorbeeld inkomensgegevens in het kader van bijzondere bijstand) of verstrekken (bijvoorbeeld vergunningen) data en informatie aan onze inwoners. Data en informatie zit daarmee voor de gemeente Aalten in de kern van ons bestaansrecht en zou dus ook nog meer dan nu het geval is tot de kern van onze bedrijfsvoering moeten horen.
Duurzaam grip krijgen op de ontwikkeling van de informatievoorziening is noodzakelijk om zelf regie te houden, om zelf de keuzes te kunnen maken zonder dat die van buitenaf vóór je worden genomen. Daarom werken we in 2024 aan een visie op informatievoorziening.
Gebouwenbeheer en facilitair
We onderzoeken momenteel of het programma Topdesk zoals dat voor ICT meldingen wordt gebruikt ook verder uitgerold kan worden binnen de interne organisatie om zo de dienstverlening aan de collega’s te kunnen verbeteren. Hierbij moet er onder andere gedacht worden aan reservering van diensten, storings- en klacht meldingen en de mogelijkheden tot koppeling van het programma met Microsoft Outlook.
Vanuit Gebouwenbeheer wordt er gewerkt aan een huisvestingsplan voor het eigen vastgoed om zo goede keuzes te kunnen maken voor het beheer en onderhoud van het vastgoed voor de toekomst.
Informatiebeheer DIV
In 2023 zijn de fysieke bouwvergunningdossiers en de oude Woning- en Persoonskaarten overgedragen aan het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.
In 2024/2025 ronden we de overdracht af van de zogenaamde “Secretarie-archieven” van de beide voormalige gemeenten Aalten en Dinxperlo naar het Erfgoedcentrum af. Na overdracht zijn alle overgebrachte archieven in principe openbaar, tenzij om reden van privacy of veiligheid de openbaarheid van bepaalde dossiers wordt opgeschort. Dit proces wordt ten tijde van de overdracht nader bezien.
Specialistische vragen Burgerzaken
We merken ook dat er steeds meer specialistische vragen worden gesteld, afstamming nationaliteiten, naturalisatie, vestiging buitenland rechten en buitenlandse brondocumenten en bijzondere erkenningen. Een groot aantal medewerkers hebben dit jaar de opleiding beoordelen brondocumenten afgerond.
Piek aanvragen reisdocumenten
Dit jaar is het eerste jaar dat we een piek van aanvragen reisdocumenten verwachten. Sinds 2014 is de duur van een reisdocument verlengd van 5 naar 10 jaar. Dit heeft het effect dat om de 10 jaar gedurende een periode van 5 jaar de aanvragen reisdocumenten fors toenemen. In 2023 waren er ongeveer 800 aanvragen over het hele jaar en nu hebben we vanaf maart dit aantal aanvragen per maand. Alle medewerkers van het KCC en Burgerzaken hebben de opleiding B1a afgerond – deze opleiding is voor het aanvragen van reisdocumenten en om uitreiking van vervalsing te voorkomen.
Grensgemeente
Vorig jaar hebben we contact gezocht met de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) over de mogelijkheid om grensgemeente te kunnen worden.
Als grensgemeente ben je bevoegd om aanvragen voor paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten te ontvangen van personen die niet in de basisregister personen (BRP) zijn ingeschreven en om aan deze personen paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten te verstrekken. Op 4 januari hebben we een brief ontvangen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) met de uitnodiging om een verzoek in te dienen om de gemeente Aalten als grensgemeente aan te wijzen. In de week van 8 april hebben we bericht gekregen van BZK (Binnenlandse Zaken) dat we zijn aangewezen als grensgemeente, waardoor we ons ook als grensgemeente mogen gaan profileren.
Per jaar kunnen we enkele honderden Nederlanders in Aalten verwachten en hopelijk bezoeken die dan niet alleen het gemeentekantoor maar ook het centrum. De vergoeding van het Rijk die we ontvangen is naar verwachting (ruim) voldoende om de kosten te dekken. We hopen het derde kwartaal 2024 te starten met de aanvragen van deze documenten.
Overgang naar het hybride werkplekconcept
De digitale en fysieke werkplek evolueert voortdurend en met de komst van het hybride werken komt dit in een versnelling. Komend 2024 staat in het teken van het “in gebruik nemen” van de hybride werkplekconcept.
We kijken enerzijds naar de inrichting van onze kantoren om deze beter te laten aansluiten op het hybride werken. Hierbij werken we ook de mogelijkheden van een sociaal plein uit en gaan we het aantal werkplekken terugbrengen en meer overleg-, bel- en teams ruimtes creëren. Dit werken we uit in een schetsontwerp en kostenraming welke we ter besluitvorming zullen voorleggen in aanloop naar de begroting 2025.
Daarnaast zullen we ook stappen maken in het verder optimaliseren van de digitale werkplek. Hierbij worden applicaties op een apparaat gebruikt zonder tussenkomst van Citrix en met gebruik van de Microsoft lijn waaronder Sharepoint, Teams en Onedrive.
Citrix was tot nu toe bij de gemeente Aalten een onmisbare schakel voor het centraal aanbieden van
Windows-applicaties aan onze gebruikers Door deze schil was het mogelijk om applicaties op afstand te gebruiken zonder dat er veel data over de lijn werd gestuurd. Het Citrix concept maakte het werken vanaf andere locaties of thuis mogelijk, maar tijden zijn veranderd. Het aantal gebruikers dat op kantoor vast met een terminal werkt neemt af. Thuiswerken is nu eerder regel dan uitzondering geworden. En deze gebruikers willen altijd en overal toegang tot hun informatie, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken of de plek waar ze zitten. Op basis van rechten en producten van Microsoft (waaronder Outlook, Teams, Sharepoint, Onedrive) wordt het nieuwe werkplekconcept ondersteund.
Ontwikkelingen in de producten die het hybride werken verder gaan ondersteunen
Binnen de ICT samenwerking maken we gebruik van de Microsoft producten. In 2024 zien we een versterking en uitbreiding in het gebruik van deze producten. Microsoft Teams wordt in 2024 uitgebreid met een telefooncentrale functionaliteit. De VNG heeft hiervoor een landelijk aanbesteding uitgeschreven en deze is gegund aan Vodafone. Dit betekent dat onze huidige applicaties van bellen worden geïntegreerd in Microsoft Teams. Microsoft SharePoint wordt deels al gebruikt voor de kennisdeling en intranet/internet site, maar gaat ook ingezet worden om bestanden en -mappen te beheren alsof ze zich op je lokale computer bevinden. De digitale schermen worden door teams rooms waarbij de vergaderruimte een slimme ruimte is waarin iedereen kan samenwerken zowel op locatie als thuis.
Datagedreven werken
Voor allerlei maatschappelijke vraagstukken binnen de gemeente Aalten is analyse van data noodzakelijk. Al gaat het om vragen vanuit het sociaal domein, financiële vraagstukken of bijvoorbeeld analyse van ruimtelijke waarden. Data is zeer geschikt om besluiten met cijfers en argumenten te onderbouwen en gaat een steeds grotere rol spelen. Daarom wordt in 2024 het aandachtsgebied data en datagedreven werken in diverse projecten en producten verstevigd.
Bezwaarschriften WOZ
Elk jaar worden voor alle onroerende zaken WOZ-beschikkingen vastgesteld. Tegen de waarde kan bezwaar worden gemaakt. Vorig jaar is het aantal ingediende bezwaarschriften enorm gestegen van 225 in voorgaande jaren naar 950.
De bezwaartermijn 2024 is bijna verlopen en het aantal bezwaarschriften bedraagt 375. Van dit aantal zijn er 200 door een WOZ bureau ingediend. Ondanks een beperking van hun verdienmodel zijn enkele bureaus toch flink actief geweest met een reclamecampagne. Ook dit jaar hebben we voor een deel van de bezwaarschriften externe inhuur nodig.