Paragraaf Bedrijfsvoering

Omschrijving (toelichting)

Een goede bedrijfsvoering is voor een organisatie belangrijk. Gericht op de gemeentelijke omgeving, betekent dit beheersing van alle processen, inclusief bijsturing waar en wanneer nodig. Dit is een voorwaarde om aan de verwachtingen van de gemeenschap en het bestuur te voldoen en om goed gemeentelijk beleid te realiseren. Belangrijk daarbij is zo goed mogelijk verslag doen over de uitvoering via de reguliere P&C (planning & control) cyclus en bij actuele en belangrijke onderwerpen. Dat verslag bestaat breed uit de begroting, jaarstukken, tussentijdse rapportages, raadsvoorstellen en raadsmededelingen.  Vragen daarover worden op verschillende manieren beantwoord.
Rondom de organisatie en belangrijke thema’s speelt naar verwachting (ook) in 2025 het volgende:

Omschrijving (toelichting)

Per 1 januari 2023 is de nieuwe organisatiestructuur in werking getreden. De belangrijkste beweegredenen voor deze organisatiewijziging waren:
-    Meer ruimte voor goede invulling leidinggevende taken.
-    Voldoende aandacht voor elke medewerker.
-    De veranderende samenleving.
-    Invulling geven aan burgerparticipatie.
-    Meer mogelijkheden voor pro-activiteit.
-    Meer ruimte voor eigen verantwoordelijkheid.

De nieuwe organisatiestructuur bestaat uit een tweehoofdige directie (de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur Bedrijfsvoering) met daaronder zes teams. Daarnaast een staf, die alleen nog bestaat uit het taakveld P&O (personeel en organisatie).

De teams worden geleid door een teammanager, die hiërarchisch en functioneel leidinggevende is. De teammanagers worden functioneel aangestuurd door de directeur Bedrijfsvoering en hiërarchisch door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De taakverdeling van de directie en het management zijn uitgewerkt in een directiestatuut. In de nieuwe organisatiestructuur worden de integrale advisering, het projectmatig werken en de coördinatie van de raadsprogramma’s verder versterkt door het instellen van een projectenbureau. Dit is vooralsnog een pilot om hiermee ervaring op te kunnen doen. 

In de loop van 2024 voert de ondernemingsraad een tussentijdse evaluatie uit met betrekking tot de nieuwe organisatiestructuur en de pilot projectenbureau. In de tweede helft van 2025 volgt de eindevaluatie in overleg met de OR. Mogelijk komen er nog beperkte bijstellingen in het kader van optimalisering en doorontwikkeling, maar in grote lijnen hebben wij de indruk dat de nieuwe organisatiestructuur goed staat.

Omschrijving (toelichting)

In de afgelopen jaren hebben we nieuw beleid met betrekking tot de HRM-gesprekken en beloning opgesteld dat beter past bij de nieuwe inzichten over personeelsbeoordeling. Dit nieuwe beleid sluit aan bij de nieuwe organisatiestructuur en het doorlopen traject met betrekking tot een professionele cultuur. De regie en het eigenaarschap van de medewerker met betrekking tot de eigen ontwikkeling worden gestimuleerd. De nieuwe systematiek is minder rigide en gereguleerd. De pluspunten van het bestaande beloningsbeleid worden behouden.  
Over het nieuwe beleid hebben we overeenstemming bereikt met het Lokaal Overleg met de vakbonden en de ondernemingsraad. Het nieuwe beleid is in werking getreden op 1 juni 2024.

In het kader van het ontwikkelingstraject professionele cultuur zijn alle medewerkers geïnformeerd over de kernwaarden en professioneel gedrag en over feedback geven en ontvangen met social styles. In 2025 wordt dit verder geïmplementeerd.

Omschrijving (toelichting)

De krapte op de arbeidsmarkt is in het afgelopen jaar verder toegenomen en gaat ook in de komende jaren nadrukkelijk gevoeld worden. Hoewel we veel vacatures nog goed kunnen invullen, merken we in toenemende mate dat dit bij bepaalde vakgebieden niet meer lukt of langer duurt. 
Door de grote uitstroom wegens pensioneringen in de gemeentelijke sector neemt de spanning op de arbeidsmarkt alleen maar verder toe. Dit leidt onherroepelijk tot een verdere stijging van de loonkosten door opwaartse druk op de algemene loonontwikkeling in de cao, door druk op de salarisonderhandelingen bij de invulling van vacatures, door individueel rechtspositioneel maatwerk en door kosten van externe inhuur of andere tijdelijke oplossingen. 

Daarnaast leidt de krappe arbeidsmarkt tot risico’s met betrekking tot de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners en de gemeenteraad en de tijdige oplevering van producten. Dit is met name het geval als we concessies moeten doen met betrekking tot de kwaliteit bij de invulling van vacatures en als vacatures langer open staan of niet ingevuld kunnen worden.
Door een organisatie brede functiewaarderingsronde willen we ervoor zorgen dat onze primaire arbeidsvoorwaarden actueel en voldoende concurrerend zijn. Daarnaast werken we in het project hybride werken aan modern werkgeverschap door voorstellen te ontwikkelen voor verdere stappen in flexibiliteit, gezonde arbeidsomstandigheden, vitaliteit, duurzaamheid, ontwikkelingsmogelijkheden en betrokkenheid. Waar mogelijk zetten we daarbij in op verduurzaming van de arbeidsvoorwaarden en aansluiting bij de global goals.

Omschrijving (toelichting)

Bij de wijziging van de organisatiestructuur per 1 januari 2023 is afgesproken een organisatie brede functiewaarderingsronde te houden. Dat is nodig om diverse nieuwe of gewijzigde functies binnen de aangepaste organisatiestructuur te waarderen en om te beschikken over een actueel en concurrerend salarishuis in een krappe arbeidsmarkt.

In het afgelopen jaar hebben we overeenstemming bereikt met de OR en met het Lokaal Overleg met de vakbonden over de uitgangspunten van deze organisatie brede functiewaardering. Ook zijn de voorbereidingen gestart voor de organieke beschrijving van de hoofdtaken van alle medewerkers, als grondslag voor de waardering van de functie. Dit functiewaarderingstraject wordt naar verwachting in het eerste kwartaal van 2025 afgerond.

Omschrijving (toelichting)

In de komende vijf jaren verlaten 37 medewerkers (18,2%) de organisatie wegens pensionering. In de 
komende 10 jaren gaat het om 72 medewerkers (35,5%). Deze voorziene uitstroom willen we tijdig en proactief opvangen om de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening te garanderen. Hierbij kijken we niet alleen naar één op één vervanging in formatie, maar ook naar de ontwikkelingen in procesoptimalisatie, digitalisering en robotisering. Afgelopen jaar zijn we daarom gestart met een nieuwe strategische personeelsplanning 2024-2034, die in de loop van 2024 wordt vastgesteld.

In het kader van de planning/fasering van de uitstroom zijn we regelmatig in gesprek met de medewerkers over het in lijn brengen van de individuele wensen en de plannen van de organisatie. We kijken op basis van individueel maatwerk actief naar de mogelijkheden van eerdere pensionering of juist het (eventueel in deeltijd) langer doorwerken na de AOW-datum.

Uitgangspunt is dat we zorgdragen voor een goed instroomproces (on boarding) zodat nieuwe medewerkers goed en adequaat worden ingewerkt zonder dat dit ten koste gaat van de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening.

Daarnaast zien we dat de uitstroom naar een andere werkgever toeneemt door de krapte op de arbeidsmarkt. De ontwikkeling van deze uitstroom is moeilijk te voorspellen.

Omschrijving (toelichting)

Onlangs hebben wij een instemmingsaanvraag naar de OR gezonden met betrekking tot een geactualiseerd werving- en selectiebeleid. In het nieuwe werving- en selectiebeleid blijven we stevig inzetten op verjonging en een evenwichtiger leeftijdsopbouw. Door een actief beleid met betrekking tot onder andere stageplaatsen, afstudeeropdrachten en deeltijdbanen voor studenten willen we jongeren aan de gemeente Aalten binden. We zorgen voor een goed netwerk en een goede ingang bij de MBO-instellingen, Hbo-instellingen en universiteiten. We streven naar tenminste twee continu/opvolgende stageplaatsen en/of afstudeeropdrachten binnen elk team. Verder hebben we de wens om binnen de organisatie ruimte te bieden voor een traineeship zodra daarvoor financiële ruimte bestaat, bijvoorbeeld binnen het projectenbureau.

Omschrijving (toelichting)

Binnen onze organisatie worden diverse activiteiten op het gebied van de vitaliteit ontwikkeld door de werkgroep Nog gezonder en vitaler. De doelstelling van de werkgroep is medewerkers bewust te maken van het belang van gezondheid en vitaliteit. De werkgroep vraagt via intranet aan de hand van maandelijkse thema’s aandacht voor gezondheid en vitaliteit, geeft tips en organiseert diverse clinics en andere activiteiten. Tijdens de Zomerweek en de Winterweek heeft de werkgroep verschillende dagdelen met sportieve en vitale activiteiten georganiseerd.

 In de in het afgelopen jaar gesloten CAO Gemeenten 2024–2025 is geregeld dat gemeenten in overleg met de OR een beleidsplan vitaliteit moeten vaststellen. In dit beleidsplan moet onder andere worden voorzien in een periodieke peiling van de werkdruk en periodiek overleg met de OR over de personele bezetting en eventuele maatregelen tegen (dreigende) onder- en overbezetting. We streven ernaar in 2025 te beschikken over een vastgesteld beleidsplan vitaliteit dat kan rekenen op de instemming van de OR.

Omschrijving (toelichting)

Bewust kiezen voor duurzame mobiliteit en daarmee minder broeikasgassen in het verkeer. Dat is het doel van het Besluit CO2-reductie werk gebonden personenmobiliteit dat op 1 juli 2024 in werking is getreden. Het besluit komt voort uit het Klimaatakkoord. Met dat akkoord spraken overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties maatregelen af om de CO2-emissies te verminderen. Daarbij hoort verduurzaming van mobiliteit. Een van de afgesproken maatregelen is een wettelijke norm voor werkgevers met 100 of meer werknemers. 

Hiermee moet de CO2-emissie door werk gebonden personenmobiliteit in 2030 met minimaal 1 Mton worden teruggedrongen. Het besluit geeft invulling aan die afgesproken maatregel. Doel daarvan is dat werkgevers bewuste keuzes maken over verduurzaming van hun mobiliteit.
Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers (met 100 of meer werknemers) jaarlijks gegevens bijhouden en 
rapporteren over de mobiliteit van hun werknemers. Het gaat daarbij om woon-werk en zakelijke mobiliteit. 

In 2026 evalueert het ministerie van infrastructuur en waterstaat de CO2-reductie die in 2024 en 2025 is behaald. Als organisaties goed op koers liggen, blijft het bij rapporteren. Als het niet lukt, kan vanaf 2028 een wettelijke norm worden ingesteld waarmee slimmer en zuiniger reizen kan worden afgedwongen. Want linksom of rechtsom: de CO2-winst is nodig om de klimaatdoelen te halen.

In het afgelopen jaar hebben we binnen het project hybride werken enkele opties voor verduurzaming van het woon-werkverkeer en de zakelijke mobiliteit onderzocht. Tevens hebben we door het regionale initiatief GAON een mobiliteitsscan voor onze organisatie laten uitvoeren. Met die onderzoeken creëren we een beeld hoe we onze voorbeeldrol als overheidswerkgever kunnen invullen.
Tevens is het van belang dat cao-partijen onderzoek doen naar het eventueel opnemen van vergoedingen in de cao Gemeenten. 

Omschrijving (toelichting)

In de afgelopen jaren hebben we het beleid met betrekking tot de bestuurlijke en ambtelijke integriteit geactualiseerd en de diverse integriteitsregelingen opnieuw vastgesteld. Aan de hand van een meerjarig implementatieprogramma voeren we jaarlijks diverse bewustwordingsactiviteiten uit, onder andere met betrekking tot de melding van nevenfuncties, de melding van financiële belangen en de geschenkenregeling. We vragen van nieuwe medewerkers een verklaring omtrent het gedrag en het afleggen van de eed of belofte tijdens een ceremoniële bijeenkomst. Eind 2025 gaan we de bestaande regelingen op het gebied van de ambtelijke integriteit evalueren en actualiseren.

Omschrijving (toelichting)

Door een samenloop van omstandigheden (onder andere Corona, het thuiswerken en personele wisselingen) is de aandacht voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen met betrekking tot Arbo en Veiligheid in de afgelopen jaren wat weggezakt. In verband hiermee hebben we in het afgelopen jaar een nieuwe werkgroep Arbo en Veiligheid ingesteld, die diverse praktische zaken (BHV-organisatie, interventieteam, oefeningen en trainingen) inmiddels op orde heeft gebracht. In 2025 gaan we het beleid met betrekking tot Arbo en Veiligheid actualiseren en bezien of er een nieuwe RI&E (risico-inventarisatie en evaluatie) moet plaatsvinden.  

Omschrijving (toelichting)

De digitale en fysieke werkplek evolueert voortdurend en met de komst van het hybride werken komt dit in een versnelling. We kijken enerzijds naar de inrichting van onze kantoren om deze beter te laten aansluiten op het hybride werken. Hierbij werken we ook de mogelijkheden van een sociaal plein uit en gaan we het aantal werkplekken terugbrengen en meer overleg-, bel- en teams ruimtes creëren. Dit werken we uit in een schetsontwerp en kostenraming. 
Daarnaast zullen we ook stappen maken in het verder optimaliseren van de digitale werkplek. Thuiswerken is nu eerder regel dan uitzondering geworden. En deze gebruikers willen altijd en overal toegang tot hun informatie, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken of de plek waar ze zitten. Op basis van rechten en producten van Microsoft (waaronder Outlook, Teams, Sharepoint, Onedrive) wordt het nieuwe werkplekconcept ondersteund.

Omschrijving (toelichting)

Voor allerlei maatschappelijke vraagstukken binnen de gemeente Aalten is analyse van data noodzakelijk. Al gaat het om vragen vanuit het sociaal domein, financiële vraagstukken of bijvoorbeeld analyse van ruimtelijke waarden. Data is zeer geschikt om besluiten met cijfers en argumenten te onderbouwen en gaat een steeds grotere rol spelen. Daarom wordt in 2025 het aandachtsgebied data en data gedreven werken in diverse projecten en producten verstevigd.

Omschrijving (toelichting)

Grip op de ontwikkeling van de informatievoorziening is inmiddels noodzakelijk voor onze gemeente. Het gaat daarbij niet alleen over de ontwikkeling van de automatisering (die rand voorwaardelijk is geworden voor ons werk). Het gaat juist ook over de strategische bouwsteen die informatie is geworden, omdat het grootste deel van onze producten en diensten bestaat uit data en informatie. We beheren (bijvoorbeeld BRP), verwerken (bijvoorbeeld inkomensgegevens in het kader van bijzondere bijstand) of verstrekken (bijvoorbeeld vergunningen) data en informatie aan onze inwoners. Data en informatie zit daarmee voor de gemeente Aalten in de kern van ons bestaansrecht en zou dus ook nog meer dan nu het geval is tot de kern van onze bedrijfsvoering moeten horen.
Duurzaam grip krijgen op de ontwikkeling van de informatievoorziening is noodzakelijk om zelf regie te houden, om zelf de keuzes te kunnen maken zonder dat die van buitenaf vóór je worden genomen. In 2025 werken we aan het uitvoeringplan behorende bij de visie versterking informatievoorziening.

Omschrijving (toelichting)

Ook in 2025 blijft de samenwerking met de Achterhoekse gemeenten een feit. Er wordt geprobeerd om zoveel mogelijk gezamenlijk aan te besteden. Gezamenlijk projecten op dit moment zijn onder andere ‘Huishoudelijke ondersteuning, ‘Gevarenverzekering” en ‘Flexwerken”. In 2025 gaan we zoveel mogelijk toezien dat naast SROI ‘circulariteit’ wordt meegenomen binnen de aanbestedingen. 

Over verdere ontwikkelingen rondom onder andere dienstverlening, de gemeentelijke website, 
IT-ontwikkelingen en informatieveiligheid en privacy wordt verwezen naar de ontwikkelingen zoals genoemd in Programma 3 Bedrijfsvoering.

Verder zijn voor 2025 de volgende budgetten in deze begroting opgenomen: 

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2025 van € 86. In 2024 was het uurtarief € 82. 
Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking.