Paragraaf Bedrijfsvoering

“Samen volop blijven inzetten voor onze burgers en bedrijven”

Een goede bedrijfsvoering, die gericht is op onze omgeving betekent beheersing van alle processen, inclusief bijsturing waar nodig. Dit is een voorwaarde om aan deze verwachtingen te voldoen en gemeentelijk beleid te realiseren. Er wordt voldaan aan alle wetgeving op het brede gemeentelijke werkterrein, transparant verslag gedaan over de uitvoering middels de reguliere P&C (planning en control) cyclus of bij belangrijke zaken met een raadsmededeling. Bij alle externe ontwikkelingen die op een gemeente afkomen, is het niet alleen belangrijk dat Aalten een flexibele organisatie is, maar ook een vlot lerende, met voortdurend aandacht voor mogelijke verbeteringen van processen.
Naast de dynamische continuïteit van onze organisatie spelen de volgende issues:

1. Aalten na corona

Sinds maart 2020 is de wereld in de ban van de coronapandemie, mede door het vaccinatiebeleid lijkt er nu licht te zijn aan het einde van de tunnel. Als organisatie hebben wij gedurende de crisis steeds actief  ingespeeld op het verloop van de pandemie door een protocol te hanteren met interne richtlijnen voor het werken onder de wisselende omstandigheden. Om de dienstverlening te waarborgen hebben wij geïnvesteerd in bandbreedte, mobiele werkplekken en voorzieningen voor thuiswerken.

In de afgelopen periode is gebleken dat het gedeeltelijk thuiswerken veel voordelen, maar ook enkele aandachtspunten heeft. Om richting te geven aan het werken binnen de organisatie in de periode na corona hebben wij een interne werkgroep ingesteld, die adviseert over de inrichting van de te verwachten hybride werkvormen.

Na aanvankelijke aarzelingen hebben veel medewerkers het thuiswerken inmiddels omarmd. Voor veel functies is het gedeeltelijk thuiswerken efficiënt gebleken. Belangrijke voordelen zijn daarnaast de afname van het woon-werkverkeer (minder milieubelasting, minder parkeerplaatsen) en de afname van het aantal benodigde kantoorwerkplekken. Daar staan de benodigde investeringen in ICT en andere voorzieningen voor thuiswerken tegenover. Aandachtspunten zijn het behoud van collegiale contacten, samenwerking en team-building.

We blijven zoeken naar de juiste balans en maatvoering, maar duidelijk is al wel dat meer thuiswerken blijvend zal zijn. De werkgroep Aalten na Corona blijft ons tijdens deze zoektocht adviseren over de organisatie en inrichting van de hybride werkvormen, over waarborgen voor de dienstverlening en over de gevolgen voor de kantooromgeving.

2. Heroriëntatie organisatiestructuur per 1 januari 2023

In de huidige organisatiestructuur, die dateert uit april 2019, bestaat het MT uit de secretaris/algemeen directeur en de drie afdelingshoofden. De drie afdelingen bestaan elk uit twee teams en werken ten behoeve van één programma uit de programmabegroting. De afdelingshoofden zijn hiërarchisch leidinggevende van de medewerkers van de betreffende afdeling. De teams worden vakinhoudelijk aangestuurd door een teamcoordinator, die daarnaast zelf meewerkt aan de meer complexe projecten en/of beleidsmatige dossiers.

Sinds het voorjaar van 2020 zijn de functies van afdelingshoofd van de afdeling Sociaal Domein en team-coördinator van het team Zorg vacant. De functie van afdelingshoofd van de afdeling Sociaal Domein wordt waargenomen door de beide andere afdelingshoofden, waarbij het afdelingshoofd Ruimte leidinggeeft aan het team Organisatie en Welzijn en het afdelingshoofd Bedrijfsvoering leidinggeeft aan het team Zorg. In de vacature van teamcoördinator van het team Zorg is tijdelijk voorzien door een interimopdracht.

Eind 2020 is de organisatiestructuur geëvalueerd, waarbij besloten is de bestaande situatie voort te zetten en per 1 januari 2023 een heroriëntatie op de organisatiestructuur te laten plaatsvinden.
Daarbij is nadrukkelijk rekening gehouden met de eind 2020 geldende omstandigheden: uitdagende financiële omstandigheden, de personele wisselingen in de top van de organisatie en de effecten van de Corona-maatregelen. In de afgelopen periode is gebleken dat er, ondanks de grote inzet van alle betrokkenen, knelpunten ontstaan met betrekking tot de span of control van de leidinggevenden en onduidelijkheden in taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot het leiding geven.

Bij een organisatie van ongeveer 200 medewerkers is de span of control van de afdelingshoofden als hierarchisch leidinggevende (te) groot. Medewerkers hebben recht op ruime aandacht van hun leidinggevende als het gaat om de HRM-taken, zoals coaching, functionerings- en ontwikkelingsgesprekken, personeelsbeoordeling, gezondheid en lief en leed. Dat is in het belang van het goed functioneren van de organisatie. Het lukt nu niet altijd even goed om daaraan een goede invulling te geven en is op den duur niet vol te houden.

De onduidelijkheden in taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot het leiding geven hebben betrekking op de functie van de teamcoördinatoren. Hoewel zij zorgen voor de vakinhoudelijke coördinatie en aansturing van het team en bijdragen aan het leidinggeven door de afdelingshoofden zijn ze geen hiërarchisch leidinggevende, hetgeen leidt tot onduidelijkheden in de relatie medewerker – teamcoördinator – afdelingshoofd. Daarnaast is de combinatie van 50% vakinhoudelijke coördinatie en aansturing en 50% meewerken in de meer complexe projecten en beleidsmatige dossiers een kwestie van invulling, die afhankelijk is van de heersende omstandigheden en van persoonlijke keuzes en die dus logischerwijs ook nogal verschilt per team.

Vanwege de genoemde knelpunten willen wij de afgesproken heroriëntatie van de organisatiestructuur per 1 januari 2023 tijdig voorbereiden. We verwachten in het vierde kwartaal van 2021 een principe besluit hierover te nemen.

3. Krapte op de arbeidsmarkt

Er zijn al langere tijd signalen van een toenemende verkrapping van de arbeidsmarkt. In de afgelopen maanden hebben ook wij ervaren dat het moeilijker wordt vacatures in te vullen.
Gelet op de grote uitstroom wegens pensioneringen in de gemeentelijke sector verwachten wij dat deze spanning op de arbeidsmarkt in de komende jaren verder toeneemt. Dit leidt onherroepelijk tot een stijging van de loonkosten door opwaartse druk op de algemene loonontwikkeling in de cao, door druk op de salarisonderhandelingen bij de invulling van vacatures, door individueel rechtspositioneel maatwerk en door kosten van externe inhuur of andere tijdelijke oplossingen. Daarnaast leidt de krappe arbeidsmarkt tot risico’s met betrekking tot de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners en de gemeenteraad en de tijdige oplevering van producten. Dit is met name het geval als we concessies moeten doen met betrekking tot de kwaliteit bij de invulling van vacatures en als vacatures langer open staan of niet ingevuld kunnen worden.

4. Ontwikkelingstraject organisatie

Zoals al aangekondigd in de programmabegroting 2021 loopt er momenteel een ontwikkelingstraject binnen de organisatie gericht op een professionele cultuur. Medewerkers worden getraind op de verdere ontwikkeling van een professionele cultuur binnen de organisatie en het geven en ontvangen van feedback. Dit ontwikkelingstraject wordt benut om de kernwaarden van de organisatie en de nieuwe beoordelingsmethodiek met 360 graden feedback te lanceren.

Het ontwikkelingstraject krijgt door de coronamaatregelen een langere doorlooptijd dan voorzien. Bepaalde activiteiten kunnen nu eenmaal moeilijk online worden gehouden.

5. Vitaliteit en wendbaarheid

Ondanks gerichte maatregelen is de leeftijdsopbouw binnen de gemeentelijke organisatie nog steeds minder gunstig. De beide generatiepacten en het speerpunt verjonging als hoogste prioriteit binnen het werving- en selectiebeleid hebben niet kunnen voorkomen dat de gemiddelde leeftijd eind vorig jaar 49,67 jaar was. Dat is ruim boven de gemiddelde leeftijd in de toch al vergrijzende gemeentelijke sector. De verklaring hiervoor ligt in de bovengemiddeld lange duur van de dienstverbanden.
Het ziekteverzuim lag in 2020 weer onder het landelijk gemiddelde, maar we kenden uitschieters in de jaren 2018 en 2019.

Deze kenmerken van de organisatie zijn voor het MT een aandachtspunt. Hoe houden we onze organisatie gezond, vitaal en wendbaar?
In de CAO Gemeenten 2019-2020 is afgesproken dat alle gemeentelijke werkgevers vitaliteitsbeleid moeten hebben. In de komende CAO (vanaf 1 januari 2021) wordt dit verder uitgewerkt, maar de onderhandelingen over deze CAO liggen al geruime tijd stil.
In ons gemeentelijk HRM-beleid blijven we bij de invulling van vacatures sterk inzetten op verjonging.
We maken vacatures geschikt voor jongeren door (tijdelijk) te schuiven met werkzaamheden en door jongeren zelf verder op te leiden.

6. Visie op gezondheid

In lijn met de ontwikkeling van de algemene visie van de gemeente Aalten op de publieke gezondheid is de visie op gezondheid van de gemeente als werkgever van de gemeentelijke organisatie in ontwikkeling.
Als werkgever willen we primair uitgaan van de eigen kracht en verantwoordelijkheid van de medewerkers, maar we hebben uit betrokkenheid met de medewerkers en om uitval te voorkomen tegelijkertijd specifiek aandacht voor medewerkers die een verhoogd risico hebben op gezondheidsproblemen. De waarde van preventie en positieve gezondheid staat centraal.
De rol van de werkgever is om medewerkers te ondersteunen en te stimuleren bij het maken van gezonde keuzes. Dat doen we door een omgeving te creëren waarin het makkelijker is om aan een gezonde leefstijl te werken. We zorgen voor gezonde werkomstandigheden. We hebben nadrukkelijk aandacht voor invloeden uit de privé omgeving van de medewerker en stimuleren gezonde verhoudingen en een gezonde balans. 
We willen onze visie op gezondheid voor de komende jaren in nauw overleg met de OR verder uitwerken.

7. Integriteit

In de paragraaf Bedrijfsvoering van de programmabegroting 2021 is opgenomen dat de gemeente Aalten in 2021 wil overgaan tot een herijking van het beleid met betrekking tot bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Op grond van zijn wettelijke taak om de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen, heeft de burgemeester een stuurgroep integriteit ingesteld om invulling te geven aan deze opdracht. Deze stuurgroep heeft begin 2021 een Plan van aanpak herijking beleid met betrekking tot bestuurlijke en ambtelijke integriteit (plan van aanpak) en een voorstel voor de Kaders en uitgangspunten Integriteitsbeleid gemeente Aalten (kadernota) opgesteld. De gemeenteraad heeft deze kadernota op 22 maart 2021 vastgesteld. De kadernota geeft naast de (wettelijke) kaders weer wat de doelstellingen en uitgangspunten van het gemeentelijk integriteitsbeleid zijn en welke rollen en verantwoordelijkheden daarbinnen onderscheiden worden.

Het plan van aanpak geeft de af te leggen route en planning voor het nieuwe integriteitsbeleid. De stuurgroep kiest voor een gefaseerde aanpak op grond waarvan eerst de kaders en uitgangspunten van het nieuwe integriteitsbeleid vastgesteld zijn. In de volgende fase worden deze kaders en uitgangspunten uitgewerkt in regelingen en protocollen voor de bestuurlijke integriteit en de ambtelijke integriteit, waaronder de gedragscodes. Deze fase is inmiddels zodanig gevorderd dat de diverse regelingen in de tweede helft van 2021 kunnen worden vastgesteld. De gemeente Aalten beschikt dan nog dit jaar over een volledig herschreven en actueel integriteitsbeleid met gedetailleerde uitwerking in de diverse regelingen voor de bestuurlijke en de ambtelijke integriteit.

Daarnaast is voortdurende bewustwording van groot belang. Daarom worden in de daaropvolgende fase twee permanente werkgroepen ingesteld voor het onder aansturing van de stuurgroep opstellen en uitvoeren van implementatieprogramma’s: de werkgroep implementatie bestuurlijke integriteit en de werkgroep implementatie ambtelijke integriteit. Deze beide werkgroepen starten in de tweede helft van 2021. De door de werkgroepen voor te bereiden implementatieprogramma’s bestaan uit diverse bewustwordingsactiviteiten, die structureel ingebed worden.

8. Digitalisering, informatisering en automatisering

De IT-samenwerking bestaat op dit moment uit 14 organisaties waaronder de vijf gemeenten Aalten, Oude IJsselstreek, Doetinchem, Doesburg en Bronckhorst en daarnaast negen verbonden partijen (bijvoorbeeld de ODA, Laborijn en het Erfgoedcentrum). Binnen de IT-samenwerking wordt samengewerkt op het gebied van automatisering en IT-systemen. De IT-samenwerking ondersteunt hiermee ruim 1.800 gebruikers.
Onderwerpen die in 2022 op de agenda staan zijn het verder uitbreiden van de cloud en de onderlinge samenhang en koppelingen tussen deze cloud-leveranciers.
2022 staat ook in het teken van bewustzijnstrainingen rond informatieveiligheid en privacy. Aanvallen van hacking, phishing en ransomeware zijn aan de orde van de dag. Daarbij is de mens zelf vaak de zwakste schakel. Het begint namelijk bij het herkennen van de hackpogingen en het juist handelen door de medewerker na een hack- of phishingpoging. Door het trainen van de medewerkers wordt onze weerbaarheid bij een aanval vergroot.

De Omgevingswet is uitgesteld tot 1 juli 2022. Deze tijd is nodig om de nieuwe applicaties van de Omgevingswet te vullen en aan te sluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet.
Gedreven door de Covid periode en de aankomende post Covid periode wordt er in 2022 meer gewerkt vanuit een hybride werkplekomgeving. De werkplekomgeving bevindt zich niet meer altijd binnen het kantoorpand en de vergaderingen vinden niet altijd allemaal fysiek plaats. Het wordt een mix van digitaal en fysiek vergaderen. Het plaats onafhankelijk werken heeft hiermee een grote vlucht genomen. Het jaar 2022 staat dus ook in het teken van het verder ontwikkelen, aanschaffen en stimuleren van technische hulpmiddelen om het hybride werken verder te ondersteunen. Uiteraard alles onder de paraplu van de privacy en informatieveiligheid.

9. Inkoop

Per 1 januari 2022 is de nieuwe inkoopstrategie van toepassing binnen de Wmo en Jeugdzorg. Het open-house model is komen te vervallen. Er wordt gestart met een zogeheten lumpsum financiering. Zorgaanbieders worden gecontracteerd voor de diverse percelen met een maximale looptijd van 7 jaar. Het eerste half jaar van 2022 is nog een overlap met zorgaanbieders die via het open-house model zorg leveren, maar niet gecontracteerd zijn voor deze nieuwe periode.
Op 20 juli 2020 heeft het college besloten aan te sluiten bij het convenant “social return on investment”. In 2021 hebben alle Achterhoekse gemeenten hiermee ingestemd. Daarmee is een uniforme werkwijze bij de inkoop gerealiseerd als het gaat over SROI. Hierbij wordt aan uitvoerders/leveranciers van gemeentelijke opdrachten gevraagd (ontwikkel)kansen te geven aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
De klachtenregeling die sinds eind 2017 van kracht is binnen de Achterhoekse gemeenten wordt aangepast. Die gebeurt met inbreng van de VNG die op dit moment nog onderzoek hiernaar doet.
Doordat duurzaamheid en circulariteit steeds belangrijker worden binnen de inkoop en de ‘nota duurzaamheid Achterhoekse gemeenten’ dateert uit 2009, moet deze vernieuwd worden. Hoe we dit gaan aanpakken is nog niet bekend. Er wordt begonnen met het gebruik van een “startformulier Inkoop” welke als handvat kan dienen, zodat zaken niet vergeten of overgeslagen worden.
Ook in 2022 wordt op inkoop- en aanbestedingsgebied zoveel mogelijk samenwerking gezocht binnen de Achterhoekse gemeenten 

10. Subsidieverwerving

Ook in 2022 worden alle subsidiemogelijkheden zo goed mogelijk benut. Via de subsidie database,
https://www.vindsubsidies.nl wordt dagelijks bijgehouden welke subsidies interessant kunnen zijn voor de gemeente Aalten. Geregeld vindt communicatie plaats tussen de subsidiecoördinator en de beleidsmedewerker om elkaar op de hoogte te houden van de lopende projecten en subsidiemogelijkheden. Veel subsidies zijn niet in directe zin bedoeld voor de gemeente maar voor onderzoeksinstellingen, onderwijsinstellingen, bedrijven, verenigingen, stichtingen, samenwerkingsverbanden en particulieren. Bij het Rijk, de provincie en op Europees niveau maak je de meeste kans op subsidies door samen te werken in grotere verbanden en innovatief te zijn. Als gemeente is het dan ook goed om regionaal de samenwerking op te zoeken. Dit komt ook naar voren uit het onderzoek subsidieverwerving uitgevoerd in opdracht van de Rekenkamer-commissie, dat in 2021 is uitgevoerd.
Het uitbreken van het coronavirus heeft een enorme impact op de economie en onze samenleving gehad. Het Rijk heeft veel geld beschikbaar gesteld in de vorm van subsidies. Ook de provincie Gelderland heeft subsidies verstrekt aan gemeenten, onderwijs & arbeidsmarkt en sociale initiatieven. Hierdoor is de economie zoveel mogelijk draaiende gehouden. Naar verwachting blijven het Rijk en de provincie Gelderland subsidies inzetten voor projecten op het gebied van duurzaamheid, cultuur en erfgoed, onderwijs en arbeidsmarkt, wonen, recreatie, toerisme en een gezonde en veilige samenleving.

11. Overige onderwerpen

Voor de ontwikkelingen rondom de dienstverlening, de nieuwe website, de e-diensten, ondermijning – binnengemeentelijke adreskwaliteit en de gemeenteraadsverkiezingen 2022 staat informatie opgenomen bij de ontwikkelingen binnen programma 3 Bedrijfsvoering.

12. Uurtarief ten behoeve van doorberekeningen

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2022 van € 69. In 2021 was het uurtarief ook € 69.
Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking.

 

kosten x € 1.000
Onderbouwing uurtarief 2022 Kosten Uren Uurtarief
Loonkosten 13.107 283.931 € 46
Overhead 6.376 283.931 € 23
Uurtarief € 69

13. Verplichte beleidsindicatoren

Naam indicator Eenheid 2022
1 Formatie fte per 1.000 inwoners 6,69
2 Bezetting fte per 1.000 inwoners 6,69
3 Apparaatskosten kosten per inwoner € 638,40
4 Externe inhuur % van totale loonsom 0,51%
5 Overhead % van totale lasten 11,84%