Programma 3 Bedrijfsvoering

Uitbreiding e-diensten
De e-diensten worden verder uitgebreid aan de hand van de ontwikkelingen van de vakspecifieke software van bijvoorbeeld burgerzaken. Waar deze vakspecifieke software ontbreekt, ontwikkelen we deze zelf. We passen achterliggende processen aan, zodat we zo efficiënt en effectief mogelijk werken met een hoge gebruiksvriendelijkheid en snelle afhandeling van de vragen van onze inwoners of andere klanten.
Uitbreiding van e-diensten leidt tot goed gecoördineerde processen en snelle en efficiënt uitgevoerde dienstverlening, waardoor goede resultaten worden bereikt, zowel voor het publiek als voor de organisatie. Het is tevens een samenspel tussen vakspecifieke teams; het team automatisering en het team specialisten. Dit is geen afgebakend project met een vaste begin- en eindtijd, maar een continu proces. Bij de uitbreiding van e-diensten wordt gebruik gemaakt van vakspecifieke software, zelf ontwikkelde oplossingen of een combinatie daarvan. Ook werken meerdere teams samen aan het project. Dit alles maakt dat er geen specifiek en een bepaald budget voor is op te nemen, het is een continu proces van verbetering, aanpassing en vernieuwing. 

Digitalisering aktes
In 2024 starten we met de digitalisering van de aktes geboorte, huwelijk en overlijden. Door dit proces te digitaliseren kunnen we de aktes efficiënter opslaan en beheren. Zo zijn er minder handmatige handelingen en minder papier nodig. De aktes zijn geschikt voor duurzame opslag. Schade als gevolg van eventuele inktschade is er niet meer zodat de akte in de toekomst leesbaar blijft.

Europees Parlement
De verkiezing van de leden van het Europees Parlement wordt eens in de 5 jaar gehouden. De volgende verkiezing voor de Nederlandse leden in het Europees Parlement vindt plaats op 6 juni 2024.

Opstellen Duurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP)
Vanuit Gebouwenbeheer worden de voorliggende meerjarenonderhoudsplannen (MJOP) geactualiseerd en zal er gekeken worden naar het (verder) verduurzamen van het vastgoed. Onze schoolgebouwen worden hierin meegenomen. Om geen onnodige kosten te maken voor de actualisering zal er door team gebouwenbeheer eerst een strategisch integraal accommodatieplan gemeentelijk vastgoed worden opgesteld. Aan de hand van deze koers zal er vervolgens een DMJOP worden opgesteld voor al het maatschappelijk vastgoed dat bij de gemeente in beheer is en blijft. 

Verduurzaming gemeentelijke vastgoed
Het verduurzamen van ons gemeentelijk vastgoed is een doorlopend proces. Vanuit de overheid zijn er regels opgesteld in de zgn. erkende maatregelenlijst. Dit zijn maatregelen welk een terugverdientijd hebben van 5 jaar. Deze lijst wordt regelmatig geactualiseerd en het zijn maatregelen die bedrijven en overheden verplicht zijn om uit te voeren. Daarnaast zijn er natuurlijk grootschaligere acties die ten grondslag liggen aan het verduurzamen van ons gemeentelijke vastgoed. Zo heeft de gemeente Aalten in 2023 deelgenomen aan het project ‘Klimaatklaar’ van de Provincie Gelderland. Hierbij worden gemeentelijke organisaties met een inwonersaantal tot 30.000 inwoners ondersteund bij het opstellen van plannen voor het verduurzamen van vastgoed. Voor dit project zijn 3 locaties, waarvan de verwachting is dat zij de komende 15 jaar nog in gemeentelijk bezit zijn/blijven aangedragen. De drie gemeentelijke locaties; Gemeentehuis Markt 7, Gemeentekantoor Hofstraat 8 en de Eurohal Europastraat 2, zijn onder de loep genomen. Naast het langdurig gemeentelijk bezit, zijn deze locaties gekozen omdat op deze locaties het energieverbruik het hoogst ligt en er met het verduurzamen van de gebouwen grote voordelen behaalt kunnen worden. De businesscases zullen dienen als input voor de verder uitwerking van het verduurzamen van ons gemeentelijk vastgoed in 2024.
Voor een groot onderhoudsproject aan de Ahof wordt in samenwerking met een externe adviseur gewerkt aan verduurzamingsplannen. Voor de medefinanciering van dit project wordt gezocht na een cofinanciering bij de DUMAVA (subsidieregeling duurzaam maatschappelijk vastgoed) van de rijksoverheid en een erfgoed- en monumentensubsidie bij de provincie Gelderland.

 
Gemeentelijke Huisvesting Opvang Oekraïense vluchtelingen
Team gebouwenbeheer is nauw betrokken bij de huisvesting en opvang van Oekraïense vluchtelingen, dit zal ook in 2024 worden voortgezet. Ze zijn betrokken bij het zoeken naar huisvestingslocaties, het opstellen van overeenkomsten met zowel verhuurders als vluchtelingen en zijn het dagelijks aanspreekpunt voor huisvestingszaken van de gemeentelijke opvanglocaties.  

Voortgang cloudtransitie
De digitale ontwikkelingen gaan in een hoog tempo. De jaren 2023 en 2024 staan in het teken van de verdere omzetting van pakketten naar de cloud. De softwarepakketten gaan draaien op de servers van de leverancier en hierdoor worden nieuwe versies en onderhoud (denk aan beveiligingsupdates) sneller gerealiseerd. In 2024 zal ons zaaksysteem Join Zaak en Document en ons tijdsregistratiesysteem zijn overgezet. 
In 2024 zullen de eerste pilots draaien waarbij onze softwareprogramma’s worden gestart buiten de standaard werkomgeving (Citrix). De ontwikkelingen gaan zo hard dat die extra schil in de toekomst niet meer nodig is. Internet en een digitaal apparaat en gebruikersrechten zijn dan voldoende. Hiermee wordt het voor de eindgebruiker eenvoudiger en nog locatieonafhankelijker om de werkzaamheden uit te voeren. 

Omgevingswet
De inwerkingtreding van de Omgevingswet is 1 januari 2024. Vanaf 2024 gaan we dus live met de verwerking van de omgevingsvergunningen in samenwerking met het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Daarmee is het project Omgevingswet niet klaar. In 2024 worden de processen voor de omgevingsvergunningen, toepasbare regels en koppelingen verder bijgesteld en ontwikkeld. 

Hybride werkomgeving 
Het hybride werken is voor de meeste medewerkers een blijvende situatie geworden. De vergader-locaties in de gemeentelijke gebouwen zijn nu zo ingericht dat altijd ook online aan de vergadering deelgenomen kan worden. In 2024 zullen de werkplekken en werkplekindeling zijn afgestemd op het hybride werken. Ook zullen dan de eerste pilots lopen met het integreren van de telefonie in Microsoft Teams. Hierdoor wordt er voor het bellen en videobellen één omgeving gebruikt. Met het hybride werken start ook het adoptietraject van de digitale Microsoft-programma’s. Welk programma en softwarepakket past het beste bij mijn werkzaamheden en bij mijn integrale projecten (Teams, Sharepoint, Onenote, Onedrive). En wat is de relatie tussen de pakketten en hoe gebruik ik ze optimaal. Hierbij gaat het niet om technische koppelingen, maar om een adoptie-traject van nieuwe producten met veel kennisoverdracht aan de medewerkers.

Informatieveiligheid en privacy
De gemeente Aalten heeft landelijke regelgeving te volgen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. In de eerste plaats is dit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Deze baseline (die overeenkomst kent met ISO 27001/27002) is feitelijk een normenkader voor informatiebeveiliging. Het geeft weer waaraan organisaties of systemen moeten voldoen wanneer informatiebeveiliging goed is neergezet. Deze kunnen procesmatig zijn (bewustwording, het hanteren van procedures rondom in- en uitdiensttreding, hanteren en controleren van toegangsrechten tot informatiesystemen), fysiek (afschermen van ruimtes met toegangscontrole) of juist technisch (beveiliging van ICT-systemen en netwerken, veiligheidsmaatregelen om virussen en malware te voorkomen).
Naast de BIO dienen we de wetgeving van de AVG te volgen. Hierin staan voorschriften die ervoor moeten zorgen dat we niet onnodig privacygevoelige informatie van medewerkers of inwoners opslaan of delen. Ook geeft het weer hoe om te gaan met fouten (zoals datalekken), wat rechten van betrokkenen zijn (inzageverzoek) en hoe toezicht wordt uitgeoefend door de Functionaris Gegevensbescherming. Op beide vlakken is continue aandacht en verbetering nodig. We zijn immers een organisatie in beweging.
In 2023 hebben we een nieuwe applicatie in gebruik genomen. Deze helpt ons om het grote aantal applicaties dat in de gemeente Aalten in gebruik is in beeld te houden. Per applicatie is het uiteindelijk de bedoeling ook in beeld te hebben (a) wat de gevoeligheid van de gebruikte informatie is en (b) welke beveiligingsmaatregelen daarop passend zijn en ook daadwerkelijk zijn genomen. Deze monitoring biedt ons uiteindelijk de middelen om verbetertrajecten op te stellen en hierop te monitoren. De applicatie is kortgeleden in gebruik genomen en wordt stapsgewijs aangevuld in 2024. Daarnaast blijven we aandacht geven aan awareness. Onze teammanagers gaan, met hulp van CISO (Chief information Security Officer) en ISO, meer aandacht vragen voor “digitale hygiëne”, ofwel het veilig omgaan met digitale middelen. Onze privacy officer werkt hierop mee, door nieuwe collega’s in korte sessies wegwijs te maken in een veilige manier van werken en omgaan met gevoelige informatie. In 2023 is het projectbureau opgezet. De doelstelling is om vanuit Informatieveiligheid hiermee nauwer samen te werken. Op die manier is op nieuwe projecten (indien van toepassing) direct vanaf het begin de juiste aandacht voor informatiebeveiliging en privacy.
Regionaal intensiveren van de samenwerking op informatieveiligheid door actieve kennisuitwisseling bij de CISO’s. Ook in de ICT-samenwerking blijven we hiervoor aandacht vragen, door introductie van nieuwe technieken hand-in-hand te laten gaan met de beveiliging ervan. Hier zijn al belangrijke stappen gezet door gebruik te maken van een nieuwe vorm van 2FA (tweestapsverificatie) en van centraal management van apparatuur. Nieuwe ontwikkelingen op veiligheid zijn in voorbereiding.

Datalab GO 
De gemeente Aalten neemt sinds 2021 deel aan het Datalab Gelderland Oost, ofwel Datalab GO. Deze samenwerking is erop gericht om het datagedreven werken binnen de deelnemende gemeenten te versterken. Dit wordt gedaan door het ontwikkelen van data-producten, maar ook door in te zetten op kennisdeling en het promoten van datagedreven werken. In eerdere jaren is hierover al geschreven. De dataproducten en dashboards die zijn ontwikkeld hebben zich op 3 hoofdthema’s gericht. Op ieder van deze thema’s hebben medewerkers van onze gemeente bijgedragen.
1.    Klimaatbestendige en groene leefomgeving;
2.    Lange termijn impact corona, later verbreed met leer- en ontwikkelachterstanden bij jongeren en economische impact in de regio; 
3.    Ondermijning.

In 2024 zal er aandacht komen voor nieuwe thema’s.
Intern gaan we ons 2024 richten op 3 lijnen om de baten van datalab uit te nutten:
1.    Medewerkers bekend maken hoe de opgeleverde dataproducten in het dagelijks werk te gebruiken. Dit helpt hen om het werk beter, sneller of eenvoudiger te doen.
2.    Actief werk maken van de verbinding tussen het datalab en interne medewerkers, om aan te geven dat specialisten van het datalab ook beschikbaar zijn voor onze specifiek gemeentelijke vragen. We gaan o.a. praktijkvoorbeelden delen. In 2023 hebben we dit al enkele keren opgepakt met goed resultaat. We blijven daarnaast wijzen op het volgen van webinars en leergangen van het datalab.
3.    Datalab gebruikt tot op heden openbare en aangekochte data in haar producten. In 2023 wordt verkend op welke manier gemeenten en datalab stappen kunnen zetten om ook gemeente-eigen data te gaan gebruiken. Dat zal in 2024 concreter worden. 
We blijven de ontwikkelingen actief volgen.

Burgerzaken
In 2024 en de daaropvolgende jaren neemt het aantal te verstrekken reisdocumenten naar verwachting toe. 
Sinds 2014 is de duur van een reisdocument verlengd van 5 naar 10 jaar. Dit heeft het effect dat om de 10 jaar gedurende een periode van 5 jaar de aanvragen reisdocumenten fors toenemen. Voor 2024 is dit bijna 2 maal zoveel als in 2023 oplopend naar 2,5 maal zoveel in 2027 en 2028. Om de dienstverlening aan onze inwoners te waarborgen vragen we daarom nu om een flexbudget burgerzaken in de begroting op te nemen. Deze extra last is niet meegenomen bij de eerdere bijstelling van de leges burgerzaken. Dit flexbudget wordt ingezet voor het inhuren van tijdelijk personeel om de pieken gedurende het jaar op te vangen. Het budget heeft jaarlijks de omvang van de extra legesopbrengsten ten opzichte van het begrotingsjaar 2023 (€ 64.000). 

Beheer overige gebouwen en gronden
De fluctuatie in de geraamde lasten heeft betrekking op de onderhoudskosten voor de gebouwen die voortvloeien uit het MOP. Deze worden gedekt uit de reserve onderhoud gemeentelijke gebouwen.

 
Overhead
Op dit taakveld worden alle baten en lasten verantwoord die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces, zoals (interne) huisvesting, informatievoorziening, bestuursondersteuning en facilitaire zaken. 
De jaarlijkse fluctuatie in de lasten wordt grotendeels veroorzaakt door de geraamde kosten van groot onderhoud voor de twee locaties van het gemeentehuis en de werf. Deze zijn gebaseerd op het MOP en worden gedekt uit de reserve groot onderhoud gemeentelijke gebouwen. 

Treasury
De rente bijstelling bestaat uit hogere lasten voor de langlopende leningen. In de loop van 2024 wordt voor 10 jaar een rente voorzien van tegen de 4%. Een gedeelte van deze hogere rente kan toegerekend worden aan het riooltarief. Daarnaast zijn de renteontvangsten van een aantal posten naar boven toe bijgesteld. Per saldo levert dit een hogere rente last op van € 79.000 (2024), € 320.000 (2025), € 434.000 (2026) en 
€ 555.000 (2027). Verdere toelichting over de rente is te vinden in de paragraaf financiering. 

OZB-woningen en niet-woningen
De OZB-opbrengst wordt met 6% verhoogd. Dit zorgt voor een hogere opbrengst ten opzichte van 2023 van per saldo € 344.000. In de paragraaf Lokale heffingen is dit nader toegelicht.

Belastingen overig
De hondenbelasting wordt in vier jaar gefaseerd afgeschaft. Het tarief 2022 bedroeg € 65,00. Dit tarief wordt voor 2024 met 50% verlaagd en komt daarmee op € 32,50. 
De tarieven van de overige leges worden met 3,0% verhoogd. Uitzondering daarop zijn de tarieven die gebaseerd zijn op het gemeentelijk uurtarief en/of een wettelijk (maximum)tarief.

Algemene uitkering en overige uitkeringen gemeentefonds 
De uitkomsten van de doorrekening van de Meicirculaire 2023 vormt de basis voor de berekening van de algemene uitkering voor 2024 en de jaren daarna. In de jaren 2024 en 2025 loopt de algemene uitkering op met ruim vier miljoen euro om vervolgens in 2026 terug te vallen naar 3,2 miljoen euro en in 2027 zelfs naar 2,4 miljoen euro. Zo doende blijft het ravijnjaar 2026 bestaan. Met name het lager vastgestelde volume-accres vanaf dat jaar € 1,8 miljard is daar debet aan. 

Overige baten en lasten 
Aan de batenkant worden op dit taakveld de negatieve saldo’s gepresenteerd. De positieve resultaten in 2024 en 2025 staat aan de lastenkant. Onvoorzien maakt ook onderdeel uit van dit taakveld. In 2023 is deze volledig ingezet, in 2024 is dit bepaald op € 350.000. 
Naast onvoorzien is er voor het Raadsprogramma 2022-2026 in 2024 nog een bedrag gereserveerd van 
€ 11.000 en vanaf 2025 € 216.000. Eventuele aanwending van dit budget volgt bij uitvoering van de acties zoals beschreven in het Uitvoeringsprogramma.

Vennootschapsbelasting
Geen afwijkingen.

Mutaties reserves
In het overzicht reserves en voorzieningen worden de reserve mutaties 2024 en volgende jaren toegelicht. Het grote verschil ten opzichte van 2023 komt door de toevoegingen en onttrekkingen aan de algemene reserve en de reserve overlopende posten. 
In de begroting 2023 is besloten om de algemene reserve te versterken in 2023 t/m 2025 met oog op het ravijnjaar 2026. In deze begroting blijkt dat er in 2024 en 2025 momenteel onvoldoende financiële ruimte is om de algemene reserve dusdanig te voeden. Om die reden draaien we het versterken van de algemene reserve gedeeltelijk terug. In 2024 wordt de volledig versterking van € 500.000 teruggedraaid. In 2025 wordt deze met € 1.050.000 verlaagd. Daarmee wordt de reserve in 2025 nog versterkt met € 750.000.

Resultaat van de rekening van baten & lasten
Op dit taakveld wordt alleen het definitieve jaarrekeningresultaat gepresenteerd. In 2022 was dit een overschot van € 1.378.000.