Dienstverlening
Burgers en ondernemers hebben een steeds grotere informatiebehoefte. De gemeente biedt daarom haar klanten één centraal punt waar zij terecht kunnen met al hun vragen en verzoeken: het Klant Contact Centrum (KCC). Het KCC is het aanspreekpunt en daarmee ook het visitekaartje van de gemeente Aalten.
In de huidige tijd is online aanwezigheid en digitale bereikbaarheid een must. Door de coronacrisis is dit nog eens benadrukt. We streven naar meer dienstverlening via de website. We willen burgers via de website van informatie voorzien en mogelijkheden geven om zaken via de website aan te vragen en te regelen. Dat kan ook via Twitter en Facebook. Zelf zaken regelen en aanvragen kan met e-formulieren, waarbij gegevens automatisch worden doorgestuurd. Uiteraard blijven de vertrouwde kanalen zoals telefoon en persoonlijk contact aan de balie voor onze inwoners die digitaal minder vaardig zijn, gewoon beschikbaar. Alle gemeentelijke dienstverleningskanalen (telefoon, balie, website, post en e-mail) zijn geïntegreerd in één omgeving. Ieder onderwerp of aanvraag wordt bij elkaar gehouden in één zaakdossier. De dienstverlening is vastgelegd in een dienstverleningsconcept. Een actualisering daarvan wordt in het najaar van 2021 als project opgestart.
Nieuwe website
De kijk op (overheid) websites is de laatste jaren veranderd. Het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid’ overheid voorziet in specifieke voorschriften met betrekking tot de toegankelijkheid van websites. Daarnaast wordt in het kader van optimalisering dienstverlening de digitale dienstverlening naar een hoger niveau getild. Conclusie is dat onze huidige website niet meer voldoet aan de eisen van deze tijd, omdat:
- De site niet responsive is.
Dat wil zeggen dat de weergave van de site zich niet automatisch aanpast aan de verschillende schermen van bijvoorbeeld smartphones en tablets. Vooral voor de smartphone gebruikers is het haast onmogelijk om onze site te bezoeken. Gezien de snelle ontwikkelingen op dit gebied kunnen we hier niet meer omheen.
- De site niet voldoende toegankelijk is.
Veel gebruikers van een website willen zo snel mogelijk vinden waarvoor ze naar de website komen: een uittreksel aanvragen, een verhuizing doorgeven of informatie vinden over andere producten en diensten. Daarom richten steeds meer gemeenten de website in volgens het toptaken-principe; de website zodanig inrichten dat de gebruiker zo goed mogelijk geholpen wordt bij het vinden van het antwoord op zijn vraag. Kijkend naar toptaken betekent dit ook dat de meest gevraagde producten en diensten op onze homepage te vinden zijn. Om onze digitale dienstverlening te verbeteren is dit noodzakelijk. Op onze huidige website moeten burgers vaak te veel zoeken. Bijkomend voordeel is dat, als de website optimaal functioneert, de telefonische dienstverlening wordt ontlast.
Naast deze technische noodzaak speelt binnen de gemeente Aalten de wens om de website doelmatiger in te zetten. Zo dient het beheer eenvoudiger te worden en is de wens om de inhoud beter neer te zetten en beter doorzoekbaar te maken. Op die manier is de site dienstverlenend naar de burger. In 2022 gaan we met het projectteam de website en intranet dat met elkaar verweven is vernieuwen.
E-diensten – digitale aanvragen
Zelf zaken regelen en aanvragen wordt steeds eenvoudiger: aan beschrijvingen van producten en diensten van de gemeente is in voorkomende gevallen een digitaal in te vullen meldings- of aanvraagformulier toegevoegd. Via de website kunnen inwoners 24/7 een afspraak met de gemeente plannen. Natuurlijk blijft het mogelijk telefonisch een afspraak te maken.
Met de komst van de nieuwe e-diensten wordt de digitale aanvraag voor de burger makkelijker. Het systeem denkt namelijk met ze mee, waardoor er minder foutieve aanvragen binnen komen. En dat maakt het voor ons efficiënter/eenvoudiger. Daarnaast worden meer producten aangeboden met de nieuwe e-diensten. De burger kan dus nog meer van huis uit regelen. Onderzocht wordt de mogelijkheid om voor het verlengen van een rijbewijs of het aanvragen van een paspoort of ID-kaart slechts eenmaal langs te hoeven komen op het gemeentekantoor. Ook kunnen geboorte- en overlijdensaangiften op termijn volledig digitaal verlopen. Per begin 2022 hebben we de eerste e-diensten die digitaal aangeboden kunnen worden, online beschikbaar.
Gemeenteraadsverkiezingen 2022
Nog een goed half jaar en dan zijn de verkiezingen voor de nieuwe raad. Woensdag 16 maart 2022 is de dag dat de kiezers de kans krijgen om hun volksvertegenwoordigers voor de komende vier jaar te benoemen. Een spannende en zeker ook een drukke tijd breekt aan voor alle partijen. Ook de ambtelijke organisatie is met de voorbereidingen gestart.
Datalab GO
In 2021 is Aalten in regionaal verband gestart met deelname aan Datalab GO. Dat jaar is en wordt grotendeels besteed aan het neerzetten van de organisatie, samenstellen van het team en het uitwerken van enkele data-producten voor prioritaire thema’s als de impact van Covid per gemeente, ondermijning, etcetera. Aanvang 2022 moet Datalab GO een ‘jongvolwassen’ stadium bereiken. De organisatie staat dan geheel en is in de loop van dat jaar in staat steeds complexere vraagstukken te beantwoorden. De in 2021 gebruikte data-bronnen (open data en CBS data tot op wijkniveau) worden aangevuld met data die direct van de gemeenten wordt verkregen. Datalab GO wordt actiever gepromoot binnen de aangesloten gemeenten om meer de verbinding te zoeken met de lokale beleidsmedewerkers en datagedreven werken een vaste plek te geven.
Informatiearchitectuur
De gemeentelijk informatiearchitectuur wordt in 2022 uitgebouwd naar de informatiearchitectuur van de Common Ground. Met Common Ground willen gemeenten de informatievoorziening eenvoudiger, sneller en slimmer inrichten. In de kern gaat het daarbij om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van werkprocessen en applicaties. De nieuwe manier van omgaan met gegevens betekent dat softwareleveranciers hun applicaties daarop moeten aanpassen. Dit gaat vanaf 2022 plaatsvinden.
Omgevingswet
De beoogde inwerkingtreding van de Omgevingswet is met een half jaar uitgesteld naar 1 juli 2022. Dit geeft het Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties meer ruimte om de implementatie van de wetgeving zorgvuldig af te ronden. De periode tot 1 juli 2022 wordt benut om de systemen en werkprocessen om te bouwen naar de regels van de Omgevingswet.
Hybride werkomgeving en cloud
Hoewel de toekomst nog onzeker is, verwachten we dat de post-Covid-19 periode in 2022 nog voortduurt. Dit betekent dat plaatsonafhankelijk werken bij de meeste medewerkers een blijvende situatie gaat worden. De vergaderlocaties in de gemeentelijke gebouwen zijn zodanig ingericht dat de vergaderingen via een “hybride” vorm (onafhankelijk van plaats) kan plaatsvinden. Een werkgroep “na corona” is bezig met de gevolgen en veranderingen van de post-Covid-19 periode rond huisvesting, werkplekken en de beleidsregels rond thuiswerken/op locatie werken. In 2022 wordt dit uitgewerkt. Hierdoor zijn in 2022 veel ontwikkelingen die het hybride werken gaan ondersteunen, zoals het verregaande gebruik van pakketten van Microsoft, maar ook de automatische inrichting en uitrol van laptops en andere apparatuur.
Ook gaat in 2022 de uitbreiding van de digitale handtekening in veel softwarepakketten plaatsvinden.
Een volgende groep applicaties wordt door de leverancier vanuit de cloud benaderd. In 2022 verwachten we dat ons distributiesysteem van al onze kerndata en ons financiële systeem naar de cloud wordt verhuisd. Daarnaast vinden de voorbereidingen plaats om een aantal Centric applicaties van het sociaal domein te verplaatsen naar de cloud. De firma Centric heeft namelijk aangekondigd dit in 2023 te realiseren.
Informatieveiligheid
Vanaf 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. Hiermee is één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid ontstaan. Helder, actueel en veilig. De BIO stuurt op verantwoordelijkheden en risicomanagement binnen de eigen organisatie.
2022 staat in het teken van het cyclisch inrichten van de privacybescherming (Plan, Do, Check, Act) en de organisatie brede informatieveiligheid- en privacy bewustwording. Eén van de highlights binnen bovengenoemde baseline is de versterking van de bewustwording van informatieveiligheid en privacy onder de medewerkers. Op structurele basis worden de medewerkers getraind en getest op het gebied van informatiebeveiliging en privacy, Dit vindt deels plaats via te volgen digitale cursussen en steekproeven. Zo wordt in-formatieveiligheid en privacy een vast onderdeel van onze dagelijkse praktijk.
Rechtmatigheidsverantwoording
Het college van B&W is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen onze gemeente. In de huidige situatie vormt de accountant hier een oordeel over en brengt hier verslag over uit.
Vanaf het verslagjaar 2022 moet het college deze rechtmatigheidsverantwoording zelf opstellen en opnemen in de jaarrekening. Hiermee legt ze verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarrekening, controleert de accountant straks of deze verantwoording, net als de rest van de jaarrekening getrouw is.
Door middel van deze rechtmatigheidsverantwoording verklaart het college dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Dit bestaat uit de volgende drie deelaspecten:
1. Het begrotingscriterium: vaststellen of sprake is van overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar, zo ja of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en of ze met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Alleen onrechtmatige overschrijdingen worden vermeld;
2. Het voorwaardencriterium: vaststellen of alle financiële beheershandelingen voldoen aan de voorwaarden zoals die zijn gesteld in wet- en regelgeving;
3. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O): vaststellen of voldoende waarborgen zijn genomen om misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen te voorkomen.
Om dit vast te kunnen stellen is binnen de gemeentelijke organisatie een duidelijke grondslag nodig. Het intern controleplan is hierbij de basis waarin we hebben vastgelegd hoe we de naleving van de regels gaan controleren.
De Wet Open Overheid
Deze wet vervangt de Wet Openbaarheid van Bestuur en heeft als doel het verbeteren van de transparantie van de overheid. Uitgangspunt is dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, ontsloten en goed te archiveren is. De wet verplicht overheden zoveel mogelijk informatie in onderstaande 11 informatiecategorieën in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren via een digitaal platform.
• Wet- en regelgeving • Bestuursstukken • Onderzoeken • Stukken van adviescolleges
• Organisatiegegevens • Convenanten • Beschikkingen • Jaarplannen en -verslagen
• Raadsstukken • Wob/Woo-verzoeken • Klachten
Dit gaat gepaard met de verplichting om de informatiehuishouding op orde te brengen en informatie duurzaam toegankelijk te maken. Het tijdstip waarop de wet inwerking treedt is nog niet geheel duidelijk. Dit varieert van medio 2022 naar begin 2023. De invoering heeft echter een aanzienlijke impact op de organisatie. Dit is ook de reden waarop nu reeds wordt gestart met de inventarisatie van de uit te voeren werkzaamheden.
