Paragraaf Bedrijfsvoering

Inhoud

“Samen volop inzetten voor onze burgers en bedrijven”

De overheid, waaronder onze gemeente, is er voor de burgers en de bedrijven. En die burgers en bedrijven verwachten betrouwbaarheid, deskundigheid, onpartijdigheid, rechtmatig handelen en bovenal adequate afhandeling. Het handelen van de organisatie, zowel ambtelijk als bestuurlijk, is in de volle breedte van het gemeentelijk takenpakket gericht om aan deze verwachtingen zo goed mogelijk te voldoen. Er wordt verbinding gezocht met onze bewoners, bedrijven en bezoekers door met hen te communiceren en hen, daar waar dat mogelijk en zinvol is, bij besluitvorming te betrekken.

Het verbeteren van onze dienstverlening heeft verregaande consequenties voor onze bedrijfsvoering. Om deze verbeteringen een duidelijke richting te geven, werken we vanuit een dienstverlenings-concept.
Hieraan liggen de volgende doelen ten grondslag:
* Het optimaliseren van de externe dienstverlening;
* Het vergroten van de onderlinge samenwerking;
* Samenhang van beleid binnen de gemeentelijke organisatie;
* Het creëren van een gemeenschappelijk uitgangspunt.

Het klant contact centrum is het eerste aanspreekpunt voor inwoners en daarmee is het dus ook het visite-kaartje van de gemeente Aalten. Hoe inwoners behandeld worden en wat hun eerste indruk van het KCC is, bepaalt in grote mate hoe zij over de gemeente Aalten denken.
Via de gemeentelijke website kunnen inwoners 24/7 zelf informatie opzoeken en contact opnemen met de gemeente. Die mogelijkheid is er ook via social mediakanalen (Twitter en Facebook) waar de gemeente Aalten op te vinden is. Zelf zaken regelen en aanvragen wordt steeds eenvoudiger: aan beschrijvingen van producten en diensten van de gemeente is in voorkomende gevallen een digitaal in te vullen meldings- of aanvraagformulier toegevoegd. Via de website kunnen inwoners 24/7 een afspraak met de gemeente inplannen. Natuurlijk is het ook mogelijk telefonisch een afspraak te maken.

Een goede bedrijfsvoering, die gericht is op onze omgeving, betekent beheersing van alle processen inclusief bijsturing waar nodig. Dit is een voorwaarde om aan deze verwachtingen te voldoen en gemeentelijk beleid te realiseren. Er wordt voldaan aan alle wetgeving op het brede gemeentelijke werkterrein, transparant verslag gedaan over de uitvoering middels de reguliere P&C cyclus of bij majeure zaken met een raadsmededeling. Bij alle externe ontwikkelingen die op een gemeente afkomen, is het niet alleen belangrijk dat Aal-ten een flexibele organisatie is, maar ook een vlot lerende, met voortdurend aandacht voor mogelijke verbeteringen van processen. Naast het dynamische going-concern spelen volgende issues voor 2020:

1. Herijking beleid met betrekking tot bestuurlijke en ambtelijke integriteit

Organisaties, inwoners, bestuurders en medewerkers mogen rekenen op een integere en betrouwbare ge-meente. We brengen onze beleids- en procedureregels over integriteit, voor zowel bestuur als ambtenaren, daarom in lijn met nieuwe wetgeving en handreikingen.
Het hebben van dergelijke afspraken leidt niet vanzelf tot integer gedrag. We geven daarom aandacht aan bewustwording en de randvoorwaarden die nodig zijn: een open, transparante cultuur, waarin mensen elkaar aanspreken en waarin integer gedrag regelmatig onderwerp van gesprek is. Het alleen hebben van regels is niet voldoende, iedereen moet er ook naar kunnen en willen handelen.

2. Opleidingen en aanpassing werkwijzen in het kader van de wijziging van de organisatie

Na een voorbereidingstraject van ruim 1½ jaar, waarbij alle medewerkers, de teamcoördinatoren en de ondernemingsraad nauw betrokken zijn geweest, is de nieuwe organisatiestructuur begin april 2019 ingevoerd. Met de nieuwe organisatiestructuur willen we slagvaardig inspelen op diverse maatschappelijke ontwikkelingen en op de bestuurlijke ambities, zoals opgenomen in het raadsprogramma en het uitvoeringsprogramma.
In 2019 zijn belangrijke stappen gezet voor de implementatie van deze organisatiewijziging. De huisvesting en de werkprocessen zijn aangepast aan de nieuwe structuur. Er is een opleidingsplan vastgesteld, dat in de tweede helft van 2019 wordt uitgevoerd met een uitloop van enkele opleidingen in 2020. De verdere versterking van projectmatig werken en integrale advisering en het werken met burgerparticipatie zijn belangrijke onderwerpen in het opleidingsplan.
In het borgen van de benodigde cultuurverandering wordt – naast de betreffende opleidingen – voorzien binnen de reguliere leidinggevende taken van de afdelingshoofden. Waar nodig voeren de afdelingshoofden daarover gesprekken met individuele medewerkers.

3. Vitaliteit en gezondheid

Met een bovengemiddeld hoge leeftijd (49,4 jaar versus 48,1 jaar in de sector Gemeenten) en bovengemiddeld lange duur van de dienstverbanden (16,8 jaar versus 12,2 jaar in de sector Gemeenten) is de vraag relevant hoe we onze organisatie in de komende jaren vitaal en gezond houden. We hebben weliswaar de structuur, de huisvesting, de processen en de opleidingen geregeld, maar daarmee zijn we er nog niet. Bij de invulling van vacatures zetten we sterk in op verjonging, maar daarnaast moeten we bezien wat er aanvullend nodig is om onze oudere medewerkers gezond en vitaal te houden tot aan de verhoogde pensioenleeftijd. Het is de bedoeling om deel te gaan nemen aan het programma NOG Fitter en Vitaler van de GGD.
CAO-partijen in de gemeentelijke sector hebben de afspraak gemaakt het onderwerp Vitaliteit te regelen in de volgende CAO vanaf 1 januari 2021. We wachten deze CAO-afspraak vanzelfsprekend af, maar sluiten niet uit dat er aanvullend gemeentelijk beleid nodig is vanwege de voornoemde specifieke kenmerken van onze organisatie.

4. Invoering nieuwe beoordelingsmethodiek

Een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van het MT, de OR, het GO en P&O heeft in 2018 een voorstel ontwikkeld voor de invoering van een eigentijdse beoordelingsmethodiek met 360 graden feedback. Een specifieke app biedt daarbij de mogelijkheid voor continue feedback op het functioneren van de medewerker door het afdelingshoofd, collega’s binnen de organisatie en derden.
In het tweede halfjaar van 2019 wordt een pilot gehouden. Op grond van de uitkomsten van die pilot wordt een definitief besluit genomen over de daadwerkelijke invoering voor de gehele organisatie en de daarbij te maken keuzes.

5. Project Wnra

Per 1 januari 2020 gaat de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in. Voor ambtenaren geldt straks het private arbeidsrecht, net als voor werknemers in het bedrijfsleven nu al het geval is.
Om de invoering en implementatie van de gevolgen van de Wnra in de gemeente Aalten in goede banen te leiden is een projectteam ingesteld. Dit team bestaat uit vertegenwoordigers van het management, de OR, het GO en P&O en is van start gegaan in het najaar van 2018.
Het projectteam zorgt er onder andere voor dat de medewerkers goed worden geïnformeerd, dat er adequate scholingstrajecten zijn voor het management, de medezeggenschapsorganen en de medewerkers van P&O en dat alle lokale arbeidsvoorwaarden Wnra-proof zijn. We gaan daarbij uit van een beleidsarme invoering zonder inhoudelijke wijzigingen van arbeidsvoorwaarden en voor omzetting van rechtswege van de bestaande aanstellingen in arbeidsovereenkomsten.

6. Digitalisering, informatisering en automatisering

De IT samenwerking bestaat op dit moment uit 14 organisaties waaronder de gemeenten Aalten, Oude IJsselstreek, Doetinchem, Doesburg en Bronckhorst en daarnaast uit 9 verbonden partijen (bijvoorbeeld de ODA, Laborijn en het Erfgoedcentrum). Binnen de IT samenwerking wordt samengewerkt op het gebied van automatisering en IT systemen. De IT samenwerking ondersteunt hiermee ruim 1.800 gebruikers.
Onderwerpen die de komende tijd speciale aandacht vragen zijn het meer en meer ontsluiten van de cloud en daarmee samenhangend het veilig versturen en opslaan van data. Dit wordt bereikt via onder andere extra versleuteling, certificering en beveiligd mailen. Een ontwikkeling is bijvoorbeeld dat mailings worden gescand op mogelijke onveilige tekstdelen en gedrag (andere afzenders als normaal) en suggesties te doen over de verzending via een veilig transport. Dit kan via een speciale tool hiervoor zoals Zivver.

De verdere uitbouw van het digitale bestuurlijke besluitvormingsproces voor de gemeenteraad (B&W is al gerealiseerd) wordt onderzocht en de realisatie volgt waarschijnlijk in de eerste maanden van 2020.

Een andere ontwikkeling vormt het op te stellen beleid rondom digitaal ondertekenen. Digitaal ondertekenen is niet zozeer het toevoegen van een gescande handtekening, maar het digitaal onderhuids coderen van het bestand wat verstuurd wordt, waardoor het een juiste juridische status krijgt. Daarbij wordt ook afgestemd welke uitgaande stukken nog daadwerkelijk een handtekening moeten hebben.

7. Informatieveiligheid en privacy

Vanaf 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. Dit is één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de hele overheid, gebaseerd op internationaal erkende ISO-normatiek. Deze doorontwikkeling vanuit de huidige BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) houdt met name in dat de maatregelen altijd een verplichtend karakter hebben. Het jaar 2020 staat vooral in het teken van de cyclische inrichting van de BIO en tevens privacy. Ofwel ‘Plan, Do, Check, Act’ moet adequaat worden ingericht, zodat over deze verantwoordelijkheden ook goed rekenschap kan worden afgelegd. Ook staat het actualiseren van het privacybeleid gepland voor 2020 net als aandacht voor organisatie brede bewustwording omtrent het thema informatieveiligheid en privacy.

8. Uurtarief ten behoeve van doorberekeningen

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2020 van € 68. Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking. Het uurtarief van Aalten is reëel in vergelijking met andere gemeenten.

 

 

kosten x € 1.000
Onderbouwing uurtarief Kosten Uren Uurtarief
Loonkosten 12.105 273.000 € 44
Overhead:
Kosten huisvesting 701
Kosten automatisering 1.724
Kosten materieel 435
Personeelskosten 436
Kosten facilitair 3.304
Totaal overhead 6.600 273.000 € 24
Uurtarief € 68

9. Verplichte beleidsindicatoren

Naam indicator Eenheid 2020 2019
1 Formatie fte per 1.000 inwoners 6,39 6,46
2 Bezetting fte per 1.000 inwoners 6,39 6,46
3 Apparaatskosten kosten per inwoner € 596,78 € 566,54
4 Externe inhuur % van totale loonsom 0,72% 0,87%
5 Overhead % van totale lasten 12,93% 12,56%
Publicatiedatum: 20-05-2021

Inhoud