Programma 3 Bedrijfsvoering

1. Ontwikkelingen binnen dit programma

Dienstverlening
In september 2022 zijn we gestart met het project dienstverleningsconcept. Een groot project dat de hele organisatie omvat. We kijken hierbij naar hoe moderne dienstverlening hoort te zijn en hoe we onze burger zo goed mogelijk kunnen bijstaan.
In zekere zin wordt dienstverlening gezien als de voorkant van de gemeente; de contactafhandeling met burgers en ondernemingen via balie, telefoon, post en internet. Maar er is natuurlijk veel meer.
Het onderscheid tussen digivaardige en digibete burgers wordt overbodig als er systemen komen waarin iedereen gemakkelijk de weg vindt. Hoe kan onze gemeente zijn dienstverlening de komende jaren verbeteren zonder dat het een technisch verhaal wordt?
Dienstverlening en Burgerzaken waren altijd administratief, maar worden steeds meer hightech en dienstverlenend. Dat brengt heel nieuwe uitdagingen met zich mee. We moeten denken vanuit de burger. De vierhonderd producten die een gemeente gemiddeld heeft, zijn te herleiden tot dertien klantvragen. Waarom dan niet meer vanuit die klantvragen ontwikkelen? Dienstverlening die aansluit bij de samenleving, dat willen we. Daarover denken we na. Ook gezien vanuit de sociale basis. Moeten we meer vanuit kernen gaan werken? Dichterbij. Moet er een zogenaamd 1-loket functie komen? Dan denken we al gauw aan de voormalige Rabobank. Met meerdere partners inrichten, zodat de burger op één plek terecht kan voor veel zaken. We hopen in 2023 daadwerkelijk een hele stap te zetten, ook in overleg met alle betrokkenen. En dat is niet alleen de gemeente.

Digitaal aanvragen rijbewijs
Een inwoner kan (onder bepaalde voorwaarden) online een rijbewijs aanvragen. Na het laten maken van een pasfoto bij een door de Rijksdienst voor het Wegverkeer erkende fotograaf of pasfoto automaat, vraagt de inwoner zelf met z’n DigiD online een rijbewijs aan. Het rijbewijs wordt verstrekt via de gemeente. Alleen voor de afgifte moet de inwoner nog naar de gemeente toe. 
Op 3 oktober 2022 starten wij in de gemeente Aalten ook met de digitale aanvraag rijbewijs.
Dit past bij onze online dienstverlening. Digitaal aanbieden wat digitaal kan. Een inwoner heeft natuurlijk nog steeds de keuze om naar het KCC te gaan. 
Digitale aanvraag is niet voor alle rijbewijzen mogelijk. De aanvraag is voor NL-rijbewijzen, verlengingen of categorie-uitbreidingen is digitaal mogelijk. Niet voor eerste aanvragen of vermiste of gestolen rijbewijzen.
Inmiddels vraagt bij de deelnemende gemeenten gemiddeld 30% van de inwoners een rijbewijs online aan. De pilot wordt positief ervaren, zowel door gemeenten, als door de inwoners. 

Provinciale Staten en Waterschapsverkiezing 
Provinciale Statenverkiezingen vinden eenmaal in de vier jaar plaats. De volgende verkiezingen voor de Provinciale Staten vinden plaats op 15 maart 2023. Tegelijk met de leden van de Provinciale Staten worden de verkiesbare leden van het algemeen bestuur van de waterschappen gekozen. 

Informatiearchitectuur
In 2023 gaan we over naar een nieuw financieel systeem en deze gaat draaien in de cloud. In de cloud wil zeggen dat programma’s en data niet lokaal op een server staan, maar online. Om daar toegang tot te krijgen is een internetverbinding nodig. Ook ons zaaksysteem gaat in de cloud verder. Daarbij wordt het nieuwe koppelingsstandaard van de overheidsstandaard Common Ground ook geïntroduceerd. Dat is een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan. 

Omgevingswet
De beoogde inwerkingtreding van de Omgevingswet staat op 1 januari 2023. Vanaf 2023 gaan we dus live met de verwerking van de omgevingsvergunningen in samenwerking met het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Daarmee is het project Omgevingswet niet klaar. In 2023 worden de processen voor de omgevingsvergunningen, toepasbare regels en koppelingen verder bijgesteld en ontwikkeld. 

Hybride werkomgeving 
Het hybride werken is voor de meeste medewerkers een blijvende situatie geworden. De vergader-locaties in de gemeentelijke gebouwen zijn zo ingericht dat altijd ook online aan de vergadering deelgenomen kan worden. In 2023 zijn er nog veel ontwikkelingen die het hybride werken stimuleren. Eén van deze veranderingen is het integreren van de telefonie in Microsoft Teams. Medewerkers zijn gewend geraakt aan het videobellen. Hierdoor wordt er voor het bellen en videobellen één omgeving gebruikt.

Informatieveiligheid en privacy
Binnen onze organisatie is er veel aandacht voor informatieveiligheid en privacy. We gebruiken hiervoor een normenkader van de overheid, namelijk de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO). Het hanteren van de BIO normen is een continu proces van nieuwe maatregelen introduceren en bestaande maatregelen beoordelen en eventueel bijstellen. Voor privacy moeten we blijven voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Ook dit is een continu proces, waarbij de Functionaris Gegevensbescherming jaarlijks een toetsing uitvoert in hoeverre wij voldoen aan de regels van de AVG.
Aanbevelingen uit deze toetsing worden opgenomen in een actieplan. Voor 2023 ligt de focus op het integreren van informatieveiligheid en privacy aan het begin van het verwerkingsproces van nieuwe producten. 
In 2023 wordt ons informatieveiligheid/privacy beleid ook herzien. Verder gaan we een risicomanagement tool (GRC-tool) implementeren die ons helpt bij de risicoanalyse rond informatieveiligheid en privacy. Het monitoren en beheersen van risico’s op het gebied van informatieveiligheid en privacy wordt hiermee onderdeel van de P&C cyclus. Ook gaan we in 2023 verder met bewustwordingssessies Informatieveiligheid en privacy voor alle medewerkers organiseren.

De Wet Open Overheid 
De wet vervangt de Wet Openbaarheid van Bestuur en heeft als doel het verbeteren van de transparantie van de overheid. Uitgangspunt is dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, ontsloten en goed te archiveren is. De wet is inmiddels op 1 mei 2022 in werking getreden en wordt in delen ingevoerd. Uiterlijk na acht jaar is de wet in zijn volledige omvang van kracht. De Rijksoverheid bepaalt welke delen van de wet wanneer in werking treden. De Wet Open Overheid verplicht overheden zoveel mogelijk informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren via een digitaal platform. Om de stukken openbaar te maken en de privacy te garanderen gaat er ook software worden aangeschaft om de stukken te anonimiseren en te publiceren. Het jaar 2023 staat voornamelijk in het teken van de implementatie van de wetgeving in onze organisatie. 

Digitale ondertekening
De wereld om ons digitaliseert steeds meer. Processen worden efficiënter ingericht en de meeste documenten worden digitaal ontsloten. Decennialang bekrachtigde een traditionele ‘natte’ handtekening de gemaakte afspraken. Echter steeds vaker doen we zaken met elkaar op afstand. Dat vraagt om een officiële, rechtsgeldige, digitale handtekening om een document te ondertekenen. Deze werkwijze moet formeel in de werkprocessen worden ingericht. 

Vervanging archiefbescheiden
De overheid communiceert steeds meer digitaal met inwoners, bedrijven. Vrijwel alle informatie die de overheid produceert, gebruikt of ontvangt, is digitaal. Niettemin komt er via het analoge kanaal nog post binnen. Omdat de overheid niemand mag uitsluiten door haar manier van werken, blijven fysieke loketten en papieren documenten onvermijdelijk. Deze fysieke documenten worden na ontvangst gedigitaliseerd en opgenomen in het zaaksysteem van de gemeente. 
Het is mogelijk om papieren archiefbescheiden ook formeel te vervangen door digitale reproducties. Vervanging is digitalisering met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen. Dat is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt en vergt een formeel vervangingsbesluit.

Overbrenging archiefbescheiden
Overheden moeten archiefbescheiden die niet vernietigd mogen worden na 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. 
De archieven van de voormalige gemeenten Aalten en Dinxperlo tot en met 2004 zijn uitgeplaatst naar het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, maar nog niet formeel overgebracht. Op aanvraag van burgers en bedrijven worden deze archiefbescheiden beschikbaar gesteld via de interne organisatie. Op dit moment betreft dit voornamelijk bouwvergunningen.
Bij overbrenging verschuift de verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden, worden deze openbaar en kunnen worden opgevraagd en/of geraadpleegd bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.

 
Datalab GO 
De gemeente Aalten neemt sinds 2021 deel aan het Datalab Gelderland Oost, ofwel Datalab GO. Deze samenwerking is erop gericht om het datagedreven werken binnen de deelnemende gemeenten te versterken. Dit wordt gedaan door het ontwikkelen van data-producten, maar ook door in te zetten op kennisdeling en het promoten van datagedreven werken. De thema’s waarvoor het Datalab de producten ontwikkelt, worden jaarlijks bepaald door de directeuren van de aangesloten gemeenten. In 2021 waren de volgende onderwerpen en deze worden vanaf 2022 uitgewerkt:

1.    Klimaatbestendige en groene leefomgeving
Meer dan ooit spelen grote vraagstukken voor het leefgebied van Oost-Gelderland. De centrale vraag is: hoe zorgen we voor een gebalanceerde klimaatbestendige groene leefomgeving? Een leefomgeving met een goede balans tussen landschap, rust en ruimte en voldoende plek om te wonen, te werken en te recreeren? Verschillende belangen die soms op gespannen voet met elkaar staan. 

2.    Lange termijn impact corona;
Vanuit de behoefte aan meer inzicht in onze kwaliteit van leven in de complexe coronaperiode en de daaropvolgende jaren worden er diverse dashboards ontwikkeld rondom de middellange termijn impact van corona. Te denken valt aan:
•    ontwikkelingen op de arbeidsmarkt in Oost-Gelderland;    •    psychische gezondheid van inwoners;
•    economische impact voor bedrijven in de regio;    •    leer- en ontwikkelachterstanden bij jongeren. 

3.    Ondermijning
Hoe maak je het onzichtbare, de verstrengeling tussen boven- en onderwereld, zichtbaar? Data-analyses kunnen daarbij zeker wel indicaties opleveren die op mogelijke ondermijning duiden. Daarnaast leeft er een algehele behoefte aan ‘fact checking’. Veel ondermijningsbeelden berusten op onderbuikgevoelens. Met behulp van data kunnen we deze hypotheses testen.

2. Welke concrete doelstellingen zijn er?

P3.1 Dienstverleningsconcept

Omschrijving (toelichting)

In 2022 is gestart met het project dienstverleningsconcept. Daarbij wordt gekeken naar hoe moderne dienstverlening hoort te zijn en hoe we onze burgers en ondernemers zo goed mogelijk kunnen bijstaan.

Acties

P3.2 Informatieveiligheid en Privacy Wet

Omschrijving (toelichting)

Voldoen aan Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Functionaris Gegevensbescherming voert jaarlijks een toetsing uit in hoeverre wij voldoen aan de regels van de AVG. Aanbevelingen uit deze toetsing worden opgenomen in een actieplan.

Acties

P3.3 Overgang van Civision Middelen naar iFinanciën

Omschrijving (toelichting)

Ons huidige financiële pakket Civision Middelen is aan vervanging toe. Daarvoor heeft onze huidige leverancier PinkRoccade het pakket iFinanciën beschikbaar. Dit pakket voldoet aan de laatste technische standaarden en draait tevens in de cloud. 

Acties

P3.4 Invoeren Samenhangende objectenregistratie

Omschrijving (toelichting)

Het samenbrengen van de basisregistraties WOZ, BAG, Kadaster en BGT op het gebied van data en kaartmateriaal zodat er één samenhangende registratie ontstaat.

Acties

P3.5 Omzetting en vulling softwarepakketten Omgevingswet

Omschrijving (toelichting)

De Omgevingswet gaat in per 01-01-2023. Dit betekent dat de softwarepakketten van vergunningsverlening dan verplicht zijn aansloten op het landelijke Digitaal Stelsel Omgevingswet en moeten voldoen aan de eisen van de Omgevingswet.

Acties

3. Overzicht middelen per taakveld

Bedragen x €1.000
Programma 3 Bedrijfsvoering Realisatie 2021 Raming na wijziging 2022 Primitieve begroting 2023 Primitieve begroting 2024 Primitieve begroting 2025 Primitieve begroting 2026
Baten
Burgerzaken -349 -234 -289 -395 -417 -434
Beheer overige gebouwen en gronden -565 -336 -261 -261 -261 -261
Overhead -366 -175 -181 -181 -181 -181
Treasury -572 -576 -555 -546 -537 -528
OZB woningen -3.473 -3.567 -3.638 -3.638 -3.638 -3.638
OZB niet-woningen -1.649 -1.701 -1.712 -1.712 -1.712 -1.712
Belastingen overig -229 -238 -195 -150 -105 -54
Algemene uitkering en overige uitk.GF -49.087 -49.502 -54.217 -54.727 -56.116 -51.427
Overige baten en lasten -121 -1.573 0 0 0 -2.646
Totaal Baten -56.411 -57.901 -61.046 -61.608 -62.965 -60.880
Lasten
Burgerzaken 817 713 739 755 765 773
Beheer overige gebouwen en gronden 386 474 421 602 422 410
Overhead 9.495 9.600 9.399 9.301 9.362 9.324
Treasury 187 206 232 308 417 504
OZB woningen 231 226 235 235 235 235
OZB niet-woningen 122 123 134 134 134 134
Belastingen overig 109 116 121 121 121 121
Algemene uitkering en overige uitk.GF 5 5 5 5 5 5
Overige baten en lasten -94 641 909 773 878 687
Vennootschapsbelasting (Vpb) 0 10 11 11 11 11
Totaal Lasten 11.257 12.114 12.205 12.244 12.350 12.203
Onttrekkingen
Mutaties reserves -2.228 -3.051 -1.182 -609 -733 -412
Stortingen
Mutaties reserves 832 580 980 1.134 2.420 640
Resultaat van de rek. van baten en lst. 2.753 0 0 0 0 0
Totaal Stortingen 3.585 580 980 1.134 2.420 640

Toelichting op de verschillen tussen de jaarschijven

Burgerzaken
In 2023 neemt het verwacht aantal reisdocumenten toe ten opzichte van het huidige begrote aantal in 2022. Echter ligt het aantal uitgegeven reisdocumenten in 2022 ook al hoger, dit passen we in de Najaarsnota 2022 aan. Dit zorgt op dit taakveld voor een voordeel van per saldo € 29.000.

Beheer overige gebouwen en gronden
De fluctuatie in de geraamde lasten heeft betrekking op de onderhoudskosten voor de gebouwen die voortvloeien uit het MOP. Deze worden gedekt uit de reserve onderhoud gemeentelijke gebouwen.

Overhead
Op dit taakveld worden alle baten en lasten verantwoord die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces, zoals (interne) huisvesting, informatievoorziening, bestuursondersteuning en facilitaire zaken. 
De jaarlijkse fluctuatie in de lasten wordt grotendeels veroorzaakt door de geraamde kosten van groot onderhoud voor de twee locaties van het gemeentehuis en de werf. Deze zijn gebaseerd op het MOP en worden gedekt uit de reserve groot onderhoud gemeentelijke gebouwen. 

 Treasury
De rentebaten op de verstrekte geldleningen nemen af, omdat er wordt afgelost. Daarentegen stijgen de rentelasten jaarlijks als gevolg van het stijgen van de rentepercentages. In juli 2022 heeft de ECB de belangrijkste rentes met een half procentpunt verhoogd. De ECB wil hiermee de torenhoge inflatie afremmen en er worden nog meerdere verhogingen verwacht. Eind 2023 wordt voor 10 jaar een rente voorzien van ongeveer 2,75%, dit hebben we aangehouden in de voorliggende begroting. Een deel van deze rentelasten worden verdeeld over verschillende taakvelden. Per saldo is het effect op dit taakveld voor 2023 € 52.000 nadelig.

OZB-woningen en niet-woningen
In de begroting 2020-2023 is een jaarlijkse stijging van de OZB-opbrengst van 3% opgenomen. Dit resulteert voor het laatst in 2023 in een (cumulerende) meeropbrengst van € 135.000 per jaar. Doordat bij de Voorjaarsnota 2022 het budget voor 2022 is verhoogd met € 53.000, is er nu nog een stijging in 2023 ten opzichte van 2022 van € 82.000. In de paragraaf Lokale heffingen is dit nader toegelicht.

Algemene uitkering 
De uitkomsten van de doorrekening van de Meicirculaire 2022 vormt de basis voor de berekening van de algemene uitkering voor 2023 en de jaren daarna. Deze doorrekening zorgt voor de jaren 2023 t/m 2025 voor substantiële financiële toevoegingen die oplopen van 7,4 miljoen euro in 2023 tot 10 miljoen euro in 2025. Het jaar 2026 wordt in de context van de algemene uitkering omschreven als het ravijnjaar en valt terug naar 5,6 miljoen euro. Over het laatste jaar is op dit moment nog geen duidelijkheid te geven, de opschalingskorting staat nog geheel voor dat jaar en met name de systematiek van de groei van de algemene uitkering is door het kabinet vanaf 2026 fors ingeperkt door geen volumedeel meer toe te passen.

Overige baten en lasten 
Aan de batenkant worden op dit taakveld de negatieve saldo’s gepresenteerd. De positieve resultaten in 2023 t/m 2025 staat aan de lastenkant. Onvoorzien maakt ook onderdeel uit van dit taakveld. In 2022 is deze volledig ingezet, in 2023 is dit, gezien alle ontwikkelingen die er zijn, bepaald op € 350.000. Daarmee komt de post onvoorzien op circa een half procent van ons begrotingstotaal. 
Naast onvoorzien is er voor het Raadsprogramma 2022-2026 in 2023 een bedrag gereserveerd van  € 200.000 en vanaf 2024 € 250.000. Nadere uitwerking en aanwending volgen bij de behandeling en vaststelling van het Uitvoeringsprogramma door de gemeenteraad in december 2022.  
Ook is er een buffer opgenomen van € 130.000 voor nog te verwachten indexaties.

Mutaties reserves
In het overzicht reserves en voorzieningen worden de mutaties 2023 en volgende jaren toegelicht. Het grote verschil ten opzichte van 2022 komt door de toevoegingen en onttrekkingen aan de algemene reserve en de reserve inkoop zorg.
Met het ravijnjaar 2026 in het vooruitzicht en in afwachting van meer duidelijkheid, is ervoor gekozen om de ruimte die in de begroting zit voor in de jaren 2023 € 400.000, 2024 € 500.000 en in 2025 1,8 miljoen euro, veilig te gebruiken ter versterking van de algemene reserve. Opgeteld over de drie jaar levert dit 2,7 miljoen euro op. Een bedrag dat als er niets verandert, het tekort over 2026 van circa 2,7 miljoen euro dekt. Tegenover het versterken van de algemene reserve staat dat er in 2023 eenmalig geld ter beschikking wordt gesteld voor de gemeenschapshuizen (€ 250.000) en de nieuwe Leaderperiode 2023-2027 (€ 483.500).
In de jaarrekening 2021 is besloten € 1 miljoen vanuit het positieve saldo te storten in een nieuw te vormen bestemmingsreserve Inkoop zorg. Hieruit hoeven eventuele toekomstige tegenvallers door het nieuwe inkoopmodel zorg niet onmiddellijk ten laste te komen van de algemene reserve, maar kunnen over-en onderschrijdingen door de nieuwe zorginkoop met deze reserve verrekend worden. 

4. Eigen grafieken indicatoren