Paragraaf Bedrijfsvoering

Een goede bedrijfsvoering van de gemeente, die gericht is op de gemeentelijke omgeving, betekent beheersing van alle processen, inclusief bijsturing waar nodig. Dit is een voorwaarde om aan de verwachtingen van de maatschappij en het bestuur te voldoen en om gemeentelijk beleid te realiseren. Eén van de doelstellingen daarbij is zo goed mogelijk verslag te doen over de uitvoering via de reguliere P&C (planning & control) cyclus of bij actuele onderwerpen en vragen daarover door middel van een raadsmededeling. In 2022 ging dat om 213 raadsmededelingen (2021 231). Rondom de organisatie en algemene thema’s speelde in 2022 het volgende:

In 2022 heeft de transitie naar de nieuwe organisatiestructuur per 1 januari 2023 plaatsgevonden. De belangrijkste beweegredenen voor deze organisatiewijziging zijn:
-    Meer ruimte voor goede invulling leidinggevende taken
-    Voldoende aandacht voor elke medewerker
-    De veranderende samenleving
-    Invulling geven aan burgerparticipatie
-    Meer mogelijkheden voor pro-activiteit
-    Meer ruimte voor eigen verantwoordelijkheid

De nieuwe organisatiestructuur bestaat per 1 januari 2023 uit een tweehoofdige directie (de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur Bedrijfsvoering) met daaronder zes teams. Daarnaast een staf, die alleen nog bestaat uit het taakveld P&O (personeel en organisatie). Onderstaand het nieuwe organogram:

De teams worden geleid door een teammanager, die hiërarchisch en functioneel leidinggevende is. De teammanagers worden functioneel aangestuurd door de directeur Bedrijfsvoering en hiërarchisch door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. 
De taakverdeling van de directie en het management zijn uitgewerkt in een directiestatuut. In de nieuwe organisatiestructuur worden de integrale advisering, het projectmatig werken en de 
coördinatie van de raadsprogramma’s verder versterkt door het instellen van een projectenbureau.
We gaan dit eerst doen in de vorm van een pilot om hiermee ervaring op te kunnen doen. Tussentijds en na afloop van de pilot vindt een evaluatie plaats.

Sinds het voorjaar van 2021 loopt er een ontwikkelingstraject binnen de organisatie gericht op een professionele cultuur. Medewerkers worden getraind op de verdere ontwikkeling van een professionele cultuur binnen de organisatie en het geven en ontvangen van feedback. Het ontwikkelingstraject heeft door de coronamaatregelen en ontwikkelingen binnen de organisatie een langere doorlooptijd dan voorzien.  
In 2022 stond dit ontwikkelingstraject voornamelijk in het teken van de training van de teammanagers en P&O-consulenten voor hun nieuwe taken/andere rol. Daarbij kwamen onder meer onderwerpen als de bet-kenis van een professionele cultuur, het verschil tussen leiderschap en management, leiderschap in een systemische omgeving en social styles aan de orde. Verder werd tijdens het ontwikkelingstraject ingegaan op de uitwerking van de kernwaarden van de organisatie.

In 2023 wordt het ontwikkelingstraject vervolgd en afgesloten met de training van alle medewerkers/teams op de kernwaarden en professionele houding en gedrag.

Tijdens de coronacrisis zijn positieve ervaringen opgedaan met het thuiswerken. Voor veel functies is het efficiënt gebleken. Belangrijke bijkomende voordelen zijn de afname van het woon-werkverkeer (minder milieubelasting, minder parkeerplaatsen) en de afname van het aantal benodigde kantoorwerkplekken. Daar staan de benodigde investeringen in ICT en andere voorzieningen voor thuiswerken tegenover. Aandachtspunten zijn het behoud van collegiale contacten, samenwerking en teambuilding. 
Na de eerdere onderzoeken van de werkgroep Aalten na corona en het studieproject van vijf HBO-studenten hebben wij besloten een project hybride werken in te stellen, dat met gebruikmaking van de uitkomsten van de eerdere onderzoeken in breder perspectief adviseert over de inrichting van het hybride werken. 
Verdere verkenning van het onderwerp hybride werken in de afgelopen periode heeft geleerd dat dit veel meer is dan alleen afspraken maken over de verhouding thuiswerken en op kantoor werken. Zo is het belangrijk om een goed beeld te hebben van wat we als organisatie willen met hybride werken en hoe dit past binnen onze visie, missie, motto en kernwaarden. Welke percepties hebben de medewerkers hierbij als het gaat om werkomgeving, thuiswerkplek, arbeidsvoorwaarden, facilitaire diensten, verbondenheid, mobiliteit en werkafspraken? 

We willen het maximale uit de nieuwe ontstane manier van werken halen en daar waar nodig een optimalisatieslag maken als het gaat om de Bricks (werkomgeving), Bytes (techniek), Behavior (gedrag) en Belongings (betrokkenheid). Zodat iedereen binnen de organisatie een hybride werkplek krijgt die hij of zij waardeert en die daadwerkelijk waarde toevoegt aan de doelstellingen van de gehele organisatie. De uitdaging bestaat uit het inbedden van de nieuwe hybride werkwijze in de organisatiecultuur.

We zijn er in de afgelopen maanden steeds meer van overtuigd geraakt dat het uitwerken van het bovenstaande vraagt om deskundigheid die wij zelf onvoldoende in huis hebben. Daarom hebben we besloten externe hulp in te schakelen om ons hierin te begeleiden. De externe deskundigheid van Ditox helpt ons bij de uitwerking maar neemt niet onze taken over. Het is een begeleiding die de bestaande projectgroep gaat ondersteunen met de volgende deelvragen:
•    Hoe organisatiebreed de cultuur- en gedragsverandering te stimuleren binnen de gemeente Aalten, inclusief de daarbij horende kaders en afspraken?
•    Hoe de projectorganisatie integraal (dus op het gebied van Personeel&Organisatie, Vastgoed & Facilitair Management, Interne Controle en Communicatie) te ondersteunen met de visievorming (kaders), governance, planning en realisatiefase van het hybride werken programma?
•    Hoe de organisatie als geheel mee te nemen in de verandering naar/van de hybride manier van werken?

In de loop van 2023 informeren wij u verder over de uitkomsten van het project hybride werken.

In 2022 hebben wij een nieuwe visie op gezondheid voor de organisatie vastgesteld, die in lijn is met de algemene visie van de gemeente Aalten op de publieke gezondheid.
Als werkgever willen we primair uitgaan van de eigen kracht en verantwoordelijkheid van de medewerkers, maar we hebben uit betrokkenheid met de medewerkers en om uitval te voorkomen tegelijkertijd specifiek aandacht voor medewerkers die een verhoogd risico hebben op gezondheidsproblemen. De waarde van preventie en positieve gezondheid staat centraal. De rol van de werkgever is om medewerkers te ondersteunen en te stimuleren bij het maken van gezonde keuzes. Dat doen we door een omgeving te creëren waarin het makkelijker is om aan een gezonde leefstijl te werken. We zorgen voor gezonde werkomstandigheden. We hebben nadrukkelijk aandacht voor invloeden uit de privé omgeving van de medewerker en stimuleren gezonde verhoudingen en een gezonde balans. We hebben een dienstverleningsovereenkomst gesloten met Caretowork, waarvan de visie op gezondheid goed aansluit op de onze.

In de CAO Gemeenten 2019-2020 is afgesproken dat alle gemeentelijke werkgevers een vitaliteitsbeleid moeten hebben. In de CAO Gemeenten 2021-2022 is de uitwerking daarvan echter beperkt gebleven tot de invoering van een mogelijkheid om verlof meerjarig te sparen. Naar onze mening moet er meer gebeuren en moeten we dus zelf aanvullend beleid ontwikkelen. 
Onze nieuwe visie op gezondheid en het project hybride werken kunnen daaraan bijdragen. In het verlengde daarvan gaan we in overleg met de ondernemingsraad een plan opstellen voor activiteiten om de vitaliteit te bevorderen. 

In 2022 heeft de werkgroep ‘Nog Gezonder & Vitaler’ de voorbereidingen getroffen voor een jaarplan voor activiteiten om de vitaliteit te bevorderen. Vooruitlopend daarop zijn al enkele concrete activiteiten uitgevoerd. De doelstelling van de werkgroep is medewerkers bewust te maken van het belang van gezondheid en vitaliteit. 

Met het vitaliteitsbeleid en jaarplan vitaliteit willen we bijdragen aan diverse global goals, met name op het gebied van de bevordering van gezondheid en welzijn, duurzame inkoop en de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In de loop van 2023 informeren wij u nader over het jaarplan vitaliteit en de daarvoor benodigde middelen

Er zijn al langere tijd signalen van een toenemende verkrapping van de arbeidsmarkt. In het afgelopen jaar hebben ook wij ervaren dat het moeilijker wordt vacatures in te vullen. Gelet op de grote uitstroom wegens pensioneringen in de gemeentelijke sector verwachten wij dat de spanning op de arbeidsmarkt in de komende jaren verder toeneemt. Dit leidt onherroepelijk tot een stijging van de loonkosten door opwaartse druk op de algemene loonontwikkeling in de CAO, door druk op de salarisonderhandelingen bij de invulling van vacatures, door individueel rechtspositioneel maatwerk en door kosten van externe inhuur of andere tijdelijke oplossingen. 

Daarnaast leidt de krappe arbeidsmarkt tot risico’s met betrekking tot de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners en de gemeenteraad en de tijdige oplevering van producten. Dit is met name het geval als we concessies moeten doen met betrekking tot de kwaliteit bij de invulling van vacatures en als vacatures langer open staan of niet ingevuld kunnen worden.

In 2022 zijn we in verband met de krappe arbeidsmarkt begonnen met een heroverweging van onze arbeidsmarktpositie. Hoe aantrekkelijk zijn wij als werkgever? Zijn onze arbeidsvoorwaarden concurrerend? Bieden we voldoende ontwikkelingsmogelijkheden? Is het werk leuk, uitdagend en is er een goede balans tussen werk en privé? We willen op korte termijn concrete voorstellen ontwikkelen om ervoor te zorgen dat we de vele vacatures die we voor de komende jaren verwachten goed kunnen invullen. In de loop van 2023 informeren wij u nader over de daarvoor benodigde middelen. Waar mogelijk zetten we daarbij in op verduurzaming van de arbeidsvoorwaarden en aansluiting bij de global goals.

In de afgelopen jaren hebben we flinke stappen gezet bij de herijking van het beleid met betrekking tot de bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Nadat eerst de kaders en uitgangspunten van het nieuwe integriteitsbeleid door de gemeenteraad zijn vastgesteld, werden de verschillende regelingen en protocollen voor de bestuurlijke integriteit en de ambtelijke integriteit geactualiseerd. 
Het jaar 2022 stond vooral in het teken van de bewustwording. Daartoe zijn twee permanente gremia ingesteld voor het onder aansturing van de stuurgroep opstellen en uitvoeren van implementatieprogramma’s: de commissie geloofsbrieven en integriteit en de werkgroep implementatie ambtelijke integriteit. 

Voor de ambtelijke integriteit is inmiddels een implementatieprogramma 2022 – 2025 vastgesteld, dat bestaat uit diverse bewustwordingsactiviteiten, die structureel ingebed worden. De werkgroep zorgt voor de uitvoering van dit meerjarige programma.

In de Kaders en uitgangspunten Integriteitsbeleid gemeente Aalten is opgenomen dat tweejaarlijks een bijeenkomst over bestuurlijke integriteit wordt gehouden. De commissie Geloofsbrieven en Integriteit heeft een bewustwordingsbijeenkomst gepland, voorbereid en begin 2023 uitgevoerd.

Net als in voorgaande jaren is ook in 2022 op inkoop- en aanbestedingsgebied zoveel mogelijk samenwerking gezocht met de Achterhoekse gemeenten. Gezamenlijke aanbestedingen waren er onder andere bij de inkoop van:
•    Wmo Logeren 
•    Hoog Complexe Jeugdhulp  
•    Gestart; ZOOV de vervoerscentrale en het routevervoer 
•    Gestart; Wegenzout en pekel.

Binnen de gemeente Aalten waren ook diverse aanbestedingen onder andere:
•    De Wegwijzer 
•    Website gemeente Aalten
•    Herinrichting centrumgebied en Heelweg/Allee in Dinxperlo

Verder was 2022 het jaar van de afronding van de grootschalige regionale aanbesteding van de inkoop van Jeugdhulp, Wmo en beschermd wonen.  De gunningsdatum was op 5 april 2022 voor Jeugdhulp voor het segment Integrale Ambulante Jeugdhulp en Gezins- en woonvormen en binnen de Wmo voor het segment Wonen en Individuele Ondersteuning. Dit houdt in dat per 1 juli 2022 gestart is met de nieuwe, resultaatgerichte werkwijze voor Jeugdhulp en Wmo (inclusief Wonen). Kort na deze start is ook het segment Logeren onderhands gecontracteerd en startte op 15 augustus 2022 de aanbesteding voor het segment Jeugd Hoog Complex met Verblijf, welke uiteindelijk is omgezet in een gunning met startdatum 1 januari 2023.
Er wordt sinds 1 juli 2022 een overgangsperiode gehanteerd om tot een zorgvuldige en heldere overdracht te komen van inwoners met lopende indicaties bij niet-gecontracteerde aanbieders. Oorspronkelijk liep deze overgangsperiode af op 31 december 2022. Een knelpunt in het realiseren van een tijdige en zorgvuldige warme overdracht bleek regionaal de personele krapte bij zowel gemeenten als zorgaanbieders. De afstemming vroeg vaak meer tijd dan verwacht. Om geen cliënten tussen wal en schip te laten vallen heeft het college daarom op 13 december 2022 besloten om de overgangsperiode met drie maanden te verlengen voor de segmenten Integrale Ambulante Jeugdhulp (IAJ), Gezins- en Woonvormen (GWV) en Wmo Integrale Ondersteuning (Wmo IO).

Nadat in 2021 het ‘convenant SROI’ (Social Return on Investment) ondertekend is door de diverse Achterhoekse colleges, is in 2022 gezamenlijk het Dienstverleningsplan ontwikkeld. Daarmee is een uniforme werkwijze bij de inkoop gerealiseerd als het gaat over SROI. Hierbij wordt aan uitvoerders/ leveranciers van gemeentelijke opdrachten gevraagd (ontwikkel)kansen te geven aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Aanvullend zijn de medewerkers van de diverse gemeenten geïnformeerd via roadshows. Tevens hebben we aan de hand van de factsheets ‘inkoop’ en ‘SROI’ meer bewustwording proberen te creëren bij onze collega’s. De daadwerkelijke uitvoering van het Dienstverleningsplan vindt in 2023 plaats.

De oorlog in Oekraïne heeft invloed op de dagelijkse bedrijfsvoering in Aalten. Zo ook op hoe wij onze inkoop inrichten. Met het vijfde sanctiepakket van de EU werd duidelijk dat er een verbod is gekomen per 10 oktober 2022 op deelname van Russische onderdanen en entiteiten aan overheidsopdrachten in de EU. Hierop zijn alle lopende contracten van de gemeente Aalten die geregistreerd staan in het contractenregister gecontroleerd op Russische inmenging. Uit de controle is gebleken dat wij geen zakendoen met bedrijven die Russische invloeden hebben.

In 2022 is € 154.000 aan kosten gemaakt ten behoeve van de zogenaamde Gemeentelijke Opvang Oekrainers (GOO). Deze kosten bestaan uit transitiekosten voor de realisatie/gebruiksklaar maken van deze panden en de beheerkosten. Voor deze kosten is compensatie van € 108.000 ontvangen van het ministerie van Justitie en Veiligheid. 

De kosten die gemaakt zijn ten behoeve van de vluchtelingen uit Oekraïne bestaan uit leefgeld en coördinatie door Figulus, inhuur van projectleider inzet van tolken. Voor de compensatie van de kosten voor de opvang van de Oekraïners is er een specifieke uitkering in het leven geroepen, deze bijdrage verlening van het ministerie van Justitie en Veiligheid dit is de zogenaamde Bekostigingsregeling opvang Ontheemden Oekraine. In 2022 is er € 666.000 verantwoord, de regeling bestaat uit drie verschillende onderdelen;
-Voor de Gemeentelijke Opvang Oekraïners (GOO) zijn transitiekosten voor het gebruiksklaar maken gedeclareerd. 
-Daarnaast ontvangt de gemeente een normbedrag per opvangplek (tot 15 oktober 2022 € 100 daarna € 83 per dag) 
-Voor de Particuliere Opvang Oekraïners (POO) is er een normbedrag van € 210 per geregistreerde persoon per maand waarin aan deze persoon een verstrekking is gedaan. 
Per saldo is er in 2022 € 136.000 over op de Oekraïne budgetten. Dit bedrag is aan de algemene reserve toegevoegd en blijft beschikbaar voor Oekraïne gerelateerde lasten. Er is hierbij nog geen rekening gehouden met de inzet van ambtelijke uren. In 2023 wordt de inzet van de Oekraïnegelden verder bezien.  

Het subsidiejaar 2022 is goed verlopen. De meeste aanvragen worden gedaan bij de Provincie Gelderland, maar ook zijn aanvragen gedaan bij het RVO en het Ministerie van VWS bijvoorbeeld.
In totaal is in 2022 € 1.948.000 subsidie aangevraagd, waarvan toegekend € 1.749.000. Het toegekende bedrag loopt naar verwachting nog wat op, omdat er nog aanvragen lopen die nog op uitsluitsel wachten. 

Onderstaand een overzicht met de diverse aanvragen.

Bepaalde regelingen die in 2021 nog konden worden aangevraagd in het kader van coronasteun zoals de tegemoetkoming van gederfde huurinkomsten liepen begin vorig jaar af. Desondanks bedraagt het totale aangevraagde subsidiebedrag met € 1.948.000 net wat hoger dan in 2021 (€ 1.924.000). Daarentegen konden we wel aanspraak maken op de bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne (BOOO) waarvoor in 2022 in totaal € 613.000 is aangevraagd. De oorlog in Oekraïne had nog een tweede effect op de kosten, namelijk de stijgende energierekening van particulieren en bedrijven in Aalten. Om gemeenten op de korte termijn te hulp te kunnen schieten bij de ondersteuning van maatschappelijke organisaties heeft het Rijk het Gelders Winterfonds in het leven geroepen. In het kader van deze subsidieregeling heeft de gemeente Aalten € 128.000 kunnen aanvragen en ook toegekend gekregen. 

Regionaal wordt bij subsidieverwerving geregeld samengewerkt met gemeenten en organisaties. Een voorbeeld hiervan is het Programma Vrijheid Achterhoek-Liemers. Het is belangrijk om bij bepaalde projecten 
de samenwerking op te zoeken om zo de kans op subsidie van het Rijk, de Provincie en ook Europees te vergroten.

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van de totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2022 van € 69. Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking.