Paragraaf Bedrijfsvoering

Een goede bedrijfsvoering is voor een organisatie belangrijk. Gericht op de gemeentelijke omgeving, betekent dit beheersing van alle processen, inclusief bijsturing waar en wanneer nodig. Dit is een voorwaarde om aan de verwachtingen van de gemeenschap en het bestuur te voldoen en om goed gemeentelijk beleid te realiseren. Belangrijk daarbij is zo goed mogelijk verslag doen over de uitvoering via de reguliere P&C (planning & control) cyclus en bij actuele en belangrijke onderwerpen. Dat verslag bestaat breed uit de begroting, jaarstukken, tussentijdse rapportages, raadsvoorstellen en raadsmededelingen.  Vragen daarover worden op verschillende manieren beantwoord.

Rondom de organisatie en belangrijke thema’s speelt naar verwachting (ook) in 2024 het volgende:

Per 1 januari 2023 heeft een wijziging van de organisatiestructuur plaats gevonden met als belangrijkste beweegredenen:
-    Meer ruimte voor goede invulling leidinggevende taken;
-    Voldoende aandacht voor elke medewerker;
-    De veranderende samenleving;
-    Invulling geven aan burgerparticipatie;
-    Meer mogelijkheden voor pro-activiteit;
-    Meer ruimte voor eigen verantwoordelijkheid.

De nieuwe organisatiestructuur bestaat per 1 januari 2023 uit een tweehoofdige directie (de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur Bedrijfsvoering) met daaronder zes teams en een staf. De teams worden geleid door een teammanager, die hiërarchisch en functioneel leidinggevende is. 
In de nieuwe organisatiestructuur worden de integrale advisering, het projectmatig werken en de 
coördinatie van de raadsprogramma’s verder versterkt door het instellen van een projectenbureau (eerst in de vorm van een pilot).
Binnenkort gaan we deze wijziging van de organisatiestructuur en de pilot projectenbureau evalueren. We zijn nog in overleg met de ondernemingsraad over de criteria voor de evaluatie en het tijdpad.

Zowel landelijk als binnen de gemeente Aalten zien wij complexe vraagstukken ontstaan op bijna alle beleidsterreinen. De opdracht die er voor de organisatie ligt is niet alleen uitdagend als het gaat om de hoeveelheid aan vraagstukken, maar ook door de complexiteit ervan. De complexiteit zit hem niet alleen in het vinden van goede oplossingen maar ook in de integraliteit van deze vraagstukken. Steeds vaker zien wij dat de vraagstukken multidisciplinair opgepakt moeten worden. Dit vraagt naast een uitbreiding van capaciteit in kennis en ervaring ook om een andere manier van denken en doen, dus van vaardigheden en persoonlijkheid. Vaardigheden als het beschikken over een helicopterview, verbinding leggen, proactief, communicatie, creatief, resultaatgerichtheid, denken op hoofdlijnen in plaats van detail, organisatiebewustzijn en digitaal vaardig worden steeds belangrijker. 
Naast de formatieve uitbreiding die past binnen de bestaande budgetten zal in deze begroting een incidenteel budget gevraagd worden om in 2024 in te zetten voor de doorontwikkeling binnen bedrijfsvoering.

In het afgelopen jaar hebben we nieuw beleid met betrekking tot de HRM-gesprekken en beloning opgesteld dat beter past bij de nieuwe inzichten over personeelsbeoordeling. Dit nieuwe beleid sluit aan bij de nieuwe organisatiestructuur en het doorlopen traject met betrekking tot een professionele cultuur. De regie en het eigenaarschap van de medewerker met betrekking tot de eigen ontwikkeling worden gestimuleerd. De nieuwe systematiek is minder rigide en gereguleerd. De pluspunten van het bestaande beloningsbeleid worden behouden.  
Over het nieuwe beleid moet nog overeenstemming worden bereikt met het Lokaal Overleg met de vakbonden en de ondernemingsraad. Daarna wordt de organisatie geïnformeerd en wordt het nieuwe beleid geïmplementeerd.

Bij de wijziging van de organisatiestructuur per 1 januari 2023 is afgesproken een organisatiebrede functie-waarderingsronde te houden. Dat is nodig om diverse nieuwe of gewijzigde functies binnen de aangepaste organisatiestructuur te waarderen en om te beschikken over een actueel en concurrerend salarishuis in een krappe arbeidsmarkt.

Het is buitengewoon lastig op voorhand een inschatting te maken van de hogere loonkosten, die voortvloeien uit deze organisatiebrede functiewaarderingsronde. Dat is altijd al zo, maar geldt in de huidige krappe arbeidsmarkt des te meer. We zien om ons heen een duidelijk opwaartse beweging in het geboden schaalniveau bij vacatures voor functies in bepaalde taakvelden. De krapte op de arbeidsmarkt zal mogelijk ook gevolgen kunnen hebben voor het loongebouw in onze organisatie, hetgeen uiteindelijk tot uitdrukking kan komen in een bijstelling van de conversietabel functiewaardering (de tabel waarin de functiewaarderingspunten worden vertaald naar een salarisschaal).

Voor de globale inschatting van de kosten van de organisatiebrede functiewaarderingsronde per 1 januari 2024 hebben we ons gebaseerd op de ervaring van onze externe adviseur. In de Voorjaarsnota 2023 zijn de volgende globale indicatieve ramingen opgenomen:

Onderwerp	2023	2024	2025	2026	2027
Hogere loonkosten		€100.00	€160.000	€190.000	€200.00
Kosten externe ondersteuning	€35.000	€5.000

De impact van COVID-19 op onze manier van werken en de ontwikkeling van de werkomgeving is inmiddels redelijk voorspelbaar. Een terugkeer naar dezelfde situatie als voor maart 2020 is vrijwel uitgesloten. Onze medewerkers van organisaties spreken massaal de wens uit voor hybride werken. COVID-19 heeft ons geleerd dat we capabel genoeg zijn om op afstand te werken. Ook heeft het ons laten zien hoe belangrijk sociale interactie en fysieke aanwezigheid in ons werk zijn. Volledig op afstand werken zal voor onze organisatie dan ook een stap te ver zijn.
Maar het ontstaan van een nieuwe hybride realiteit waarin meer mensen standaard een deel van hun tijd vanuit huis en elders werken, is steeds meer een geaccepteerd onderdeel geworden van ons werk. Een manier van werken waarin iedereen het gevoel heeft om op zijn of haar manier het beste werk te kunnen doen.
Het is de vraag of alle tijdens de lockdownperiode snel geïntroduceerde werkplekoplossingen standhouden in de nieuwe hybride realiteit. Nu alle COVID-maatregelen vrijwel zijn losgelaten, start pas het ‘echte’ hybride werken. De komende tijd staat dan ook in het teken van experimenteren en verder vormgeven van het hybride werken binnen onze organisatie. Dit zal zich vertalen in pilots rondom cultuur en gedrag, personeel en organisatie en werken op kantoor.

Het huidige dienstverleningsconcept dateert uit 2014, dat is bijna 10 jaar geleden. In deze 10 jaar hebben de ontwikkelingen en innovaties niet stil gestaan. Dit geldt voor ontwikkelingen en innovaties binnen de samenleving, maar ook binnen de gemeentelijke organisaties.
De basis van een goede dienstverlening waarbij we werken vanuit de bedoeling leggen we vast in het dienstverleningsconcept. Hierin staat de visie op dienstverlening beschreven en worden de kaders en uitgangspunten uitgewerkt.  Het dienstverleningsconcept zal naast de visie, kaders en uitgangspunten op dienstverlening ook bestaan uit een uitvoeringsprogramma. Dit traject wordt opgestart in 2023 en zal verder worden uitgewerkt en geïmplementeerd in 2024.

In de afgelopen jaren is het in de CAO-onderhandelingen niet gelukt criteria in de CAO op te nemen waaraan een gemeentelijk vitaliteitsbeleid zou moeten voldoen. Voor de onderhandelingen over de CAO Gemeenten 2024 worden daarvoor naar verwachting opnieuw voorstellen gedaan. 
Veel gemeenten hebben inmiddels al wel zelf een vitaliteitsbeleid ontwikkeld. Binnen onze organisatie worden al diverse activiteiten op het gebied van de vitaliteit ontwikkeld door de werkgroep Nog gezonder en vitaler. 
De doelstelling van de werkgroep is medewerkers bewust maken van het belang van gezondheid en vitaliteit. Daarmee wordt gewerkt vanuit positieve gezondheid. Positieve gezondheid is een brede kijk op gezondheid, uitgewerkt in een zestal dimensies. Hiermee dragen we bij aan het vermogen van mensen om met de fysieke, emotionele, en sociale uitdagingen in het leven om te gaan. Het accent ligt op de veerkracht van mensen en op hetgeen hun leven betekenisvol maakt. Vanuit deze dimensies kijken we naar mogelijkheden en ontwikkelingen in onze organisatie.
De werkgroep vraagt via intranet aan de hand van maandelijkse thema’s aandacht voor gezondheid en vitaliteit, geeft tips en organiseert clinics en andere activiteiten.
Binnen het project hybride werken worden verdere voorstellen ontwikkeld voor het vitaliteitsbeleid voor de komende jaren, waarbij eventuele criteria in de nieuwe CAO richtinggevend zijn.

Bewust kiezen voor duurzame mobiliteit en daarmee minder broeikasgassen in het verkeer. Met dat doel werkt het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (I en W) samen met de betrokken werkgeversorganisaties, belangenverenigingen en overheidsorganisaties aan het Besluit CO2-reductie werkgebonden personen-mobiliteit. Naar verwachting treedt dit ontwerpbesluit op 1 januari 2024 in werking.
Het ontwerpbesluit komt voort uit het Klimaatakkoord. Met dat akkoord spraken overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties maatregelen af om de CO2-emissies te verminderen. Daarbij hoort verduurzaming van mobiliteit. Een van de afgesproken maatregelen is een wettelijke norm voor werkgevers met 100 of meer werknemers. Hiermee moet de CO2-emissie door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 met minimaal 1 Mton worden teruggedrongen. Het ontwerpbesluit geeft invulling aan die afgesproken maatregel. Doel daarvan is dat werkgevers bewuste keuzes maken over verduurzaming van hun mobiliteit. Vanaf 1 januari 2024 moeten werkgevers (met 100 of meer werknemers) jaarlijks gegevens bijhouden en rapporteren over de mobiliteit van hun werknemers. Het gaat daarbij om woon-werk en zakelijke mobiliteit. 
In 2026 evalueert het ministerie van I en W de CO2-reductie die in 2024 en 2025 is behaald. Als organisaties goed op koers liggen, blijft het bij rapporteren. Als het niet lukt, kan vanaf 2027 een wettelijke norm worden ingesteld waarmee slimmer en zuiniger reizen kan worden afgedwongen. Want linksom of rechtsom: de CO2-winst is nodig om de klimaatdoelen te halen.
Binnen het project hybride werken ontwikkelen we voorstellen voor stimulansen om het woon-werkverkeer en de zakelijke mobiliteit te verduurzamen.

Ook in 2024 blijft de samenwerking met de Achterhoekse gemeenten een feit. Het gezamenlijk nieuwe ‘in-koop- en aanbestedingsbeleid’ wordt naar verwachting in oktober 2023 vastgesteld door alle colleges van de Achterhoekse gemeenten. Collega’s worden hierover geïnformeerd. 
Er wordt geprobeerd om zoveel mogelijk gezamenlijk aan te besteden. Gezamenlijk projecten zijn onder andere ‘Onderhoud openbare verlichtingen’, ‘Telemetriediensten’ en ‘Verzekeringen’.
Nadat het beleidsplan ‘Aalten Circulair’ is vastgesteld door de raad zijn alle collega’s hierover geïnformeerd. In 2024 gaan we zoveel mogelijk toezien dat circulariteit wordt meegenomen binnen de aanbestedingen

Onze externe accountant heeft over 2022 nog een goedkeurende controleverklaring met een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid bij onze jaarrekening afgegeven. Dit was echter voor het laatst. De invoering van de rechtsmatigheidsverantwoording door het college zelf, is vanaf boekjaar 2023 een feit.
Burgemeester en wethouders waren natuurlijk altijd al verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen binnen de gemeente. Maar nu legt zij expliciet verantwoording af over de rechtmatigheid in plaats van de accountant. De accountant kijkt nog wel mee of de rechtmatigheidsverantwoording juist afgegeven is.
De intentie van de wetswijziging is om de gemeentelijke organisatie beter in control te laten komen en gaat uit van collectieve verantwoordelijkheid van het college. Beoogd wordt dat alle financiële beheershandelingen volgens de geldende regelgeving nog beter worden beheerst en nageleefd. Bijvoorbeeld aan het niet overschrijden van de begroting, geen investering doen zonder dat de raad hiervoor een krediet heeft vastgesteld of het naleven van de verordening op het financieel beheer volgens de door de raad vastgestelde Verordening volgens artikel 212 van de Gemeentewet. Ook de interne naleving van maatregelen die misbruik en oneigenlijk gebruik moeten tegengaan vormen onderdeel van de rechtmatigheidsverklaring. In de paragraaf bedrijfsvoering moet het college informeren over de rechtmatigheidsbevindingen. 

In Nederland zijn we overal en altijd verbonden en werken we vanuit verschillende locaties op verschillende netwerken. De risico’s van deze verbondenheid worden steeds groter. Cybercriminelen krijgen namelijk steeds meer mogelijkheden om aanvallen op bedrijven uit te voeren. Het gaat dan om onder andere Ransomware, Menselijke fouten, kwetsbaarheden in software en DDos aanvallen. In 2023 heeft een scan plaatsgevonden. Hier zijn verbeterpunten uit naar voren gekomen. Verbeterpunten voor onze techniek maar ook verbeterpunten in de bewustwording, gedrag en meldingen. Deze gaan we in 2024 gebruiken om onze gemeentelijk cyberpositie te verstevigen.

Na de dreiging van krimp in de Achterhoek, liggen er nu weer kansen om te bouwen en het inwonersaantal en onze gemeente te verstevigen. Maar dat is tegelijkertijd ook een bedreiging. Want hebben we wel genoeg grond en kunnen we wel bouwen qua capaciteit en bijvoorbeeld stikstof-eisen?

 
Oekraïne
Er is voorlopig nog geen oplossing voor het conflict. De ondersteuning van Nederland kost veel geld, ook voor het opvangen van vluchtelingen. Daarnaast is het beschikbaar hebben van woningen lastig. Dit knelt ook met de vraag naar woningen van onze eigen inwoners. Deze problematiek speelt natuurlijk ook met de opvang van de overige vluchtelingen. Het probleem is landelijk en door onze gemeente zo niet op te lossen.  

Energiecrisis en inflatie
De energieprijzen zijn in de zomer van 2023 weer wat gedaald tot een iets minder hoog niveau. Dat geldt niet voor de brandstof en de prijzen voor het levensonderhoud. En wat het gaat worden weet niemand. Ook hier is het voor de individuele gemeente lastig handelen. 

Zorg
De gemeenschap vergrijst en ook de jeugd kent (te) veel problemen. Dat betekent dat de kosten nog niet dalen en waarschijnlijk dat ook niet gaan doen in de toekomst. Aangezien dit een openeindregeling is, lopen we hier risico’s. De budgetten zijn heel lastig in te schatten. Zeker is het dat de uurtarieven fors stijgen door de afgesloten CAO’s. In de betreffende paragraaf is hier rekening mee gehouden.

Val kabinet 
De verkiezingen zijn 22 november. Tot die tijd weinig nieuw beleid vanuit Den Haag naar verwachting. Vervolgens nog een coalitievorming en de kabinetsformatie. Kortom in 2023 gebeurt er niet veel meer en de vraag is wanneer in 2024 de zaken weer opgestart worden.

 

Over verdere ontwikkelingen rondom onder andere dienstverlening, de gemeentelijke website, 
IT-ontwikkelingen en informatieveiligheid en privacy wordt verwezen naar de ontwikkelingen zoals genoemd in Programma 3 Bedrijfsvoering.

Verder zijn voor 2024 de volgende budgetten in deze begroting opgenomen:

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2024 van € 82. In 2023 was het uurtarief € 74. 
Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking.