Paragraaf Bedrijfsvoering

Per 1 januari 2023 is de nieuwe organisatiestructuur in werking getreden. De belangrijkste beweegredenen voor deze organisatiewijziging waren:
-    Meer ruimte voor goede invulling leidinggevende taken.
-    Voldoende aandacht voor elke medewerker.
-    De veranderende samenleving.
-    Invulling geven aan burgerparticipatie.
-    Meer mogelijkheden voor pro-activiteit.
-    Meer ruimte voor eigen verantwoordelijkheid.

De nieuwe organisatiestructuur bestaat uit een tweehoofdige directie (de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur Bedrijfsvoering) met daaronder zes teams. Daarnaast een staf, die alleen nog bestaat uit het taakveld P&O (personeel en organisatie).

De teams worden geleid door een teammanager, die hiërarchisch en functioneel leidinggevende is. De teammanagers worden functioneel aangestuurd door de directeur Bedrijfsvoering en hiërarchisch door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De taakverdeling van de directie en het management zijn uitgewerkt in een directiestatuut. In de nieuwe organisatiestructuur worden de integrale advisering, het projectmatig werken en de coördinatie van de raadsprogramma’s verder versterkt door het instellen van een projectenbureau. Dit is vooralsnog een pilot om hiermee ervaring op te kunnen doen. 

In de loop van 2024 worden de nieuwe organisatiestructuur en de pilot projectenbureau in overleg met de OR geëvalueerd.

 

Sinds het voorjaar van 2021 loopt er een ontwikkelingstraject binnen de organisatie gericht op een professionele cultuur. Medewerkers worden getraind op de verdere ontwikkeling van een professionele cultuur binnen de organisatie en het geven en ontvangen van feedback. 
In 2022 en 2023 stond dit ontwikkelingstraject in verband met de aanpassing van de organisatiestructuur voornamelijk in het teken van de training van de teammanagers en P&O-consulenten voor hun nieuwe taken/andere rol. Daarbij kwamen onder meer onderwerpen als de betekenis van een professionele cultuur, het verschil tussen leiderschap en management en leiderschap in een systemische omgeving aan de orde. Verder werd tijdens het ontwikkelingstraject ingegaan op de uitwerking van de kernwaarden van de 
organisatie. In het eerste halfjaar van 2024 wordt het ontwikkelingstraject vervolgd en afgesloten met een programma voor alle medewerkers. Tijdens teamsessies worden alle medewerkers/teams geïnformeerd over kern-waarden en professioneel gedrag en over feedback geven en ontvangen met social styles.

De krapte op de arbeidsmarkt is in het afgelopen jaar verder toegenomen en gaat ook in de komende jaren nadrukkelijk gevoeld worden. Hoewel we veel vacatures nog goed kunnen invullen, merken we in toenemende mate dat dit bij bepaalde vakgebieden niet meer lukt of langer duurt. 
Door de grote uitstroom wegens pensioneringen in de gemeentelijke sector neemt de spanning op de arbeidsmarkt alleen maar verder toe. Dit leidt onherroepelijk tot een verdere stijging van de loonkosten door opwaartse druk op de algemene loonontwikkeling in de cao, door druk op de salarisonderhandelingen bij de invulling van vacatures, door individueel rechtspositioneel maatwerk en door kosten van externe inhuur of andere tijdelijke oplossingen. 
Daarnaast leidt de krappe arbeidsmarkt tot risico’s met betrekking tot de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners en de gemeenteraad en de tijdige oplevering van producten. Dit is met name het geval als we concessies moeten doen met betrekking tot de kwaliteit bij de invulling van vacatures en als vacatures langer open staan of niet ingevuld kunnen worden. Door een organisatiebrede functiewaarderingsronde willen we ervoor zorgen dat onze primaire arbeidsvoorwaarden actueel en voldoende concurrerend zijn. Daarnaast werken we in het project hybride werken aan modern werkgeverschap door voorstellen te ontwikkelen voor verdere stappen in flexibiliteit, gezonde arbeidsomstandigheden, vitaliteit, duurzaamheid, ontwikkelingsmogelijkheden en betrokkenheid. Waar mogelijk zetten we daarbij in op verduurzaming van de arbeidsvoorwaarden en aansluiting bij de global goals.

In de komende vijf jaren verlaten 37 medewerkers (18,2 %) de organisatie wegens pensionering. In de 
komende 10 jaren gaat het om 72 medewerkers (35,5 %). Deze voorziene uitstroom willen we tijdig en proactief opvangen om de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening te garanderen. Hierbij kijken we niet alleen naar één op één vervanging in formatie, maar ook naar de ontwikkelingen in procesoptimalisatie, digitalisering en robotisering. In 2023 zijn we daarom gestart met een nieuwe strategische personeelsplanning 2024-2034, die in de loop van 2024 wordt vastgesteld.
In het kader van de planning/fasering van de uitstroom zijn we regelmatig in gesprek met de medewerkers over het in lijn brengen van de individuele wensen en de plannen van de organisatie. We kijken op basis van individueel maatwerk actief naar de mogelijkheden van eerdere pensionering of juist het (eventueel in deeltijd) langer doorwerken na de AOW-datum.
Uitgangspunt is dat we zorgdragen voor een goed instroomproces (onboarding) zodat nieuwe medewerkers goed en adequaat worden ingewerkt zonder dat dit ten koste gaat van de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening. Daarnaast zien we dat de uitstroom naar een andere werkgever toeneemt door de krapte op de arbeidsmarkt. De ontwikkeling van deze uitstroom is moeilijk te voorspellen. In het werving- en selectiebeleid blijven we stevig inzetten op verjonging en een evenwichtiger leeftijdsopouw. Door een actief beleid met betrekking tot onder andere stageplaatsen, afstudeeropdrachten en deeltijdbanen voor studenten willen we jongeren aan de gemeente Aalten binden. We zorgen voor een goed netwerk en een goede ingang bij de MBO-instellingen, Hbo-instellingen en universiteiten. We streven naar twee continu/opvolgende stageplaatsen en/of afstudeeropdrachten binnen elk team. Verder hebben we de wens om binnen de organisatie ruimte te bieden voor een traineeship zodra daarvoor financiële ruimte bestaat, bijvoorbeeld binnen het projectenbureau.

Bij de wijziging van de organisatiestructuur per 1 januari 2023 is afgesproken een organisatiebrede functie-waarderingsronde te houden. Dat is nodig om diverse nieuwe of gewijzigde functies binnen de aangepaste organisatiestructuur te waarderen en om te beschikken over een actueel en concurrerend salarishuis in een krappe arbeidsmarkt.
In het afgelopen jaar hebben we overeenstemming bereikt met de OR en met het Lokaal Overleg met de vakbonden over de uitgangspunten van deze organisatiebrede functiewaardering. Ook zijn de voorbereidingen gestart voor de organieke beschrijving van de hoofdtaken van alle medewerkers, als grondslag voor de waardering van de functie. Dit functiewaarderingstraject wordt in de loop van 2024 afgerond.

Vorig jaar zijn wij gestart met het project Hybride Werken. Doel van het project is enerzijds het organiseren van middelen om het werken op kantoor, thuis of elders te verbeteren en anderzijds te komen tot werkafspraken op welke manier we dit gaan doen Inmiddels hebben we voor de gehele organisatie richtlijnen en werkafspraken uitgewerkt. Je kan dan denken aan richtlijnen die aangeven welke werkzaamheden we thuis kunnen doen, voor welke werkzaamheden we naar kantoor komen of werkzaamheden die ook elders kunnen worden uitgevoerd. Nu we vaker thuis werken en minder op kantoor wordt ook de functie van het kantoor anders. Steeds meer collega’s kiezen (mits dit past binnen je werkzaamheden) om thuis te werken wanneer ze geconcentreerd willen werken. Het kantoor wordt daarmee steeds meer de plek voor samenwerken, overleggen en ontmoeten. Dit vraagt om een andere inrichting van werkplekken. In 2023 zijn we gestart om dit verder uit te werken, waarbij we ook rekening houden met de uitwerkingen van de projecten dienstverlening en toegang sociaal domein. 

Binnen onze organisatie worden diverse activiteiten op het gebied van de vitaliteit ontwikkeld door de werkgroep Nog gezonder en vitaler. De doelstelling van de werkgroep is medewerkers bewust te maken van het belang van gezondheid en vitaliteit. De werkgroep vraagt via intranet aan de hand van maandelijkse thema’s aandacht voor gezondheid en vitaliteit, geeft tips en organiseert diverse clinics en andere activiteiten. De in de maand december gehouden Winterweek heeft de werkgroep verschillende dagdelen met sportieve en vitale activiteiten georganiseerd. In de in het afgelopen jaar gesloten CAO Gemeenten 2024–2025 is geregeld dat gemeenten in overleg met de OR een beleidsplan vitaliteit moeten vaststellen. In dit beleidsplan moet onder andere worden voorzien in een periodieke peiling van de werkdruk en periodiek overleg met de OR over de personele bezetting en eventuele maatregelen tegen (dreigende) onder- en overbezetting.

Bewust kiezen voor duurzame mobiliteit en daarmee minder broeikasgassen in het verkeer. Dat is het doel van het Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit dat op 1 juli 2024 in werking treedt. Het besluit komt voort uit het Klimaatakkoord. Met dat akkoord spraken overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties maatregelen af om de CO2-emissies te verminderen. Daarbij hoort verduurzaming van mobiliteit. Een van de afgesproken maatregelen is een wettelijke norm voor werkgevers met 100 of meer werknemers. 
Hiermee moet de CO2-emissie door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 met minimaal 1 Mton worden teruggedrongen. Het besluit geeft invulling aan die afgesproken maatregel. Doel daarvan is dat werkgevers bewuste keuzes maken over verduurzaming van hun mobiliteit. Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers (met 100 of meer werknemers) jaarlijks gegevens bijhouden en rapporteren over de mobiliteit van hun werknemers. Het gaat daarbij om woon-werk en zakelijke mobiliteit. In 2026 evalueert het ministerie van IenW de CO2-reductie die in 2024 en 2025 is behaald. Als organisaties goed op koers liggen, blijft het bij rapporteren. Als het niet lukt, kan vanaf 2028 een wettelijke norm worden ingesteld waarmee slimmer en zuiniger reizen kan worden afgedwongen. Want linksom of rechtsom: de CO2-winst is nodig om de klimaatdoelen te halen. In het afgelopen jaar hebben we binnen het project hybride werken enkele opties voor verduurzaming van het woon-werkverkeer en de zakelijke mobiliteit onderzocht. Tevens hebben we door het regionale initiatief GA-ON een mobiliteitsscan voor onze organisatie laten uitvoeren. We verwachten in de loop van 2024 concrete voorstellen te ontwikkelen, waarmee we onze voorbeeldrol als overheidswerkgever kunnen invullen. In de Voorjaarsnota 2024 nemen we daarvoor een raming op.

In de afgelopen jaren hebben we het beleid met betrekking tot de bestuurlijke en ambtelijke integriteit geactualiseerd en de diverse integriteitsregelingen opnieuw vastgesteld. In 2023 hebben we conform het meerjarige implementatieprogramma diverse bewustwordingsactiviteiten uitgevoerd, onder andere met betrekking tot de melding van nevenfuncties, de melding van financiële belangen en de geschenkenregeling. We vragen van nieuwe medewerkers een verklaring omtrent het gedrag en het afleggen van de eed of belofte tijdens een ceremoniële bijeenkomst. In 2024 wordt specifiek aandacht geschonken aan bewustwordingsactiviteiten met betrekking tot de klachtenregeling ongewenst gedrag, persoonlijk gebruik van gemeentelijke goederen en het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Door een samenloop van omstandigheden (onder andere Corona, het thuiswerken en personele wisselingen) is de aandacht voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen met betrekking tot Arbo en Veiligheid in de afgelopen jaren wat weggezakt. In verband hiermee hebben we in het afgelopen jaar een nieuwe werkgroep Arbo en Veiligheid ingesteld, die diverse praktische zaken (BHV-organisatie, interventieteam, oefeningen en trainingen) inmiddels op orde heeft gebracht. In de loop van 2024 volgen de actualisering van het beleid met betrekking tot Arbo en Veiligheid en de actualisering van de RI&E (risico-inventarisatie en evaluatie). 

Net als in voorgaande jaren is ook in 2023 op inkoop- en aanbestedingsgebied zoveel mogelijk samenwerking gezocht met de Achterhoekse gemeenten. Gezamenlijke aanbestedingen waren er onder andere bij de inkoop van:
•    Hulp bij Huishouden
•    Zout

Binnen de gemeente Aalten waren ook diverse aanbestedingen onder andere:
•    Mobiliteitsvisie
•    Schilderwerk gemeentehuis
•    Wegenonderhoud wegen & bermen
•    Asfaltonderhoud
•    Haalbaarheidsonderzoek ambitieplan Slingeplas
•    Natuur- en milieueducatie
•    Levering Carraro en vier elektrische auto’s
•    Reconstructie Aaltenseweg & Europaweg

Eind 2023 is het nieuwe ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 gemeente Aalten’ vastgesteld door het 
college. In het nieuwe beleid staat sociaal en duurzaamheid voorop door meer aandacht te vragen voor SROI (Social Return on Investment), SDG’s (Substainable Development Goals), Circulair inkopen en Startup in Residence. De nota ‘Aalten Circulair’, die in voorjaar 2023 vast is gesteld door het college, sluit mooi aan op het inkoopbeleid.
Door middel van diverse sessies zijn alle collega’s die dit aanging, geïnformeerd over het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid in combinatie met de nota ‘Aalten Circulair’.
Op het gebruik van het ‘Startformulier’ bij aanvang van elke aanbesteding wordt zo goed mogelijk toegezien. Dit formulier, dat al eerder in gebruik werd genomen binnen de gemeente, voorkomt dat we zaken en handelingen vergeten bij de uitvoering van een aanbestedingsprocedure.

Het subsidiejaar 2023 is goed verlopen. De meeste aanvragen worden gedaan bij de Provincie Gelderland, maar ook zijn aanvragen gedaan bij het RVO en het Ministerie van VWS bijvoorbeeld. In totaal is in 2023 € 5.075.000 subsidie aangevraagd, waarvan toegekend € 4.494.000. Het toegekende bedrag loopt niet meer op omdat voor alle subsidies al bekend is of het bedrag is toegekend of niet. 

Het totale toegekende bedrag is ongeveer drie miljoen hoger dan dat van 2022, dit heeft vooral te maken met de Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid (CDOKE) van € 501.000. Dit budget is bedoeld voor het aanstellen van nieuwe collega’s of tijdelijke inhuur voor het uitvoeren van gemeentelijke klimaat- en energietaken. Ook is de Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraine (BOOO) van € 1.545.000 een belangrijke subsidiebron. 
Daarnaast is de gemeente Aalten helaas uitgeloot bij de DUMAVA regeling voor de aanvraag met betrekking tot de locatie Hofstraat, maar is gelukkig wel ingeloot voor de aanvraag met betrekking tot de locatie Ahof wat resulteert in een financiële bijdrage van € 237.000 voor de restauratie en verduurzaming van deze havezate. De gemeente is ook uitgeloot voor de SBI-subsidie voor de Hogestraat, dit verklaart het tweede lege vak onder ‘toegekend’. 

 

Nr	Projecten/regeling	Subsidie verstrekker	Aangevraagd	Toegekend
1	Specifieke uitkering Preventieakkoord 2023	Ministerie van VWS	20	20
2	Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne (BOOO)	Ministerie van Justitie en Veiligheid	1.545	1.545
3	Specifieke uitkering stimulering sport (SPUK sport)	Ministerie van VWS	87	60
4	Specifieke uitkering Nationaal Isolatie Programma (SPUK NIP)	RVO	418	418
5	Specifieke uitkering clientondersteuning	Dus-i	50	50
6	Ondersteuningsbudget Brede SPUK	VNG	7	7
7	Specifieke uitkering versterking voor sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023-2026 (BREDE SPUK)	Ministerie van VWS	507	507
8	Specifieke uitkering Integraal Zorg Akkoord (IZA)	Ministerie van VWS	254	0
9	Specifieke uitkering informatiepunten Digitale Overheid	Ministerie van BZK	27	27
10	Programma Vrijheid regio Achterhoek-Liemers	Provincie Gelderland	150	150
11	Aanvraag	Provincie Gelderland	34	34
	subsidie instandhouding gemeentelijke monumenten
12	Deltaprogramma Zoetwater regio Oost 2022-2027	Provincie Overijssel	103	103
13	Implementatie- en opschalingscoaching Ouderen Thuis (ronde 1) SA 2023	ZonMw	10	10
14	Tijdelijke maatregelen fietsveiligheid - opnieuw asfalteren fietsstroken Lichtenvoordestraatweg	Provincie Gelderland	28	28
15	Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en	RVO	501	501
	energiebeleid (CDOKE)
16	Subsidieregeling Historische molens en stoomgemalen 2023 -	Provincie Gelderland	2	2
	Teunismolen de Heurne
17	Voucher ondersteuningsbudget VNG	VNG	10	10
18	DUMAVA - locatie Hofstraat	RVO	112	0
19	DUMAVA - locatie Ahof	RVO	237	237
20	Specifieke uitkering lokale bibliotheekvoorzieningen 2023-2024	Ministerie van VWS	88	88
21	SBI subsidie voor Hogestraat 34-36	Ministerie van BZK	188	0
22	Steengoed Benutten voor Hogestraat 34-36	Provincie Gelderland	200	200
23	Specifieke Uitkering Meerkosten Energie Openbare Zwembaden (MEOZ)	Ministerie van VWS	497	497
			5.075	4.494

Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat er geen begrotingsonrechtmatigheden zijn die niet passen binnen het bestaande beleid. Zoals vastgelegd in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Aalten (artikel 212 Gemeentewet) is er om die reden geen nadere toelichting nodig in de paragraaf bedrijfsvoering.

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van de totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2023 van € 74. Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking. 

	Naam indicator	Eenheid	Raming na wijziging	Werkelijk
1	Formatie	fte per 1.000 inwoners	6,94	6,42
2	Bezetting	fte per 1.000 inwoners	6,94	6,42
3	Apparaatskosten	kosten per inwoner	€ 721,70	€ 703,68
4	Externe inhuur	% van totale loonsom	11,55%	11,34%
5	Overhead	% van totale lasten	9,60%	10,50%