Paragraaf Bedrijfsvoering

“Samen volop blijven inzetten voor onze burgers en bedrijven”

Een goede bedrijfsvoering van de gemeente, die gericht is op de gemeentelijke omgeving, betekent beheersing van alle processen, inclusief bijsturing waar nodig. Dit is een voorwaarde om aan de verwachtingen van de maatschappij en het bestuur te voldoen en om gemeentelijk beleid te realiseren. Eén van de doelstellingen daarbij is zo goed mogelijk verslag te doen over de uitvoering via de reguliere P&C (planning & control) cyclus of bij actuele onderwerpen en vragen daarover door middel van een raadsmededeling. Rondom de organisatie en algemene thema’s speelt in 2023 het volgende:

1. Wijziging organisatiestructuur per 1 januari 2023

De nieuwe organisatiestructuur bestaat per 1 januari 2023 uit een tweehoofdige directie (de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur Bedrijfsvoering) met daaronder zes teams. Daarnaast een staf, die alleen nog bestaat uit het taakveld P&O. De zes teams zijn (onderstaand grafisch weergegeven):
•    Team Buitendienst
•    Team Openbare Ruimte
•    Team Bestuursondersteuning en Veiligheid
•    Team Mens en Samenleving
•    Team Dienstverlening
•    Team Informatiebeheer


 


De teams worden geleid door een teammanager, die hiërarchisch en functioneel leidinggevende is. De teammanagers worden functioneel aangestuurd door de directeur Bedrijfsvoering en hiërarchisch door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. 
We willen in de nieuwe organisatiestructuur de integrale advisering, het projectmatig werken en de 
coördinatie van de raadsprogramma’s verder versterken door het instellen van een projectenbureau.
We gaan dit eerst doen in de vorm van een pilot om hiermee ervaring op te kunnen doen. Tussentijds en na afloop van de pilot vindt een evaluatie plaats. Op basis van de bevindingen van de evaluatie wordt de organisatiestructuur aangepast.

 

2. Onwikkelingstraject organisatie

Zoals aangekondigd in de programmabegroting 2021 loopt er sinds het voorjaar van 2021 een ontwikkelingstraject binnen de organisatie gericht op een professionele cultuur. Medewerkers worden getraind op de verdere ontwikkeling van een professionele cultuur binnen de organisatie en het geven en ontvangen van feedback. Dit ontwikkelingstraject wordt benut om de kernwaarden van de organisatie en de nieuwe beoordelingsmethodiek met 360 graden feedback te lanceren.
Het ontwikkelingstraject krijgt door de coronamaatregelen een langere doorlooptijd dan voorzien. Bepaalde activiteiten kunnen nu eenmaal moeilijk online worden gehouden. We verwachten dat dit traject doorloopt tot begin 2023.
Parallel aan dit ontwikkelingstraject voor de gehele organisatie worden de teammanagers getraind voor hun nieuwe taken op met name HRM-gebied.

3. Project hybride werken

Als organisatie hebben we tijdens de coronacrisis steeds actief ingespeeld op het verloop van de pandemie door een protocol te hanteren met interne richtlijnen voor het werken onder de wisselende omstandigheden. Om de dienstverlening te waarborgen, hebben wij geïnvesteerd in bandbreedte, mobiele werkplekken en voorzieningen voor thuiswerken. 
Na aanvankelijke aarzelingen hebben organisatie én medewerkers het gedeeltelijk thuiswerken inmiddels omarmd. Voor veel functies is het efficiënt gebleken. Belangrijke bijkomende voordelen zijn de afname van het woon-werkverkeer (minder milieubelasting, minder parkeerplaatsen) en de afname van het aantal benodigde kantoorwerkplekken. Daar staan de benodigde investeringen in ICT en andere voorzieningen voor thuiswerken tegenover. Aandachtspunten zijn het behoud van collegiale contacten, samenwerking en team-building. We blijven zoeken naar de juiste balans en maatvoering, maar duidelijk is al wel dat gedeeltelijk thuiswerken blijvend is. 

Na de eerdere onderzoeken van de werkgroep Aalten na corona en het studieproject van vijf HBO-studenten hebben wij besloten een project hybride werken in te stellen, dat met gebruikmaking van de uitkomsten van de eerdere onderzoeken in breder perspectief adviseert over de inrichting van het hybride werken. De projectgroep betrekt daarbij in ieder geval de uitkomsten van het project dienstverleningsconcept. Verder richt het project zich onder andere op vragen met betrekking tot de aan de huisvesting te stellen eisen, het aantal benodigde werkplekken, ruimten, inrichting, het eventueel afstoten van gebouwdelen, gezondheid en vitaliteit, behoud van collegiale contacten en overlegvormen.

4. Ontwikkelingstraject organisatie

Recent hebben wij een nieuwe visie op gezondheid voor de organisatie vastgesteld, die in lijn is met de algemene visie van de gemeente Aalten op de publieke gezondheid.

Als werkgever willen we primair uitgaan van de eigen kracht en verantwoordelijkheid van de medewerkers, maar we hebben uit betrokkenheid met de medewerkers en om uitval te voorkomen tegelijkertijd specifiek aandacht voor medewerkers die een verhoogd risico hebben op gezondheidsproblemen. De waarde van preventie en positieve gezondheid staat centraal. De rol van de werkgever is om medewerkers te ondersteunen en te stimuleren bij het maken van gezonde keuzes. Dat doen we door een omgeving te creëren waarin het makkelijker is om aan een gezonde leefstijl te werken. We zorgen voor gezonde werkomstandigheden. We hebben nadrukkelijk aandacht voor invloeden uit de privé omgeving van de medewerker en stimuleren gezonde verhoudingen en een gezonde balans. We hebben een dienstverleningsovereenkomst gesloten met Caretowork, waarvan de visie op gezondheid goed aansluit op de onze.

5. Vitaliteit en wendbaarheid

Ondanks gerichte maatregelen is de leeftijdsopbouw binnen de gemeentelijke organisatie nog steeds minder gunstig. De beide generatiepacten en het speerpunt verjonging als hoogste prioriteit binnen het werving- en selectiebeleid hebben niet kunnen voorkomen dat de gemiddelde leeftijd eind vorig jaar 48,6 jaar was. Dat is boven de gemiddelde leeftijd in de toch al vergrijzende gemeentelijke sector (47,4 jaar). De verklaring hiervoor ligt in de bovengemiddeld lange duur van de dienstverbanden.
Het ziekteverzuim in onze organisatie was in 2021 7,1%. Duidelijk boven het gemiddelde in de sector (5,8%). Dit is te verklaren door het relatief grote aantal langdurig zieke medewerkers in 2021.

Deze kenmerken van de organisatie zijn voor het MT een aandachtspunt. Hoe houden we onze organisatie gezond, vitaal en wendbaar?
In de CAO Gemeenten 2019-2020 is afgesproken dat alle gemeentelijke werkgevers een vitaliteitsbeleid moeten hebben. In de nieuwe CAO 2021-2022 is de uitwerking daarvan echter beperkt gebleven tot de invoering van een mogelijkheid om verlof meerjarig te sparen. Naar onze mening moet er meer gebeuren en moeten we dus zelf aanvullend beleid ontwikkelen. 
Onze nieuwe visie op gezondheid en het project hybride werken kunnen daaraan bijdragen. In het verlengde daarvan gaan we in overleg met de ondernemingsraad een plan opstellen voor activiteiten om de vitaliteit te bevorderen. Daarnaast blijven we in ons gemeentelijk HRM-beleid bij de invulling van vacatures sterk inzetten op verjonging. We maken vacatures geschikt voor jongeren door (tijdelijk) te schuiven met werkzaamheden en door jongeren zelf verder op te leiden.

6. Integriteit

In de afgelopen periode hebben we flinke stappen gezet bij de herijking van het beleid met betrekking tot bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Gekozen is voor een gefaseerde aanpak op grond waarvan eerst de kaders en uitgangspunten van het nieuwe integriteitsbeleid door de gemeenteraad vastgesteld zijn. In de volgende fase zijn deze kaders en uitgangspunten uitgewerkt in regelingen en protocollen voor de bestuurlijke integriteit en de ambtelijke integriteit, waaronder de gedragscodes. De gemeente Aalten beschikt nu over een volledig herschreven en actueel integriteitsbeleid met gedetailleerde uitwerking in de diverse regelingen voor de bestuurlijke en de ambtelijke integriteit. 

Daarnaast is voortdurende bewustwording van groot belang. Daarom zijn inmiddels in de implementatiefase twee permanente gremia ingesteld voor het onder aansturing van de stuurgroep opstellen en uitvoeren van implementatieprogramma’s: de commissie geloofsbrieven en integriteit en de werkgroep implementatie 
ambtelijke integriteit. Voor de ambtelijke integriteit is inmiddels een implementatieprogramma 2022 – 2025 vastgesteld, dat bestaat uit diverse bewustwordingsactiviteiten, die structureel ingebed worden.

7. Krapte op de arbeidsmarkt

Er zijn al langere tijd signalen van een toenemende verkrapping van de arbeidsmarkt. In de afgelopen periode hebben ook wij ervaren dat het moeilijker wordt vacatures in te vullen. Gelet op de grote uitstroom wegens pensioneringen in de gemeentelijke sector verwachten wij dat deze spanning op de arbeidsmarkt in de komende jaren verder toeneemt. Dit leidt onherroepelijk tot een stijging van de loonkosten door opwaartse druk op de algemene loonontwikkeling in de cao, door druk op de salarisonderhandelingen bij de invulling van vacatures, door individueel rechtspositioneel maatwerk en door kosten van externe inhuur of andere tijdelijke oplossingen. Daarnaast leidt de krappe arbeidsmarkt tot risico’s met betrekking tot de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners en de gemeenteraad en de tijdige oplevering van producten. Dit is met name het geval als we concessies moeten doen met betrekking tot de kwaliteit bij de invulling van vacatures en als vacatures langer open staan of niet ingevuld kunnen worden.

We willen ons voorbereiden op deze blijvende verkrapping van de arbeidsmarkt door een heroverweging van onze arbeidsmarktpositie. Hoe aantrekkelijk zijn wij als werkgever? Zijn onze arbeidsvoorwaarden concurrerend? Bieden we voldoende ontwikkelingsmogelijkheden?  Is het werk leuk, uitdagend en is er een goede balans tussen werk en privé? Komend jaar onderzoeken wij dit, zodat we in de begroting 2024 hiervoor zo nodig de benodigde middelen kunnen vrijmaken.

8. Inkoop

De IT-samenwerking bestaat op dit moment uit 14 organisaties waaronder de vijf gemeenten Aalten, Oude IJsselstreek, Doetinchem, Doesburg en Bronckhorst en daarnaast negen verbonden partijen (bijvoorbeeld de ODA, Laborijn en het Erfgoedcentrum). Binnen de IT-samenwerking wordt samengewerkt op het gebied van automatisering en IT-systemen. De IT-samenwerking ondersteunt hiermee ruim 1.800 gebruikers.
Onderwerpen die in 2022 op de agenda staan zijn het verder uitbreiden van de cloud en de onderlinge samenhang en koppelingen tussen deze cloud-leveranciers.
2022 staat ook in het teken van bewustzijnstrainingen rond informatieveiligheid en privacy. Aanvallen van hacking, phishing en ransomeware zijn aan de orde van de dag. Daarbij is de mens zelf vaak de zwakste schakel. Het begint namelijk bij het herkennen van de hackpogingen en het juist handelen door de medewerker na een hack- of phishingpoging. Door het trainen van de medewerkers wordt onze weerbaarheid bij een aanval vergroot.

De Omgevingswet is uitgesteld tot 1 juli 2022. Deze tijd is nodig om de nieuwe applicaties van de Omgevingswet te vullen en aan te sluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet.
Gedreven door de Covid periode en de aankomende post Covid periode wordt er in 2022 meer gewerkt vanuit een hybride werkplekomgeving. De werkplekomgeving bevindt zich niet meer altijd binnen het kantoorpand en de vergaderingen vinden niet altijd allemaal fysiek plaats. Het wordt een mix van digitaal en fysiek vergaderen. Het plaats onafhankelijk werken heeft hiermee een grote vlucht genomen. Het jaar 2022 staat dus ook in het teken van het verder ontwikkelen, aanschaffen en stimuleren van technische hulpmiddelen om het hybride werken verder te ondersteunen. Uiteraard alles onder de paraplu van de privacy en informatieveiligheid.

9. Subsidieverwerving

In 2023 blijven we inzetten op subsidieverwerving en worden relevante subsidies en regelingen in de gaten gehouden via Vindsubsidies.nl. Door de subsidiecoördinator wordt dagelijks in deze database gekeken naar interessante subsidieregelingen en worden deze zo nodig doorgezet naar de betrokken beleidsmedewerkers of eventueel naar maatschappelijke partners van de gemeente. In 2022 is de samenwerking opgezocht met Winterswijk en Oost Gelre om periodiek de subsidiewerving te bespreken en eventuele samenwerkingen aan te gaan waar dat zinvol is. Het plan is om deze lijn volgend jaar door te zetten. 
Er is in 2022 een subsidiescan uitgevoerd door Hezelburcht voor onze gemeente. Hieruit volgde de conclusie dat Aalten al goed georiënteerd is op subsidieverwerving. Met name de regelingen van de voor ons relevante subsidieverstrekkers zoals het Rijk en de Provincie Gelderland hebben we goed in kaart. Er waren nog wel adviezen om bepaalde kansen nog beter te benutten, bijvoorbeeld het uitdiepen van de functie van subsidiecoördinator en om een extern specialist in te schakelen bij de complexere aanvragen. Ook is er een overzicht opgesteld met subsidies en regelingen die in de nabije toekomst voor Aaltens kansrijk kunnen zijn. De verwachting is dat de subsidiekansen voor de woningbouwopgave, duurzaamheid en klimaat nog verder gaan toenemen. De adviezen van Hezelburcht worden ter harte genomen en ook in 2023 verder uitgewerkt.

10. Subsidieverwerving

In 2023 blijven we inzetten op subsidieverwerving en worden relevante subsidies en regelingen in de gaten gehouden via Vindsubsidies.nl. Door de subsidiecoördinator wordt dagelijks in deze database gekeken naar interessante subsidieregelingen en worden deze zo nodig doorgezet naar de betrokken beleidsmedewerkers of eventueel naar maatschappelijke partners van de gemeente. In 2022 is de samenwerking opgezocht met Winterswijk en Oost Gelre om periodiek de subsidiewerving te bespreken en eventuele samenwerkingen aan te gaan waar dat zinvol is. Het plan is om deze lijn volgend jaar door te zetten. 
Er is in 2022 een subsidiescan uitgevoerd door Hezelburcht voor onze gemeente. Hieruit volgde de conclusie dat Aalten al goed georiënteerd is op subsidieverwerving. Met name de regelingen van de voor ons relevante subsidieverstrekkers zoals het Rijk en de Provincie Gelderland hebben we goed in kaart. Er waren nog wel adviezen om bepaalde kansen nog beter te benutten, bijvoorbeeld het uitdiepen van de functie van subsidiecoördinator en om een extern specialist in te schakelen bij de complexere aanvragen. Ook is er een overzicht opgesteld met subsidies en regelingen die in de nabije toekomst voor Aaltens kansrijk kunnen zijn. De verwachting is dat de subsidiekansen voor de woningbouwopgave, duurzaamheid en klimaat nog verder gaan toenemen. De adviezen van Hezelburcht worden ter harte genomen en ook in 2023 verder uitgewerkt.

11. Overige onderwerpen

Over verdere ontwikkelingen rondom onder andere dienstverlening, de gemeentelijke website, IT-ontwikkelingen en informatieveiligheid en privacy wordt verwezen naar de ontwikkelingen zoals genoemd in Programma 3 Bedrijfsvoering. 

12. Uurtarief ten behoeve van doorberekeningen

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2023 van € 74. In 2022 was het uurtarief € 69. 
Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking.  

 

Onderbouwing uurtarief 2023 Kosten Uren Uurtarief
Loonkosten € 14,1 miljoen 295.000 € 48
Overhead € 7,8 miljoen 295.000 € 26
Uurtarief € 74

13. Verplichte beleidsindicatoren

Naam indicator Eenheid 2023
1 Formatie fte per 1.000 inwoners 6,94
2 Bezetting fte per 1.000 inwoners 6,94
3 Apparaatskosten kosten per inwoner € 688,90
4 Externe inhuur % van totale loonsom 2,66%
5 Overhead % van totale lasten 12,70%