1. Ontwikkelingen binnen dit programma
Dienstverleningsconcept – één toegang
De aanleiding is ‘duurzaam, daadkrachtig en dichtbij’. Het huidige dienstverleningsconcept dateert uit 2014 dat is bijna tien jaar geleden. Daarom zijn we eind 2023 begonnen met de startnotitie dienst-verleningsconcept één toegang en krijgt dit verder vorm in 2024.
Dienstverlening is flexibel
In 2023 zijn een aantal bestaande webformulieren voor aanvragen van specifieke burgerzaken producten vervangen door E-diensten, waardoor de digitale dienstverlening op dit punt voor burgers makkelijker is geworden en de afhandeling meer digitaal kan geschieden. Bijvoorbeeld het doorgeven van verhuizingen, het aanvragen van reisdocumenten etc.
Overigens is vanaf 2021 continu gewerkt aan het maken van slimme webformulieren die diensten vanuit de hele organisatie betreffen. Op dit moment zijn er circa 85 webformulieren beschikbaar via de site van de gemeente Aalten die rechtstreeks in het zaaksysteem landen na indiening door de burger.
Digitalisering aktes Burgerlijke Stand
Eind 2023 zijn we begonnen met de voorbereidingen van de digitalisering aktes Burgerlijke Stand.
Dit betreffen de aktes geboorte, huwelijk/geregistreerd partnerschap en overlijden. Het scannen en de digitalisering van de aktes gaat begin 2024 van start. Na de afronding van het scanproces van de huidige aktes worden de bestanden intern toegankelijk gemaakt.
Facilitaire Zaken
In 2023 is de aanbesteding voor het nieuwe schoonmaakcontract van de gemeentelijke accommodaties opgestart. De aanbesteding wordt voorbehouden aan bedrijven met een PSO 30+ certificaat. PSO staat voor Prestatieladder Socialer Ondernemen. Dat is een certificaat dat inzichtelijk maakt welke bedrijven meer dan gemiddeld mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans geven.
Gebouwenbeheer
De eerste stappen zijn gezet om de duurzaamheid van gemeentelijke gebouwen in kaart te brengen. Hiervoor is deelgenomen aan het project Klimaat klaar van de provincie Gelderland. Daarnaast is er gestart met een project rondom het monument Hoeve de Ahof om duurzaamheid en gebruik beter op elkaar af te stemmen. De locatie Hofstraat is in 2023 geheel voorzien van ledverlichting. Op diverse locaties is er schilderwerk uitgevoerd, waarvan onze locatie aan de Markt wel het meest in het oog springt.
Informatiebeheer/bouwvergunningen
Eind 2023 zijn de bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Aalten en Dinxperlo tot en met 2004 alsook de bouwvergunningen van de nieuwe gemeente Aalten van 2005-2010 overgedragen aan het Erf-goedcentrum Achterhoek en Liemers. Overdracht betekent ook dat de vergunningen openbaar zijn geworden. De vergunningen zijn inzichtelijk via de website van het Erfgoedcentrum. Burgers en bedrijven kunnen zich daar vervoegen voor een kopie van een bouwvergunning of tekening of deze in de studiezaal inzien. In 2024 wordt gewerkt aan de overdracht van de overige archieven tot en met 2005.
Datalab GO!
Datalab heeft in de volle breedte aan haar ontwikkeling gewerkt. Medewerkers van de gemeenten zijn via werksessies en kwartaalrapportages geïnformeerd over de ontwikkelde informatieproducten en gebruik ervan bij eigen projecten en beleidsvraagstukken. De reguliere leergangen en webinars hebben ook in 2023 plaatsgevonden en zijn aangevuld met cursussen Power BI en vervolgmodules voor werken met data. Het Datalab heeft van het CBS dit jaar toegang gekregen tot de microdata-omgeving. Daarnaast sluit het via een samenwerkingsovereenkomst aan bij de community van gemeenten die aan vraagstukken op het gebied van microdata werken.
De eigen dataproducten zijn doorontwikkeld. Dit betreft met name de onderdelen Klimaat-bestendige groene leefomgeving + Ondermijning. De producten bij sociaaleconomische ontwikkelingen (voorheen ‘Impact van corona’) zijn geactualiseerd. Daarnaast is een nieuw Kerncijferdashboard ontwikkeld en zijn pilots rondom ‘energietransitie’ en ‘wonen’ gestart.
Tot slot is een start gemaakt met het in beeld brengen van gezamenlijke data-vraagstukken om te bepalen waar onderzoek en inkoop gebundeld kan worden. Dit kan voordelen met zich meebrengen.
Privacy
Het voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een doorlopend proces. Elk jaar vindt er een toetsing plaats over hoe we het doen op het gebied van de AVG. Deze wordt uitgevoerd door onze FG (Functionaris Gegevensbescherming). Uit de toetsing volgen aanbevelingen die worden opgenomen in een actieplan en daar hebben we in 2023 aan gewerkt. Zo hebben we aan bewustwording gedaan door middel van het plaatsen van berichten op intranet. Ook hebben we presentaties gegeven aan de diverse afdelingen en hebben we nieuwe medewerkers geïnformeerd over privacy en de “Gouden regels gemeente Aalten voor optimale gegevensbescherming”. Daarnaast zijn we begonnen aan het inrichten van een ISMS en PMS (Information Security en Privacy Management Systeem). Het ISMS en PMS helpen ons om de diverse privacyaspecten binnen de organisatie te beheren op respectievelijk het informatiebeveiligingsdeel als het privacydeel. Door het systeem verder te vullen en te optimaliseren voldoen we nog beter aan de AVG.
Omgevingswet
De Omgevingswet is per 1 januari 2024 in werking getreden. In 2023 hebben we voor de Omgevingswet vooral beziggehouden met het inrichten van de processen omgevingsvergunningen en het testen met het landelijke omgevingsloket, een onderdeel van het Digitaal Stelsel Omgevingswet. De testen waren erop gericht dat de aanvragen van de burgers en bedrijven via de juiste routeringen in ons systeem komen. Daarnaast zijn er testen uitgevoerd zodat de digitale communicatie met de samenwerkingspartners goed verloopt.
Parallel aan dit traject zijn we in 2023 ook aan de slag gegaan met de decentrale regelgeving. De regels van de drank- en horecavergunningen, evenementenvergunningen en de APV maken (nu nog) geen onderdeel uit van de Omgevingswet, maar hebben wel veel te maken met de fysieke leefomgeving. Om dit proces te verbeteren en aan te sluiten op de werkwijze van de omgevingsvergunningen zijn er vraagbomen gebouwd. Dit voor 11 onderdelen. Van evenementen organiseren tot snoeihout verbranden. Maart 2024 zijn deze producten opgeleverd.
Cloud
In het kader van het hybride werken zien we de tendens dat Citrix (waar al onze applicaties op draaien) wordt vervangen tot applicaties op de laptop. Uiteraard zonder dat de informatieveiligheid in het geding is. Ter voorbereiding hierop zijn veel applicaties in 2023 omgezet naar een andere authenticatiemethode (Entra ID). Ook is in 2023 gestart om ons zaaksysteem Join Zaak en Document naar de cloud te brengen. In Q2 2024 verwachten we dit afgerond te hebben.
In 2023 is ons mailsysteem Exchange ook succesvol naar de Microsoft cloud gemigreerd. Hierdoor kunnen we meer gebruik maken van de nieuwste ontwikkelingen van dit platform.
Hybride werken
De gemeente Aalten maakt gebruik van Microsoftproducten die ons ondersteunen in het gezamenlijk werken aan projecten en het delen van documenten. Te denken valt aan het actief gebruik maken van Teams, Onedrive, Onenote, Sharepoint. Hiervoor zijn er in 2023 kennissessies gestart en wordt dit in 2024 verder verspreid.
Andere manier van bellen
Door de introductie van Teams (in de Covid periode) is er voor het brede publiek en medewerkers een andere manier van communiceren ontstaan. Bellen via andere kanalen dan de huidige traditionele telefonie is in opkomst. Hiervoor heeft de VNG samen met de gemeenten in 2023 een gezamenlijke aanbesteding gestart die GT Connect 2 heet.
GT Connect 2 is een gezamenlijke aanbesteding waarmee VNG voor gemeenten, diensten en producten in wil kopen als aanvulling op en in koppeling met het bij deelnemende gemeenten al bestaande Microsoft Teams platform. Hiermee wordt de ICT-samenwerking (en dus ook de gemeente Aalten) in staat gesteld om Microsoft Teams in te zetten als telefonieplatform. Eind 2023 is de aanbesteding gewonnen door Vodafone business. Medio 2024 verwachten we de eerste resultaten.
WOZ
Gemeenten werden in 2023 overspoeld door een groot aantal bezwaarschriften tegen de WOZ-beschikkingen. Dit werd enerzijds veroorzaakt door de grote waardeontwikkeling van woningen in de periode 2022 – 2023 en anderzijds door reclamecampagnes van de zogenaamde No cure No Pay (NcNp) bureaus. Deze spelen handig in op het gevoel dat de burger veel geld kan besparen door een gratis bezwaar via zo’n bureau in te dienen. Deze bureaus leven van de wettelijke kostenvergoeding die een gemeente moet betalen als een bezwaar moet worden toegekend. Om deze bureaus voor te zijn hebben we het voor de burger zo eenvoudig mogelijk gemaakt om zelf bezwaar in te dienen. Dat hebben we gedaan door de burger erop te wijzen dat ze contact met ons op moeten opnemen als er twijfel is over de WOZ-waarde.
En dat via een e-formulier of QR-code op de aanslag ook een bezwaarschrift ingediend kan worden. En dat dat pas echt ‘gratis’ is. Keerzijde daarvan is dat een groot aantal burgers van deze mogelijkheid gebruik hebben gemaakt. Van de 954 bezwaren in Aalten zijn er 322 (34%) van een NcNp bureau. Landelijk is dat ca 50%. Vanaf 2024 is de wettelijke kostenvergoeding met 75% verlaagd. Hopelijk is daarmee een einde gekomen aan het verdienmodel.
