Programma 3 Bedrijfsvoering

Doelstellingen

P3.01 Vernieuwen Website

Acties

P3.02 Uitbreiding e-diensten – digitale aanvragen

Acties

P3.03 Informatieveiligheid en Privacy Wet

Acties

P3.04 Invoeren van Samenhangende objectenregistratie

Acties

P3.05 Omzetting en vulling softwarepakketten Omgevingswet

Acties

Actuele ontwikkelingen

Nieuwe website
Veel gebruikers van een website willen zo snel mogelijk vinden waarvoor ze naar de website komen: een uittreksel aanvragen, een verhuizing doorgeven of informatie vinden over andere producten en diensten. Onze oude website voldeed daar niet aan. Daarnaast moet in het kader van optimalisering dienstverlening de digitale dienstverlening naar een hoger niveau worden gebracht. Daarom richten steeds meer gemeenten de website in volgens het toptaken-principe: de website zodanig inrichten dat de gebruiker zo goed mogelijk geholpen wordt bij het vinden van het antwoord op zijn vraag. Kijkend naar toptaken betekent dit ook dat de meest gevraagde producten en diensten op onze homepage te vinden zijn. Bijkomend voordeel is dat, als de website optimaal functioneert, de telefonische dienstverlening wordt ontlast.
Naast deze technische noodzaak speelt binnen de gemeente Aalten de wens om de website doelmatiger in te zetten. Zo dient het beheer eenvoudiger te worden en is de wens om de inhoud beter neer te zetten en beter doorzoekbaar te maken. Op die manier is de site dienstverlenend naar de burger. De nieuwe website is in oktober 2022 in de lucht gegaan. 

Omgevingswet
De nieuwe Omgevingswet treedt hoogstwaarschijnlijk op 1 juli 2023 in werking. De Eerste Kamer neemt daarover in november 2022 een definitief besluit. De Omgevingswet is al meerdere keren uitgesteld. Het uitstel geeft het Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen maar vooral ook de softwareleveranciers de ruimte om de implementatie van de wetgeving en bouw van de software zorgvuldig af te ronden. De periode tot 1 juli 2023 wordt benut om de systemen en werkprocessen om te bouwen naar de regels van de Omgevingswet. Daarnaast vinden er veel testen plaats. Testen met de Omgevingswet en testen in uitwisseling van data met partners zoals bijvoorbeeld de ODA.

Hybride werkomgeving 
Hoewel de toekomst nog onzeker is, verwachten we dat de post-Covid-19 periode nog wel een poosje voortduurt. Dit betekent dat plaats-onafhankelijk werken bij de meeste medewerkers een blijvende situatie gaat worden. Een hybride vorm van deels thuis en deels op kantoor. De vergaderlocaties in de gemeentelijke gebouwen zijn zodanig ingericht dat de vergaderingen via een “hybride” vorm grotendeels kunnen plaats vinden. Er start een projectgroep hybride werken waarbij wordt gekeken naar het aantal werkplekken en werklocatie. Dit in combinatie met onze dienstverlening en bereikbaarheid. 

Cloud
Veel softwareprogramma’s zijn al in de cloud geplaatst. In de cloud wil zeggen dat programma’s en data niet lokaal op een server staan, maar op de server van de leverancier. Door de overgang naar de cloud kunnen updates sneller worden geplaatst en is onze data altijd beschikbaar. De cloud transitie houdt in dat de data moet worden overgezet naar een andere omgeving. Dit terwijl de winkel open is. 
In 2023 gaat ook ons financiële systeem naar de cloud. Hiervoor zijn eind 2022 al voorbereidingen getroffen.

Privacy
Om te kijken waar we staan op het gebied van de privacy en het voldoen aan de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) vindt er een jaarlijkse toetsing plaats die uitgevoerd wordt door onze FG (Functionaris Gegevensbescherming). Het resultaat van 2021 is in een infographic samengevat en gedeeld met het college en de raad. De aanbevelingen die er uit voortkomen zijn omgezet in een actieplan. De rode draad hierin is de bewustwording. Om de bewustwording te vergroten, schuift de privacycoördinator een aantal keren per jaar aan bij het MT-overleg. Ook vindt er maandelijks overleg plaats met de CISO (Chief Information Security Officer). Een introductiegids met checklist voor nieuwe medewerkers wordt dit jaar ingevoerd. Daarnaast ontwikkelen we een presentatie op het gebied van de AVG met als aandachtsgebied het inrichten van een goed Privacy by Design framework. Dat wil zeggen dat we met privacy aan het begin van het proces, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, betrokken moeten zijn. Kunnen we aan het begin van een nieuw plan of proces meedenken over de gegevensbescherming dan voldoen we aan een belangrijke voorwaarde in de AVG.

Voorziening verlofsparen
Volgens de CAO Gemeenten 2021-2022 kunnen medewerkers vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren en compensatieverlof door overwerk en onregelmatige diensten meerjarig sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun gespaarde verlofuren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsbeeld. Deze verlofuren verjaren niet. De mogelijkheid bestaat dat het leidt tot hoge verlofsaldi die bijvoorbeeld over een aantal jaren ingezet worden om eerder met pensioen te gaan. Het BBV schrijft voor dat voor deze verplichtingen een voorziening gevormd moet worden. Op dit moment kunnen we nog niet overzien wat het financiële gevolg is. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt de hoogte van de voorziening berekend en ten laste gebracht van de reserve formatie en organisatie.

Bijstellingen bestaand beleid

2022 2023 2024 2025 2026
Programma 3 Bedrijfsvoering
P3.0001 Bijstellingen energietarieven gemeentelijke gebouwen 138.500 137.500 137.500 137.500 137.500
P3.0002 Verkopen eigendommen gemeente -261.000 0 0 0 0
P3.0003 ICT glasvezelverbinding 15.000 0 0 0 0
P3.0004 ICT toename aantal accounts 18.000 18.000 18.000 18.000 18.000
P3.0005 Knelpunten loonbegroting 28.250 0 0 0 0
P3.0006 Rechtsgedingen -24.000 0 0 0 0
P3.0007 Materieel vrijval kapitaallast in verband met latere aankoop -20.000 0 0 0 0
P3.0008 Dividend -26.339 0 0 0 0
P3.0009 Rentebijstelling -21.500 0 0 0 0
P3.0010 Algemene uitkering, mei- en septembercirculaire 2022 -2.549.710 -63.305 -30.340 436.913 -664.651
P3.0010 Onttrekking aan buffer loon- en prijsontwikkeling -329.000 -329.000 -329.000 -329.000
P3.0011 Vennootschapsbelasting -10.451 0 0 0 0
P3.0012 P2: Onderwijs beleid opstellen IHP, dekking reserve onderwijshuisvesting -15.000 0 0 0 0
P3.0013 P2: Maatwerkregeling ondersteuning sociaal maatschappelijke organisaties, dekking algemene reserve 600.000 -600.000 0 0 0
P3.0014 P1: Reserve onderhoud wegen
P3.0015 P2: Reserve inkoop zorg
P3.0016 P2: Algemene reserve, energietoeslag
P3.0017 P3: Algemene reserve, coronabudgetten
P3.0018 P3: Algemene reserve, Oekraïnebudgetten
P3.0019 P3: Reserve onderhoud gemeentelijke gebouwen
P3.0020 P3: Reserve overlopende posten
Totaal Programma 3 Bedrijfsvoering -2.128.250 -836.805 -203.840 263.413 -838.151

Toelichtingen budgetbijstellingen bestaand beleid

P3.0001    Bijstellingen energietarieven gemeentelijke gebouwen, structureel € 137.500
Dat de energietarieven de pan uitrijzen behoeft verder geen betoog. Om die reden zijn de ramingen voor gas en elektra voor alle gemeentelijke gebouwen aangepast aan deze nieuwe werkelijkheid. Deze stijgende lasten worden vanaf 2023 gedekt uit de buffer voor loon- en prijsontwikkeling (LPO), onderdeel van P3.0010 Algemene uitkering, mei- en septembercirculaire 2022.

P3.0002    Verkopen eigendommen gemeente, incidenteel voordeel € 261.000 
Er zijn meer verkopen geweest. In 2022 is onder andere het pand Willebrordstraat 8 te Aalten verkocht aan Marga Klompé. 

P3.0003    ICT glasvezelverbinding, incidenteel € 15.000
Onze glasvezelverbinding is dubbel uitgevoerd (redundant). Een redundante route is een route die over een volledig gescheiden traject loopt, zodat bij een onderbreking van de eerste route, de tweede route geen last heeft en onze dienstverlening overeind blijft. De jaarlijkse kosten van deze glasvezelverbinding bedragen € 15.000. In 2022 hebben we de factuur van de jaarlijkse kosten van zowel 2021 als 2022 ontvangen. Om die reden zitten we in 2022 eenmalig met dubbele lasten. 


P3.0004    ICT toename aantal accounts, structureel € 18.000
We zien een toename van het aantal accounts bij de gemeente Aalten. Dit komt doordat er steeds meer medewerkers in deeltijd werken. Elk account geeft licentiekosten. Daarnaast zien we een forse toename in licentiekosten die Microsoft heeft doorgevoerd. Per saldo zorgt dit voor hogere kosten van € 18.000.

P3.0005     Knelpunten loonbegroting, incidenteel € 28.250
In verband met uitbreiding van (parttime) werkzaamheden door wettelijke eisen of de veranderde samenleving is het loonbudget in de begroting 2023 verhoogd. De functie van regelanalist die we onder andere voor de Omgevingswet nodig hebben, is in het tweede halfjaar van 2022 reeds ingevuld, € 28.250. Deze regelanalist vertaalt samen met de verantwoordelijke collega’s de juridische regels die in het omgevingsplan staan naar toepasbare regels (vraagbomen) in het omgevingsloket. Maar heeft ook een rol in het informatiebeheer. 

P3.0006    Rechtsgedingen, incidenteel voordeel € 24.000
Advocaat- en proceskosten zijn sterk afhankelijk van de aard en het aantal lopende zaken en kunnen daardoor een grillig verloop vertonen. Dit jaar speelt er weinig waardoor we € 24.000 vrij laten vallen.

P3.0007    Materieel vrijval kapitaallast in verband met latere aankoop, incidenteel voordeel € 20.000
Door de latere aankoop van materieel valt de kapitaallast in 2022 vrij. Zie ook het overzicht kredieten. Dit levert een voordeel op van € 20.000. 

P3.0008     Dividend, incidenteel voordeel € 26.339 
Dividenduitkering is afhankelijk van het bedrijfsresultaat en het dividendbeleid. Het ontvangen dividend in 2022 ligt ruim 6% hoger dan de raming. Per saldo voor 2022 € 26.339 voordelig.

P3.0009    Rentebijstelling, incidenteel voordeel € 21.500 
De te betalen rentevergoeding voor lang geld is verlaagd, omdat de aangetrokken nieuwe lening lager is dan voorzien en de periode korter is waarover de rente wordt berekend. Daar staat tegenover dat het percentage hoger is. In de zomer heeft de ECB de belangrijkste rentepercentages weer verhoogd. Dit leidt ook weer tot rentebetalingen voor kort geld bij een roodstand. Per saldo zorgt dit voor een voordeel van € 21.500.

P3.0010    Algemene uitkering, mei- en septembercirculaire 2022
De effecten van zowel de mei- als de septembercirculaire 2022 zijn in deze najaarsnota verwerkt. De algemene uitkering wordt voor 2022 naar boven bijgesteld. Er komen diverse stelposten te vervallen waaronder die voor onderuitputting, omdat het accres voor 2022 vaststaat. Ook zijn de aantallen van de verschillende maatstaven waarmee de algemene uitkering wordt berekend weer geactualiseerd op basis van de laatst bekende gegevens die het ministerie hanteert. Dit levert een voordeel op van bijna een half miljoen. Er is een aantal nieuwe stelposten opgenomen waarvan de belangrijkste zijn: de energietoeslag, uitvoeringskosten klimaatakkoord en transitiekosten invoering Omgevingswet. Daarnaast zijn er diverse overige mutaties. Te denken valt onder andere aan ruimte onder het BCF-plafond, een correctie op de uitkering door een hogere uitkeringsbasis en een fors hoger accres door hogere inflatie en beleidsintensiveringen bij het Rijk. Deze mutaties hebben voor 2022 een voordelig effect op het saldo van € 1.384.590 (meicirculaire) en € 1.209.570 (septembercirculaire). Als laatste wordt genoemd een nadelige afrekening over voorgaande jaren die in 2022 wordt verantwoord van per saldo € 44.450. 
In de septembercirculaire is een fout geslopen bij de berekening van de OZB-waarde van de woningen van 2022 naar 2023. Dit geeft voor de jaren vanaf 2023 een te hoge algemene uitkering van rond de € 3 ton. Het ministerie gaat dit pas herstellen met de decembercirculaire. Dan pas weten we ook het precieze effect. In de begroting voor 2023 en verder hebben we wel al rekening gehouden met een correctie van deze genoemde € 3 ton.

P3.0010    Onttrekking aan buffer loon- en prijsontwikkeling, vanaf 2023 structureel € 329.000
De bijstellingen met betrekking tot de snel stijgende energieprijzen worden gedekt uit de buffer voor loon- en prijsontwikkeling. Het gaat om de volgende bijstellingen:
P1.0002    Openbare verlichting    € 75.000
P1.0004    Bijstellingen energietarieven gemeentelijke gebouwen    € 82.500
P2.0006    Bijstellingen energietarieven gemeentelijke gebouwen    € 34.000
P3.0001    Bijstellingen energietarieven gemeentelijke gebouwen    € 137.500

P3.0011    Vennootschapsbelasting, incidenteel € 10.451 voordeel
We hebben nog geen definitieve aanslag van de Belastingdienst ontvangen, maar er is al wel een doorrekening gemaakt. Daaruit blijkt dat we geen vennootschapsbelasting verschuldigd zijn in 2022. Het budget wordt afgeraamd. 

P3.0012    Programma 2 Onderwijsbeleid opstellen IHP, dekking reserve onderwijshuisvesting, 
incidenteel € 15.000
Deze onttrekking is ter dekking van de lasten voor het opstellen van het IHP. Verwezen wordt naar de 
toelichting in programma 2 Sociaal Domein, P2.0007.

P3.0013    P2: Maatwerkregeling ondersteuning sociaal maatschappelijke organisaties, dekking 
algemene reserve, incidenteel € 600.000
Deze toevoeging in 2022 en onttrekking in 2023 is ter dekking van de lasten voor de maatwerkregeling 
ondersteuning sociaal maatschappelijke organisaties. Verwezen wordt naar de toelichting in programma 2 Sociaal Domein, P2.0022.

P3.0014    Programma 1 Reserve onderhoud wegen 
Conform de Nota reserves en voorzieningen worden de uitgaven voor groot onderhoud wegen die in het Meerjaren Onderhoudsplan Wegen zijn opgenomen, aan deze reserve onttrokken. Het plan wordt jaarlijks bezien. De werkelijke kosten voor groot onderhoud wegen worden in de jaarrekening aan deze reserve onttrokken. 

P3.0015    Programma 2 Reserve inkoop zorg
Per 1 juli 2022 is gestart met de nieuwe, resultaatgerichte werkwijze voor Jeugdhulp en Wmo (inclusief Wonen). De regionale inkoop is een instrument om te komen tot een optimale uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden. Het financiële gevolg van deze nieuwe inkoop valt nog niet te overzien. Daarnaast is door de openeindregeling en de verschuiving naar zwaardere zorg niet bekend hoe we uitkomen.
Daarom stellen we voor alle overschotten of tekorten op de inkoop zorg aan het eind van het boekjaar te verrekenen met deze reserve. 

P3.0016    Programma 2 Algemene reserve, energietoeslag
Op 25 oktober heeft de raad het Plan van Aanpak Energiearmoede gemeente Aalten vastgesteld. Hierbij is tevens besloten om met terugwerkende kracht de inkomensgrens voor de energietoeslag 2022 en 2023 op 130% te stellen met daarboven een draagkrachtberekening. Doordat we te maken krijgen met nieuwe aanvragen, een herziening van alle afwijzingen en hogere uitvoeringskosten gaan we ervan uit dat het toegekende rijksbudget ontoereikend is. Dit eventuele tekort wordt gedekt binnen het totale armoede- en schuldenbudget. Laborijn, die de uitvoering tot volle tevredenheid voor ons heeft opgepakt, heeft echter aangegeven dat het een hele uitdaging wordt om deze aangepaste regeling voor/in 2022 uit te voeren. Mocht dit leiden tot een onderbesteding in 2022, dan wordt voorgesteld om het overschot toe te voegen aan de algemene reserve en dit bedrag in 2023 weer beschikbaar te stellen voor het uitvoeren van deze energietoeslagregeling (zie RM 156-2022).

P3.0017    Programma 3 Algemene reserve, coronabudgetten, zie ook hoofdstuk Coronabudget
Er is nog geen exact beeld te vormen wat de ontwikkelingen met betrekking tot de coronabudgetten zijn. De kosten zijn nog niet volledig in beeld en in de meicirculaire 2022 is een aankondiging gedaan voor afrekening van een tweetal corona-dossiers in de decembercirculaire 2022, We stellen u voor bij het opmaken van de jaarrekening de coronabudgetten in zijn totaal te bezien en het eventuele overschot afzonderlijk aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze geldstromen inzichtelijk blijven.

P3.0018    Programma 3 Algemene reserve, Oekraïnebudgetten, zie ook hoofdstuk Financiën Oekraïne 
Er is nog geen beeld te vormen wat de ontwikkelingen met betrekking tot de Oekraïnebudgetten zijn. De lasten bestaan uit leefgeld verstrekking, tolkkosten en lasten met betrekking tot de huisvesting. Middels de algemene uitkering is er in de septembercirculaire een uitkering gedaan en ook in de decembercirculaire worden hiervoor bedragen verwacht. We stellen u voor bij het opmaken van de jaarrekening de Oekraïne-budgetten in zijn totaal te bezien en het eventuele overschot afzonderlijk aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze geldstromen inzichtelijk blijven.

P3.0019    Programma 3 Reserve onderhoud gemeentelijke gebouwen 
Conform de Nota reserves en voorzieningen worden de uitgaven voor groot onderhoud van gebouwen die in het Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen zijn opgenomen aan deze reserve onttrokken. De werkelijke kosten voor groot onderhoud gemeentelijke gebouwen worden in de jaarrekening aan deze reserve onttrokken. 

P3.0020    Programma 3 Reserve overlopende posten
Tot nu toe zijn de budgetten die in het jaar niet benut worden maar waar nog wel een bestemming voor is, doorgeschoven naar het volgende boekjaar. Om schommelingen in het rekeningsaldo te voorkomen, schuiven we de budgetten niet meer door, maar storten we het in een nieuw te vormen reserve overlopende posten. In de volgende jaarschijf worden de betreffende budgetten weer verhoogd en gedekt uit deze reserve, zodat deze volledig vrijvalt.