Programma 3 Bedrijfsvoering

1. Algemeen

Programmamanager:        D.J. den Hengst

2. Welke concrete doelstellingen zijn er?

P3.01 Vernieuwen Website

Er is een projectteam samengesteld die aan de slag gaat met de vernieuwing van de website en intranet.

Acties

P3.02 Uitbreiding e-diensten – digitale aanvragen

Het aanbod van e-diensten wordt uitgebreid zodat daarmee de digitale dienstverlening vergroot wordt.

Acties

P3.03 Informatieveiligheid en Privacy Wet

Voldoen aan BIO en privacywetgeving en de vereiste accountability.

Acties

P3.04 Invoeren van Samenhangende objectenregistratie

Het samenbrengen van de basisregistraties WOZ, BAG, Kadaster en BGT op het gebied van data en kaartmateriaal zodat er één samenhangende registratie ontstaat.

Acties

P3.05 Omzetting en vulling softwarepakketten Omgevingswet

De Omgevingswet gaat in per 01-01-2023. Dit betekent dat de softwarepakketten van vergunningsverlening dan verplicht zijn aansloten op het landelijke Digitaal Stelsel Omgevingswet en moeten voldoen aan de eisen van de Omgevingswet.

Acties

3. Ontwikkelingen binnen dit programma

E-diensten – digitale aanvragen
Zelf zaken regelen en aanvragen wordt steeds eenvoudiger: aan beschrijvingen van producten en diensten van de gemeente is in voorkomende gevallen een digitaal in te vullen meldings- of aanvraagformulier toege-voegd. Via de website kunnen inwoners 24/7 een afspraak met de gemeente plannen. Natuurlijk blijft het mogelijk telefonisch een afspraak te maken. Met de komst van de nieuwe e-diensten wordt de digitale aan-vraag voor de burger makkelijker. Het systeem denkt namelijk met ze mee, waardoor er minder foutieve aanvragen binnenkomen. En dat maakt het voor ons efficiënter/eenvoudiger. Daarnaast worden meer pro-ducten aangeboden met de nieuwe e-diensten. De burger kan dus nog meer van huis uit regelen. Onder-zocht wordt de mogelijkheid om voor het verlengen van een rijbewijs of het aanvragen van een paspoort of ID-kaart slechts eenmaal langs te hoeven komen op het gemeentekantoor. Ook kunnen geboorte- en over-lijdensaangiften op termijn volledig digitaal verlopen. Per eind 2022 hebben we de eerste e-diensten die digitaal aangeboden kunnen worden, online beschikbaar.

Nieuwe website
De kijk op (overheid)websites is de laatste jaren veranderd. Het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ voorziet in specifieke voorschriften met betrekking tot de toegankelijkheid van websites. Daar-naast wordt in het kader van optimalisering dienstverlening de digitale dienstverlening naar een hoger niveau getild. Conclusie is dat onze huidige website niet meer voldoet aan de eisen van deze tijd, omdat:
- Het formaat van de site niet mee schaalt.
Dat wil zeggen dat de weergave van de site zich niet automatisch aanpast aan de verschillende schermen van bijvoorbeeld smartphones en tablets. Vooral voor de smartphone gebruikers is het haast onmogelijk om onze site te bezoeken. Gezien de snelle ontwikkelingen op dit gebied kunnen we hier niet meer omheen.
- De site niet voldoende toegankelijk is.
Veel gebruikers van een website willen zo snel mogelijk vinden waarvoor ze naar de website komen: een uittreksel aanvragen, een verhuizing doorgeven of informatie vinden over andere producten en diensten. Daarom richten steeds meer gemeenten de website in volgens het toptaken-principe: de website zodanig inrichten dat de gebruiker zo goed mogelijk geholpen wordt bij het vinden van het antwoord op zijn vraag. Kijkend naar toptaken betekent dit ook dat de meest gevraagde producten en diensten op onze homepage te vinden zijn. Om onze digitale dienstverlening te verbeteren is dit noodzakelijk. Op onze huidige website moeten burgers vaak te veel zoeken. Bijkomend voordeel is dat, als de website optimaal functioneert, de telefonische dienstverlening wordt ontlast.
Naast deze technische noodzaak speelt binnen de gemeente Aalten de wens om de website doelmatiger in te zetten. Zo dient het beheer eenvoudiger te worden en is de wens om de inhoud beter neer te zetten en beter doorzoekbaar te maken. Op die manier is de site dienstverlenend naar de burger. In 2022 gaan we met het projectteam de website en intranet dat met elkaar verweven is, vernieuwen.

Informatiearchitectuur
De gemeentelijk informatiearchitectuur wordt in 2022 verder omgebouwd naar het model van de Common Ground. Met Common Ground willen gemeenten de informatievoorziening eenvoudiger, sneller en slimmer inrichten. In de kern gaat het daarbij om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we de data los van werkprocessen en applica-ties. Dit betekent onder andere dat de koppelingen tussen applicaties en data in het gemeentelijk informa-tiemodel model veranderen. De eerste zaakgerichte koppelingen van Common Ground (de zogenaamde ZGW API’s) worden in 2022 geïntroduceerd.  

Omgevingswet
De nieuwe Omgevingswet treedt op 1 januari 2023 in werking. De Omgevingswet is meerdere keren uitge-steld. Het uitstel geeft het Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen maar vooral ook de softwareleveran-ciers de ruimte om de implementatie van de wetgeving en bouw van de software zorgvuldig af te ronden. De periode tot 1 januari 2023 wordt benut om de systemen en werkprocessen om te bouwen naar de regels van de Omgevingswet. Daarnaast vinden er veel testen plaats. Testen met de Omgevingswet en testen in uitwis-seling van data met partners zoals bijvoorbeeld de ODA.

Hybride werkomgeving 
Hoewel de toekomst nog onzeker is, verwachten we dat de post-Covid-19 periode in 2022 nog deels voort-duurt. Dit betekent dat plaats onafhankelijk werken bij de meeste medewerkers een blijvende situatie gaat worden. Een hybride vorm van deels thuis en deels op kantoor. De vergaderlocaties in de gemeentelijke gebouwen zijn zodanig ingericht dat de vergaderingen via een “hybride” vorm grotendeels kan plaats. Een werkgroep “na corona” is bezig met de gevolgen en veranderingen van de post-Covid-19 periode rond huis-vesting, werkplekken en de beleidsregels rond thuiswerken/op locatie werken. Een vijftal studenten helpt ons daarmee door middel van hun minor. In 2022 wordt dit verder in een plan uitgewerkt. Daarbij wordt ook het aantal werkplekken en kantoorruimtes betrokken. Hierdoor zijn in 2022 veel ontwikkelingen die het hybri-de werken gaan ondersteunen, zoals het verregaande gebruik van pakketten van Microsoft, maar ook de automatische inrichting en uitrol van laptops en andere apparatuur. Ook de raadsleden en fractievolgers zijn inmiddels uitgerust met apparatuur, zodat het hybride vergaderen met de fractie of raad mogelijk is.

Cloud
In navolging op de ontwikkelingen van Common Ground, het 24/7 beschikbaar hebben van onze data en het hybride werken staat 2022 in het teken van de cloud overgang. Steeds meer applicaties en data gaan draai-en op servers van de leverancier. Door de overgang naar de cloud kunnen updates sneller worden geplaatst en is onze data 24/7 beschikbaar. De cloud transitie houdt in dat de data moet worden overgezet naar een andere omgeving. Dit terwijl de winkel open is. 
In 2022 zetten we ons distributiesysteem van al onze kerndata over naar de cloud. Tevens worden de Centric applicaties van begraven en betalen overgezet. Daarnaast worden voorbereidingen getroffen om ons finan-ciële systeem en ons archiefsysteem in 2023 naar de cloud over te zetten.

Andere inlogmethodes
De informatiebeveiliging van onze systemen neemt steeds meer toe. Dit betekent dat we de inlogmethode van applicaties ook steeds verder beveiligen. Eén van de methodes is een tweede veiligheidslaag toevoe-gen aan de toegangsvereisten van een systeem of applicatie. Deze zogenaamde tweefactorauthenticatie (2FA) is een stuk veiliger en verkleint de kans dat hackers toegang krijgen tot je accounts of gegevens. Je gebruikt dan twee verschillende middelen (factoren) om in te loggen. Iets dat je weet (je wachtwoord) en iets dat je bezit of iets dat je bent, zoals een app, sms-code of vingerafdruk, gezichts- of irisherkenning. Voor de Microsoftpakketten hebben we de app Microsoft authenticator geïntroduceerd. Voor onze interne appli-caties die dus ook steeds meer in de cloud draaien, wordt deze inlogmethode ook uitgebreid. 

Samenhangende Objecten Registratie
Voor het registreren van de objectkenmerken van fysieke objecten (zoals gebouwen) wordt in Nederland gewerkt aan het creëren van één samenhangende objectenregistratie. In deze objectenregistratie komen bij-voorbeeld kenmerken van gebouwen die nu in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) worden vastgelegd, maar ook de geometrie van fysieke objecten die in de Basisregistratie Grootschalige Topgrafie (BGT) vastliggen.
Voor de WOZ-taxaties zijn betrouwbare objectkenmerken van groot belang. Daarom spelen ook de object-kenmerken die gebruikt worden bij deze WOZ-taxaties een belangrijke rol in de Samenhangende objectenre-gistratie. De verwachting is dat in 2025 de gemeenten naar één totale registratie van objecten zijn overge-stapt. In 2022 nemen we de eerste stappen in de overgang naar deze registratie.

4. Bijstellingen bestaand beleid

Omschrijving 2022 2023 2024 2025 2026
Programma 3 Bedrijfsvoering
P3.0001 Compensatie verlies openbaar groen Broekstraat -33.570
P3.0002 Overgang raadsleden van iPad naar surface 11.726 11.726 11.726 11.726 11.726
P3.0003 Aankoop van materieel maaiers in 2021 in plaats van 2022 -14.000
P3.0004 Stijging loonkosten door verhoging minimumloon cao Gemeenten en aanpassing formatie 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000
P3.0005 Invoering nieuw inkoopmodel zorg 375.000
P3.0006 Overgang van de Stadsbank Oost Nederland naar Doetinchem 75.000
P3.0007 Rentevergoeding aandeelhouderslening Aliander -36.000 -36.000 -36.000 -36.000 -36.000
P3.0008 Aanloopkosten nieuwe taxatieapplicatie WOZ 10.000
P3.0009 Hogere kostenvergoeding in verband met stijging bezwaarschriften WOZ 35.000 35.000 35.000 35.000 35.000
P3.0010 Hogere OZB opbrengst in verband met hogere WOZ waarde -52.500
P3.0011 Algemene uitkering, decembercirculaire 2021 -51.665
P3.0012 Vrijval stelpost in de Algemene Uitkering -300.000 -300.000 -300.000 -300.000 -300.000
Totaal Programma 3 Bedrijfsvoering 168.991 -139.274 -139.274 -139.274 -139.274

5. Toelichtingen budgetbijstellingen bestaand beleid

P3.0001    Compensatie verlies openbaar groen Broekstraat € 33.570
In voorgaande rapportages is melding gemaakt van het feit dat aan de Broekstraat twee percelen grond in erfpacht worden uitgegeven. Ter compensatie van het verlies van openbaar groen wordt eenmalig een bij-drage in rekening gebracht. Tot op heden was dit nog niet bekrachtigd, maar de verwachting is dat het dit jaar wordt afgewikkeld. Na het passeren van de akte wordt jaarlijks een erfpachtcanon ontvangen, deze is al structureel in de meerjarenbegroting verwerkt. 

P3.0002    Overgang raadsleden van iPad naar surface, structureel € 11.726
De nieuwe raad is overgestapt van een iPad naar een surface. Daarmee nemen de jaarlijkse ICT kosten toe. 

P3.0003    Aankoop van materieel vrijval € 14.000
Op de planning van 2022 stond het vervangen van maaiers, maar het was vorig jaar noodzakelijk deze aan te schaffen. Daarom valt in 2022 het budget vrij. 

P3.0004    Stijging loonkosten door verhoging minimumloon CAO Gemeenten en aanpassing formatie team Organisatie en Welzijn, structureel € 150.000
In de CAO Gemeenten 2021 en 2022 is afgesproken extra te investeren in het inkomen van alle medewerkers in de lagere loonschalen. Daarom krijgt vanaf 1 januari 2022 elke medewerker in de gemeentelijke sector een salaris van minimaal € 14 per uur.
Verder is gebleken dat de formatie van het team Organisatie en Welzijn moet worden uitgebreid met een juridisch medewerker en een boa. Dit is nodig in verband met aanpassingen in het takenpakket en door blij-vende gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid van medewerkers.
In deze tijd wordt handhaving een steeds belangrijkere taak voor de gemeente. Daarvoor hebben we voldoende goed opgeleide, gecertificeerde medewerkers nodig, die ook ’s avonds en in het weekeinde breed ingezet kunnen worden. Door onder meer ondermijnings- en Bibobzaken hebben we onvoldoende juridische capaciteit over. Goede juridische advisering blijft belangrijk voor een gemeente, vandaar dat de uitbreiding van een jonge jurist noodzakelijk is.
We zijn er hier helaas nog niet mee, want ook op het gebied van informatieveiligheid en privacy worden steeds meer eisen gesteld door de wet en komt er steeds meer op ons af. De landelijke overheid blijft eisen stellen en het gebied verder uitbreiden. We noemen de verplichte datalekkenregistratie, de audit voor handhavers (WPG), het steeds meer voorkomen van veiligheidsincidenten en ga zo maar door. We hebben hier langzamerhand onvoldoende formatie voor. Ook de positie van CISO (Chief Information security Officer) moet veranderen. Deze rol wordt nu nog door het huidige afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Zorg uitgevoerd, maar deze gaat volgend jaar zomer met pensioen en de functie moet eigenlijk niet meer met een managementfunctie gecombineerd worden. Het is een onafhankelijke wettelijke rol. 
Voor onder andere de Omgevingswet ontberen we een regelanalist, een nieuwe functie. Een regelanalist vertaalt samen met de verantwoordelijke collega’s de juridische regels die in het omgevingsplan staan naar toepasbare regels (vragenbomen) in het omgevingsloket. Maar heeft ook een rol in het informatiebeheer. Deze functies worden momenteel bekeken en in de begroting vanaf 2023 opgenomen.

 
P3.0005    Invoering nieuw inkoopmodel zorg € 375.000
Recent is de aanbesteding afgerond en de nieuwe werkwijze gaat per 1 juli in. Dit betekent dat alle plusminus 1000 dossiers overdragen moeten worden. We moeten afspraken maken met leveranciers en ook een groot aantal cliënten zelf spreken. Deze overgang moet zorgvuldig begeleid worden. 
In de regionale aanbesteding is geen rekening gehouden met frictiekosten. Maar deze zijn er natuurlijk wel, want onze consulenten kunnen dit niet even erbij doen. De normale dienstverlening en aanvragen gaan gewoon door. Daarom hebben we tijdelijk vier extra medewerkers moeten inhuren tot einde van het jaar. Ook blijft de voormalige interim TC Zorg nog even om het proces te begeleiden tot half september. De extra éénmalige kosten dit jaar zijn totaal circa € 375.000. 

P3.0006    Overgang van de Stadsbank Oost Nederland naar Doetinchem € 75.000
De praktische ontvlechting van de curatieve schuldhulpverlening bij de Stadsbank Oost Nederland (SON) brengt, naast de te betalen éénmalige uittreedsom, frictiekosten met zich mee.
Er wordt volop gewerkt aan het uitwerken van een plan voor de praktische ontvlechting van de Stadsbank. De meeste tijd gaat zitten in de ongeveer 80 cliënten budgetbeheer. We moeten iedereen één op één spreken en gefaseerd gaan overzetten naar Doetinchem. Dit wordt samen met Doetinchem voorbereid en uitgevoerd. Er is nog geen rekening gehouden met dit soort frictiekosten, temeer omdat de bedoeling was dit grotendeels in eigen beheer uit te voeren. Maar door de grote drukte van de vroegsignalering en de energie-armoede en andere kostenstijgingen in Nederland gaat dat niet lukken. Daarnaast is er de overgang naar een nieuwe schuldhulpapplicatie die Doetinchem onlangs in gebruik heeft genomen. Daarom wordt een bedrag van € 75.000 éénmalig opgenomen voor frictiekosten uittreden SON. De afkoopsom van € 375.000 is al in de jaarrekening 2021 verwerkt en daar toegelicht. 

P3.0007    Rentevergoeding aandeelhouderslening Aliander € 36.000
Alliander heeft in 2021 om een kapitaalinjectie gevraagd aan haar aandeelhouders om de benodigde investeringen die voortkomen uit de energietransitie te kunnen financieren. Vervolgens is er een aandeelhouderslening verstrekt. De gemeente ontvangt daarvoor vanaf 2022 een rentevergoeding van € 36.000.

P3.0008    Aanloopkosten nieuwe taxatieapplicatie WOZ € 10.000
Dit jaar maken we een overstap naar een nieuwe taxatieapplicatie voor de WOZ. De reden daarvoor is dat het huidige pakket het xml-berichtenverkeer niet ondersteunt terwijl deze verplicht wordt gesteld. De overgang naar het nieuwe pakket brengt diverse aanloopkosten met zich mee.

P3.0009    Hogere kostenvergoeding in verband met stijging bezwaarschriften WOZ € 35.000
De afgelopen jaren is het aantal WOZ bezwaarschriften en daarmee ook het bedrag aan kostenvergoedingen fors gestegen. Dit heeft structureel een nadelig effect van € 35.000. 

P3.0010    Hogere opbrengst OZB in verband met hogere WOZ-waarde € 52.500
Bij het berekenen van de OZB-tarieven wordt uitgegaan van de totale WOZ-waarde van alle panden in de gemeente. Dit wordt gecorrigeerd met diverse factoren als afrondingen, leegstand, vrijstellingen van woon-delen in niet-woningen (Amendement de Pater) etcetera. Na het verzenden van de definitieve WOZ-beschikkingen is gebleken dat de totale WOZ-waarde hoger is dan waar bij de berekening van de tarieven is uitgegaan. De OZB-opbrengst komt daardoor € 52.500 hoger uit.

P3.0011    Algemene uitkering, decembercirculaire 2021 € 51.665 
De meest recente circulaire, de decembercirculaire 2021 in dit geval, is verwerkt. De levert een voordeel op van € 51.665. 

P3.0012    Vrijval stelpost in de algemene uitkering structureel € 300.000
Vanaf het jaar 2021 was er voorzichtigheidshalve binnen de algemene uitkering een stelpost ’veiligheidsbuffer tegenvallers’ opgenomen in de begroting. Deze stelpost was bij het opstellen van de begroting 2021 voor dat jaar al vrijgevallen en nu wordt deze stelpost helemaal uit de begroting geschrapt voor 2022 en de jaren daarna. Dit levert een voordeel op van structureel € 300.000.