Klant Contact Centrum/Burgerzaken
De digitale ontwikkelingen volgen elkaar in een snel tempo op. De gemeente Aalten geeft de burgers daarom steeds meer mogelijkheden om te communiceren en producten aan te vragen via digitale kanalen.
Digitale aanvraag rijbewijzen
Sinds eind 2022 is het mogelijk je rijbewijs digitaal aan te vragen. Digitale aanvraag is niet voor alle rijbewijzen mogelijk. De aanvraag is voor Nederlandse rijbewijzen, verlengingen of categorie-uitbreiding digitaal mogelijk. Niet voor eerste aanvragen en omwisseling of vermiste gestolen rijbewijzen. Dit past bij onze online-dienstverlening digitaal aanbieden daar waar kan. Het afhalen van het document (rijbewijs) moet nog wel bij de gemeente.
Dienstverlening is flexibel
Digitale dienstverlening maakt 24/7-service mogelijk. In 2022 zijn we de voorbereidingen begonnen om nog meer digitale producten aan te bieden en dan met name voor team Dienstverlening - Burgerzaken. In het tweede kwartaal 2023 zijn we gestart we met 15 e-diensten en daarna volgen er nog vele andere producten.
Specialistische vragen
We merken dat er steeds meer specialistische vragen worden gesteld zoals afstamming nationaliteiten, naturalisatie, vestiging buitenland rechten en buitenlandse brondocumenten en bijzondere erkenningen.
Gebouwenbeheer
Door onvolledige bezetting van het team in het afgelopen jaar is het niet gelukt al het gewenste groot onderhoud weg te zetten. Sinds het najaar is er inhuur om de opgelopen achterstand op te pakken. Daarbij worden ook de langlopende onderhoudscontracten herzien en is de uitvraag voor een nieuw Duurzaam meerjaren onderhoudsplan (DMJOP) voorbereid waarbij verduurzaming van het beheerde vastgoed het speerpunt is. De eerste stappen in de verduurzaming zijn al gezet bij de sporthallen en de gemeentewerf. Deze zijn voorzien van zonnepanelen, na-isolatie en alle verlichting is vervangen door LED. Tot slot is aangesloten bij het ‘Ontzorgingsprogramma Maatschappelijk Vastgoed’ dat de provincie Gelderland is gestart voor kleinere gemeenten. Dit samen met het opstellen van het nieuwe DMJOP is de volgende stap die genomen wordt in de verduurzaming van het gemeentelijke vastgoed.
Omgevingswet
De Omgevingswet is voor de zesde keer uitgesteld. De definitieve datum is 1 januari 2024 geworden. Ter voorbereiding op de Omgevingswet is de software van de omgevingsplannen, toepasbare regels en omgevingsvergunningen opgeleverd. Voor de bouwvergunningen zijn we inmiddels overgestapt op het nieuwe pakket van de Omgevingswet, zodat het pakket in 2023 uitgebreid getest kan worden.
Cloud
Ook 2022 stond in het teken van de cloud omzettingen. De applicaties Centric Begraven en Centric Betalen zijn nu ook naar de cloud gegaan. Daarnaast is ons financieel pakket omgezet naar de cloud ter voorbereiding naar de nieuwe omgeving iFinanciën.
Hybride werken
De impact van COVID-19 op onze manier van werken en de ontwikkeling van de werkomgeving is in volle gang. Het coronavirus heeft ons geleerd dat we capabel genoeg zijn om op afstand te werken, maar heeft ook laten zien hoe belangrijk sociale interacties en fysieke aanwezigheid in ons werk zijn. Het ontstaan van een nieuwe “hybride” situatie waarin meer mensen standaard een deel van hun tijd vanuit huis en elders werken, is steeds meer een geaccepteerd onderdeel geworden van ons werk. Zo ook bij de gemeente Aalten. Een manier van werken waarin iedereen het gevoel heeft zijn of haar beste werk te kunnen doen. Om het hybride werken te ondersteunen is elke medewerker (die dit voor het werk nodig heeft) toegerust met apparatuur zoals laptops en surfaces. Technisch ondersteund om hun werk daar te doen waar dit het beste uitkomt. In 2022 is daarnaast een interne werkgroep hybride werken gestart. Vanuit de ICT-samenwerking is ook een werkgroep gestart die zich bezighoudt met de technische en informatieveilige kant van het hybride werken. Hoe kunnen we producten veilig en beheerd aanbieden op de laptops?
Website/intranet
In 2021 zijn we gestart met een vernieuwingstraject voor zowel de website als het intranet. Uiteindelijk zijn deze vernieuwingen in 2022 doorgevoerd. Het intranet in het begin van het jaar, de website in september. De ervaringen zijn positief, de website wordt als overzichtelijk en gebruiksvriendelijk beoordeeld. Structureel wordt nu meer aandacht besteed aan een goede vindbaarheid van informatie. In de eerste helft van 2023 wordt het laatste onderdeel afgerond, namelijk toetsing en verbetering van toegankelijkheid.
Datalab GO!
In 2022 is Datalab GO inhoudelijk doorgegaan op de lijn die in 2021 is ingezet. Ze hebben een nieuwe algemeen manager aangetrokken die het project leidt. Inhoudelijk is er aanvullend onderzoek gedaan op de prioritaire thema’s (klimaatbestendige groene leefomgeving, lange termijn gevolgen van corona en ondermijning). Dit in nauwe samenwerking met inhoudelijk specialisten van de deelnemende gemeenten.
Naast ontwikkeling van dataproducten wordt actief gewerkt aan de samenwerking in de regio en landelijk, met name door contacten met andere data-initiatieven. Zo wordt kennis gedeeld en wordt voorkomen dat hetzelfde werk dubbel wordt gedaan. Het Datalab ondersteunt verder gemeenten bij hun interne opgave om datagedreven werken vorm te geven. Hiervoor worden roadshows gehouden waarin ontwikkelde producten worden getoond en worden leergangen en masterclasses opgezet om mensen bekend te maken met (het lokaal introduceren van) datagedreven werken. Technisch is een data engineer aangenomen die zich bezighoudt met het onderzoek naar gebruik van nieuwe datatechnieken op de cloud omgeving van Microsoft (Azure). Hierin wordt opgetrokken met onze ICT Samenwerking.
Privacy
Het voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een continu proces.
De AVG hecht veel belang aan Privacy by Design. Privacy by Design wil zeggen dat we met privacy en informatieveiligheid aan het begin van het proces, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, betrokken moeten zijn. Om dit te optimaliseren hebben we in 2022 een actieplan opgesteld. Als we met privacy aan het begin van het proces betrokken zijn, voldoen we aan een belangrijke eis van de AVG. Ook het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moet aan het begin van het proces. Voor (nieuwe) verwerkingen van privacygevoelige gegevens is namelijk een DPIA verplicht. In 2022 hebben we het register van verwerkingsactiviteiten geactualiseerd. Dit register vermeld alle verwerkingen met persoonsgegevens. We zijn verplicht deze bij te houden. De procedures, zoals het behandelen van datalekken en inzage verzoeken, zijn op orde. Om te blijven voldoen aan de AVG moeten we in blijven zetten op de bewustwording van de medewerkers. Een structurele aanpak staat dan ook hoog op de agenda.
Gemeentelijke belastingen
Het aantal aanmaningen en dwangbevelen voor de belastingplichtigen was een stuk lager. De lijsten met openstaande vorderingen hebben wij telkens met onze collega’s van schuldhulpverlening gescreend met het doel om burgers met financiële problemen niet verder in de schulden te brengen. Medio 2022 is met een nieuwe deurwaarder de dwanginvordering (beslaglegging enzovoort) opgestart. Van tevoren zijn heldere afspraken met de deurwaarder gemaakt. Doel is op een minnelijke wijze in te vorderen om zo onnodige extra kosten voor de burger te voorkomen. Daar waar een deurwaarder meerdere problemen aantreft wordt dit teruggekoppeld zodat dit breder opgepakt kan worden.
