Programma 3 Bedrijfsvoering

Algemeen

Afdelingshoofd:              J.J. Storm van ’s Gravesande
Programmamanager:  D.J. den Hengst

Doelstellingen

P3.01 Communicatiebeleidsplan

Vernieuwen en optimaliseren van communicatiebeleidsplan gemeente Aalten.

Acties

P3.02 Vernieuwen en optimaliseren raadsnet

Simbestuur wordt niet meer ondersteund en komt te vervallen. Hiervoor in de plaats gaan we Ibabs inzetten. Dit heeft ook tot gevolg dat het raadsnet vernieuwd en geoptimaliseerd moet worden.

Acties

P3.03 Informatieveiligheid en Privacy Wet

Voldoen aan BIO en privacywetgeving en de vereiste accountability.

Acties

P3.04 Uitwerking koppeling BGT - BOR

De data in de basisregistratie grootschalige topografie (BGT, uniforme digitale kaart) worden vanuit de beheerpakketten van Groen, Wegen en Ondergrondse infrastructuur aangevuld, waardoor de set aan basisgegevens voor alle teams gelijk zijn.

Acties

P3.05 Overgang van inhoud naar gebruiksoppervlakte als grondslag herwaardering WOZ

Vanaf 2022 moet de waardering van woningen plaatsvinden op basis van de gebruiksoppervlakte. Tot die tijd is de inhoud van een woning bepalend. Met de toepassing van de gebruiksoppervlakte wordt aangesloten bij de BAG.

Acties

P3.06 Omzetting en vulling softwarepakketten Omgevingswet

De Omgevingswet gaat in per 01-01-2022. Dit betekent dat de softwarepakketten van vergunningsverlening dan verplicht zijn aansloten op het landelijke Digitaal Stelsel Omgevingswet en moeten voldoen aan de eisen van de Omgevingswet.

Acties

Actuele ontwikkelingen

Omgevingswet deelproject 6
Een medewerker die een grote rol had in deelproject 6 van de Omgevingswet heeft gekozen voor een andere baan. Dit had tot gevolg dat onder andere het onderdeel evenementen, Drank en Horeca en APV, de vulling van het pakket van de omgevingsvergunningen en het bouwen van de toepasbare regels dreigde stil te vallen. Deze drie onderdelen zijn in de voortgang daarom voorlopig op rood gezet. Aan de stuurgroep is voorgelegd om het onderdeel van de evenementen later te implementeren aangezien het geen verplicht onderdeel van de Omgevingswet is. Daarnaast is er voor de onderdelen Omgevingsvergunning en toepasbare regels gevraagd om inhuur in te schakelen. De stuurgroep heeft hier positief op gereageerd en inhuur is inmiddels geregeld. 

Informatie Architectuur
De informatie architectuur van de overheid gaat veranderen. Daar waar nu data uitwisseling tussen applicaties met losse koppelingen wordt geregeld, wordt deze techniek verlaten. Er worden landelijk voorbereidingen getroffen om te gaan werken met gestructureerde servicelagen die voor alle overheidsinstanties uniform zijn. Dit principe heet Common Ground. Dit betekent dat applicaties meer in de cloud gaan werken en 24/7 beschikbaar zijn. Inmiddels worden de eerste applicaties al voorbereid op deze Common Ground omzetting.

Cloud
2021 en 2022 staan in het teken van de cloud transitie. Veel applicaties draaien niet meer op onze servers, maar verhuizen naar de cloud. Dit loopt in de pas met de veranderende informatie architectuur en Common Ground overgang. De applicaties van de Omgevingswet draaien inmiddels in de cloud. Er is nu in het laatste kwartaal van 2021 een start gemaakt met de omzetting van ons datadistributiesysteem. Dit loopt door tot in 2022. Uiteraard volgen we hierin de uitgangspunten van de BIO/informatieveiligheid en alle nodige privacyaspecten.

Datalab Gelderland Oost (GO)
Datalab GO heeft zich in de afgelopen periode beziggehouden met de eerste sessies met beleidsmedewerkers van de aangesloten gemeenten. Thema’s waren onder andere corona, landschap en ondermijning. Hiervoor zijn met behulp van open en CBS-data enkele pilot-dataproducten ontwikkeld. Momenteel wordt de stap gezet om niet alleen op aanvraag een eenmalige analyse te kunnen maken, maar om ook structureel (periodiek) gemeentelijke brondata te kunnen verzamelen, analyseren en verwerken. Hierin staat het Datalab in de beginfase. De eerste aanzet tot een ‘proof of concept’ is gereed, daadwerkelijke realisatie staat voor het laatste kwartaal van 2021 en de eerste helft van 2022.

Nieuwe Citrix omgeving
Binnen de ICT-samenwerking is de Citrix omgeving opnieuw opgebouwd. Alle applicaties zijn opnieuw geïnstalleerd. Een belangrijke wijziging is het gebruik van Office 365 in de nieuwe Citrix omgeving. Door de overgang naar Office 365 verandert ook ons inlogprotocol. Deze wordt gebaseerd op het zogenaamde User Principal Name protocol (UPN) wat inhoudt dat je inlogt met je emailadres en wachtwoord in plaats van de gebruikersnaam en wachtwoord. Hierdoor wordt het eenvoudiger om cloud applicaties en de office suite met elkaar te integreren.

Printers
De ICT-samenwerking heeft via het VNG-traject GT Print meegelopen in de Europese aanbesteding van de printers. Het gaat hierbij zowel om de speciale akteprinters van burgerzaken als de grote multifunctionals. GT Print heeft 204 deelnemers: 178 gemeenten en 26 deelnemingen in totaal een aanbesteding van ongeveer 6.000 printers. Het printerproject is succesvol afgerond. Op dit moment worden de printers verder uitgebreid met wensen vanuit de ICT-samenwerking waaronder extra scanfunctionaliteiten en koppelingen naar de cloud omgevingen.

Uitbreiding veilig mailen
De gemeente Aalten maakt gebruik van het zaaksysteem Join. Binnen dit pakket beschikken we over een mailfunctie waarmee gebruikers informatie (metadata, zaken en documenten) kunnen verzenden naar externen. Met de toenemende aandacht voor digitale veiligheid en het bewaken van privacy (en daarmee het voorkomen van bijvoorbeeld datalekken en andere kwetsbaarheden) richten we in het zaaksysteem JOIN Zaak & document de extra optie veilig mailen in.

Digitale handtekening
De digitale handtekening is de digitale versie van een handgeschreven handtekening. Net als bij een gewone handtekening gebruik je het om de identiteit van de ondertekenaars te bewijzen. Belangrijk is dat deze registratie geborgd kan worden. Dit realiseren we door de koppeling van de elektronische handtekening aan ons zaaksysteem Join Zaak & Document. Daarnaast zijn we aan het bepalen welke documenten nog daadwerkelijk een (digitale handtekening) nodig hebben.

Start van de Samengestelde Objecten Registratie
In 2021 hebben we een project doorlopen voor de vervanging van onze huidige BAG applicatie (Basisregistratie Adressen en Gebouwen). Er is gekozen voor een applicatie die ons de mogelijkheid geeft om andere registratie waaronder de WOZ, en de Basisregistratie Grootschalige Topografie zowel grafisch als Administratief samen te voegen. Dit heet de Samengestelde Objecten Registratie.

Informatieveiligheid-mens: versterking van de bewustwording
Informatieveiligheid is een combinatie van mens, organisatie en techniek. Op het gebied van het onderdeel mens is een bewustwordingscampagne gestart. Via slimme software volgen de medewerkers lessen over informatieveiligheid waaronder cyberdreiging, phishing en ransomware en worden ze daadwerkelijk getoetst door middel van interactieve vragen en daadwerkelijk nep berichten. Naast de bewustwording van de medewerkers zijn de raadsleden in een tweetal online sessies meegenomen in de informatieveiligheid (Audit ENSIA en de techniek van informatieveiligheid). De bewustwording rond informatieveiligheid wordt gecombineerd met privacy en verder uitgebouwd.

Informatieveiligheid-organisatie: beleid rond logische toegangsbeveiliging
Een andere actuele ontwikkeling bij informatieveiligheid is op het gebied van organisatie. Dit zijn de regels rond het autoriseren van medewerkers in technische systemen. De zogenaamde logische toegangsbeveiliging. Dit beleid is nu in de afrondende fase en wordt dit jaar vastgesteld.

Informatieveiligheid-techniek: extra beveiligen van onze laptops tegen diefstal
Door de Covid-19 pandemie heeft iedere medewerker die thuis kon werken een laptop ter beschikking gekregen. Via deze laptops logt men in op het veilige Citrix. Door het gebruik van Teams zien we dat de laptop naast Citrix steeds meer gebruikt wordt. Dit betekent dat we op de laptops extra software gaan plaatsen waardoor de laptops beter te beheren zijn.

Gemeentelijke belastingen
Op dit moment staat € 48.000 gemeentelijke belastingen van het jaar 2020 open. Uit een analyse blijkt dat de categorieën waarvan door coronamaatregelen een betalingsprobleem wordt verwacht, nauwelijks voorkomen. Uiteraard blijven we met maatwerkoplossingen (bijvoorbeeld schuldhulpverlening of uitstel van betaling) proberen daar waar problemen zijn, tot een oplossing te komen.

Bijstellingen bestaand beleid

Nummer Omschrijving 2021 2022 2023 2024 2025
Programma 3 Bedrijfsvoering
P3.0001 Aantal grotere objecten verkocht -45.000
P3.0002 Afkoopsom Rabobank Hofstraat -37.500
P3.0003 Compensatie verloren groen Broekstraat -33.570
P3.0004 Vrijval afschrijvingslasten Sondernweg 2/2A -19.511 -19.511 -19.511 -19.511 -19.511
P3.0005 Groot Deunkweg 5, voormalig COA -33.359
P3.0006 Lonen, inhuur 295.000 0 0 0
P3.0007 Aalten Actueel verhoging paginaprijs 10.000 18.000 18.000 18.000 18.000
P3.0008 Materieel vrijval kapitaallast in verband met latere aankoop auto's -20.000
P3.0009 Minder juridische bijstand en lagere proceskosten -30.001
P3.0010 Representatie, minder bezoeken/evenementen in verband met Corona -22.000
P3.0011 Lager dividend ROVA 43.000
P3.0012 WOZ, extra werk taxatiebureau 10.000
P3.0013 Algemene Uitkering, mei- en septembercirculaire 2021 -2.014.032 -2.696.548 -574.990 -611.890 -678.241
P3.0014 Vennootschapsbelasting -10.307
P3.0015 P1. Saba bodemsanering uit dekking reserve bodemsanering -100.000
P1: Diverse bodemsaneringen uit dekking reserve bodemsanering -80.000
P1: Restant VOS Ringweg toevoegen aan reserve bodemsanering 90.000
-1.997.280 -2.698.059 -576.501 -613.401 -679.752

Toelichtingen budgetbijstellingen bestaand beleid

P3.0001    Aantal grotere objecten verkocht € 45.000 
In 2021 is een aantal grotere percelen grond verkocht, zoals onder meer een perceel grond aan de Keupenstraat in Dinxperlo en de Haartsestraat & Tramstraat in Aalten. Na aftrek van gemaakte kosten geeft dit een voordeel op deze post van € 45.000.

P3.0002    Afkoopsom Rabobank Hofstraat € 37.500 
De Rabobank heeft per 31-12-2021 de huur opgezegd voor de bedrijfsruimte gelegen aan de Hofstraat 6 te Aalten. In afwachting van verdere ontwikkelingen betekent dit het wegvallen van de huuropbrengst. Onderdeel van deze afspraak is dat de gemeente wordt gecompenseerd in de destijds gedane investering. Als gevolg hiervan dient de Rabobank een afkoopsom te betalen van € 37.500.

P3.0003    Compensatie verloren groen, Broekstraat € 33.570
Aan de Broekstraat worden twee percelen grond in erfpacht uitgegeven. Ter compensatie van het verlies van openbaar groen wordt eenmalig een bijdrage in rekening gebracht. Daarnaast wordt jaarlijks een erfpachtcanon ontvangen, deze is structureel al in de meerjarenbegroting verwerkt. 

P3.0004    Vrijval afschrijvingslasten Sondernweg 2/2a € 19.511
Bij de aankoop van deze woonboerderij was uitgegaan van een jaarlijkse afschrijvingslast. Op grond van de BBV-notitie materiële vaste activa en het in erfpacht uitgeven van dit object is deze in de jaarrekening 2020 afgewaardeerd en vindt er geen afschrijving meer op plaats. De begrote jaarlijkse afschrijvingslasten vallen vrij. 

P3.0005    Groot Deunkweg 5, voormalig COA € 33.359
Bij uitgifte in erfpacht moeten de erfpachtgronden voor registratiewaarde per vierkante meter gewaardeerd worden. Deze inbreng van boekwaarde levert een eenmalige opbrengst in de exploitatie op.

P3.0006    Lonen, inhuur    € 295.000
- Verhoging loonbudget in verband met organisatorische knelpunten per saldo € 95.000 
In opdracht van het MT heeft Berenschot een formatiescan uitgevoerd binnen de organisatie. Uit deze formatiescan blijkt dat de formatie van de gemeente Aalten 11% (13,5 fte) lager is dan het gemiddelde van de landelijke benchmark. De uitkomsten van de formatiescan sluiten aan bij de binnen diverse taakvelden ervaren hoge werkdruk. We hebben vervolgens onderzocht welke formatieve maatregelen noodzakelijk zijn om de grootste knelpunten op te lossen, waarbij rekening is gehouden met de groeiende ambities van  college en raad. De aanvulling van de loonbegroting is noodzakelijk vanaf 1 juli 2021. Voor 2021 betekent dit € 95.000, het bedrag van structureel € 190.000 is reeds opgenomen in de begroting 2022.
- Inhuur team Zorg € 200.000 
Op het gebied van inhuur voor het team Zorg is ongeveer twee keer een ton uitgegeven. Ruim de helft hiervan is voor het project herindicering huishoudelijke hulp. Ruim 450 indicaties zijn voor het einde van het jaar getoetst aan de nieuwe verordening en zo nodig aangepast. Daarbij is een nette overgangsregeling gehanteerd. Het andere gedeelte van het extra bedrag is gebruikt voor extra inhuur consulent jeugd en vervanging bij ziekte en zwangerschapsverlof. Zie hiervoor ook de uitleg in de maandelijkse Dashboards. 

 P3.0007    Aalten Actueel verhoging paginaprijs € 10.000, structureel € 18.000
Tot twee jaar geleden betaalden we Achterhoek Nieuws door onderhandeling en stevige concurrentie een bedrag van € 45 per pagina. Op 1 januari 2020 liep dit contract af en is de paginaprijs, in twee stappen, flink verhoogd. De nieuwe, meer realistische prijs ligt rond de € 200 per pagina. Dit is vergelijkbaar met de prijs die andere gemeenten in de Achterhoek betalen. Ons budget voor het gemeentenieuws was nog gebaseerd op de oude paginaprijs. Eerder hebben we het tekort op dit budget incidenteel gedekt vanuit andere com-municatiebudgetten waar door corona veel minder gebruik van is gemaakt. Nu stellen we het budget in 2021 bij met € 10.000 en 2022 en verder met € 18.000.

P3.0008    Materieel vrijval kapitaallast in verband met latere aankoop auto’s € 20.000
Door de latere aankoop van auto’s valt de kapitaallast in 2021 vrij. Zie ook het overzicht kredieten. Dit levert een voordeel op van € 20.000.

P3.0009    Minder juridische bijstand en lagere proceskosten € 30.001 
Dit jaar hebben we minder (complexe) rechtszaken gehad waardoor minder externe juridische bijstand nodig was. Ook hebben we minder proceskosten moeten betalen met betrekking tot verloren rechtszaken. Daarnaast hebben wij proceskosten in een zaak terugontvangen. Om deze redenen valt er € 30.001 in 2021 vrij.

P3.0010    Representatie, minder bezoeken/evenementen in verband met corona € 22.000
Door de coronamaatregelen is veel geannuleerd en zijn veel bijeenkomsten en evenementen en dergelijke niet doorgegaan. Een groot gedeelte van het budget is niet gebruikt en kan daarom eenmalig vrijvallen.

P3.0011    Lager dividend ROVA € 43.000
In de begroting was een verwachte dividendopbrengst voor ROVA opgenomen van € 149.000. In de afgelopen jaren was het werkelijk ontvangen dividend al lager dan ons geraamde dividend en werd dit steeds incidenteel bijgesteld. Om te voorkomen dat we jaarlijks bij moeten stellen is er nu gekozen om het ROVA-dividend structureel bij te stellen naar het niveau van het laatst ontvangen dividend van € 106.000. Om die reden is de opbrengst met € 43.000 naar beneden bijgesteld.

P3.0012    WOZ, extra werk taxatiebureau € 10.000
De overgang naar gebruiksoppervlaktes als grondslag voor de WOZ-waardering verloopt volgens planning. Echter de herwaardering gaat samen met diverse controles op het bestand. Deze controles zijn met name bedoeld om ongewenste effecten van de omzetting naar gebruiksoppervlaktes op de waarde te vermijden. Dit betreft veelal uitzoekwerk welk door ons taxatiebureau wordt uitgevoerd. Dit kost in totaal € 10.000 extra.

P3.0013    Algemene uitkering Mei- en Septembercirculaire 2021 
De effecten van de Mei- en Septembercirculaire 2021 zijn verwerkt. De algemene uitkering wordt voor 2021 naar boven bijgesteld. Dit betreft voor een deel compensatie vanuit het vijfde corona steunpakket € 324.187. Ook zijn de aantallen van de verschillende maatstaven waarmee de algemene uitkering wordt berekend weer geactualiseerd op basis van de laatst bekende gegevens die het ministerie hanteert. Dit levert een voordeel op van € 959.060. Daarnaast zijn er diverse mutaties voor een totaalbedrag van € 744.240 die we hier onder één noemer rangschikken. Te denken valt onder andere aan ruimte onder BCF-plafond, sub cluster Jeugd en diverse taakmutaties waaronder centrale stemopneming tijdens de verkiezingen. Als laatste wordt genoemd een nadelige afrekening over oude jaren die in 2021 wordt verantwoord van per saldo € 13.455. Deze mutaties hebben voor 2021 een voordelig effect op het saldo van € 2.014.032. 

P3.0014    Vennootschapsbelasting € 10.307
We hebben de definitieve aanslag van de Belastingdienst ontvangen en we zijn geen vennootschapsbelasting verschuldigd in 2021. Het budget wordt afgeraamd. 

P3.0015    Reserve mutaties
Zie de betreffende programma’s.