Meer
Publicatiedatum: 23-06-2020

Inhoud

Programma 3 Bedrijfsvoering

1. Ontwikkelingen binnen dit programma

Burgers en ondernemers hebben een steeds grotere informatiebehoefte. De gemeente is haar klanten hierin tegemoet gekomen door hen één centraal punt te bieden, waar zij terecht kunnen met al hun vragen en verzoeken: het Klant Contact Centrum (KCC). Het KCC is het aanspreekpunt voor ons dienstverleningsconcept. Dit dienstverleningsconcept is voor onze burgers en wordt in 2020 geactualiseerd. De huidige servicenormen worden daarbij kritisch beoordeeld en herijkt.

In de huidige tijd is online aanwezigheid en digitale bereikbaarheid een must. Via de website kan een inwoner 24/7 zelf informatie opzoeken en contact opnemen. Dat kan ook via Twitter en Facebook. Zelf zaken regelen en aanvragen kan met e-formulieren, waarbij gegevens automatisch worden doorgestuurd. Daarvoor zijn alle gemeentelijke dienstverleningskanalen (telefoon, balie, website, post en e-mail) geïntegreerd in één omgeving. Ieder onderwerp of aanvraag wordt bij elkaar gehouden in één zaakdossier. Onderdeel daarvan is ook het digitale besluitvormingstraject voor de raad.

De gemeentelijk informatiearchitectuur is efficiënt opgezet en deze wordt verder uitgebouwd. Voorwaarde is dat juiste en actuele informatie beschikbaar is om een klantvraag correct af te handelen, tegen verantwoorde kosten en binnen wet- en regelgeving. Gebleken is dat er grote behoefte bestaat aan kengetallen voor het sociaal domein. Aan de ontsluiting van deze data wordt gewerkt. Verdere ontwikkelingen zijn: aansluiten op digitaal stelsel Omgevingswet, digitaal vergaderen, werken in de cloud, aansluiten op de Berichtenbox en validatie van de digitale handtekening.

Fraude met adresgegevens is een ander aandachtspunt. Iemand die met een verkeerd woonadres in de Basisregistratie Personen (BRP) staat, kan daarmee adresfraude plegen en bijvoorbeeld misbruik maken van regelingen als kinderbijslag, studiefinanciering en de toeslagenwet of (belasting)schulden en boetes ontwijken. Het belang van juiste adresgegevens is dus groot. Door adresonderzoek wordt de kwaliteit van adresgegevens verhoogd in de BRP en werken overheden samen. Vanuit de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) worden niet alle adressen onderzocht, alleen die waarover twijfels bestaan bij (meerdere) overheidsorganisaties. Zo worden burgers niet onnodig lastiggevallen en wordt de privacywetgeving gerespecteerd.

Vanaf 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. De BIO vervangt de bestaande Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Hiermee ontstaat één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid. Helder, actueel en veilig. De BIO omvat bijna 60% minder maatregelen dan de BIG, maar deze maatregelen zijn wel verplicht. De BIO stuurt meer op verantwoordelijkheden en risicomanagement binnen de eigen organisatie.

Daarnaast moet ons privacybeleid steeds geactualiseerd worden. Ook krijgt in 2020 de manier waarop privacy in onze organisatie ingebed wordt, meer structuur. Hiervoor is al een aantal procedures aangescherpt. Tevens moet privacybescherming cyclisch ingericht (Plan, Do, Check, Act) worden en daarmee een vast onderdeel uitmaken van onze dagelijkse praktijk. Dit om de aantoonbare werking van de genomen maatregelen vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) te borgen. De AVG en ook de BIO stuurt met name op deze verantwoordingsplicht. Dit alles vraagt om een verdere vorm van informatieveiligheids- en privacybewustzijn. In 2020 steken we daarom ook in op het stimuleren van brede bewustwording van zowel bestuurders als medewerkers.

De duurzaamheidsmaatregelen bij de verbouw van de werf (zonnepanelen en warmtepomp) zijn al succesvol. Dit geeft aanleiding om te onderzoeken of dit uit te breiden valt naar andere gemeentelijke gebouwen.

Voor het in stand houden van alle voorzieningen is een duurzame en gezonde financiële positie noodzakelijk. Dit wordt bereikt door een goede meerjarige begroting en een gedegen risicoanalyse. Hierdoor ontstaat in een vroeg stadium inzicht in mogelijke knelpunten waarop gericht actie kan worden ondernomen. Met behulp van de nieuw aangeschafte software Pepperflow kunnen uitgebreide (financiële) overzichten en rapportages worden gemaakt. Deze budgetinformatie en stuurinformatie (eventueel aangevuld met gegevens uit andere databases) kan worden gebruikt door het management.

Doelstellingen

P3.01 Vraaggerichte processen en inrichting van de organisatie / Mensgerichte techniek

Efficiënter inrichten werkproces ‘meldingen openbare ruimte’ en ‘gevonden/verloren fietsen’.

De gemeentelijke organisatie is ingericht op de vraaggerichte processen in de backoffice, midoffice (het zaaksysteem) en KCC.

P3.02 Interne communicatie - Intranet / Raadsnet / communicatiebeleidsplan optimaliseren

Optimaliseren van het communicatiebeleidsplan en het opleveren van content (verklaring) ten behoeve van interne media (intranet/raadsnet en andere technologische ontwikkelingen). Onderzoeken hoe de gemeente Aalten haar interne communicatie en de hierbij in te zetten middelen verder kan optimaliseren.

P3.03 Burgerparticipatie/Burgerpanel

Bij de update van het communicatiebeleidsplan de mogelijkheid van burgerparticipatie en inzet burgerpanel uitwerken. Interactief met burgers aan de slag voor de Visie Aalten 2025 en de Omgevingsvisie (project AWLO 2017). De eerste proef met een burgerpanel is gestart met het project AWLO www.uspreekt.nl.

P3.05 Aansluiting BGT - BOR

De aanvulling voor de basisregistratie grootschalige topografie (BGT, uniforme digitale kaart) worden vanuit de beheerpakketten van Groen, Wegen en Ondergrondse infrastructuur aangevuld, waardoor de set aan basisgegevens voor alle teams gelijk zijn.

P3.06 Overgang van inhoud naar gebruiksoppervlakte als grondslag herwaardering WOZ

Vanaf 2022 moet de waardering van woningen plaatsvinden op basis van de gebruiksoppervlakte. Tot die tijd is de inhoud van een woning bepalend. Met de toepassing van de gebruiksoppervlakte wordt aangesloten bij de BAG.

P3.07 Bestrijden adres-gerelateerde fraude

Verhogen van de kwaliteit van de adresgegevens in de BRP.

P3.08 Invoering rapportagetool Planning en Control

De P&C cyclus wordt nu met name gefaciliteerd middels Word- en Excellijsten. Met de aanschaf van de rapportagetool Pepperflow zijn we in staat dit efficiënter en effectiever uit te voeren en meer informatie gemakkelijker te ontsluiten.

3. Overzicht middelen per taakveld

Bedragen x €1.000
Programma 3 Bedrijfsvoering Realisatie 2018 Raming na wijziging 2019 Begroting 2020 Meerjarig 2021 primair Meerjarig 2022 primair Meerjarig 2023 primair
Baten
Burgerzaken -466 -287 -281 -301 -301 -301
Beheer overige gebouwen en gronden -429 -310 -219 -219 -219 -219
Overhead -204 -3 -59 -59 -59 -59
Treasury -817 -716 -738 -715 -695 -675
OZB woningen -3.028 -3.157 -3.215 -3.308 -3.401 -3.494
OZB niet-woningen -1.415 -1.504 -1.511 -1.553 -1.595 -1.637
Belastingen overig -232 -235 -239 -239 -239 -239
Algemene uitkering en overige uitk.GF -40.684 -41.810 -43.526 -43.396 -43.075 -43.211
Overige baten en lasten -2.157 0 0 0 0 0
Totaal Baten -49.430 -48.021 -49.787 -49.790 -49.584 -49.835
Lasten
Burgerzaken 749 712 629 661 661 694
Beheer overige gebouwen en gronden 616 484 478 599 497 507
Overhead 7.879 7.918 8.055 7.971 7.992 8.082
Treasury 342 362 298 273 253 232
OZB woningen 164 187 182 182 182 182
OZB niet-woningen 110 129 121 121 121 121
Belastingen overig 117 116 116 116 116 116
Algemene uitkering en overige uitk.GF 0 4 4 304 304 304
Overige baten en lasten 580 -688 872 1.011 923 1.066
Vennootschapsbelasting (Vpb) 0 14 10 10 10 10
Resultaat van de rek. van baten en lst. 417 0 0 0 0 0
Totaal Lasten 10.975 9.238 10.767 11.249 11.060 11.315
Onttrekkingen
Mutaties reserves -6.361 -3.260 -629 -760 -822 -610
Stortingen
Mutaties reserves 6.540 558 550 560 560 560
Resultaat van de rek. van baten en lst. 417 0 0 0 0 0
Totaal Stortingen 6.956 558 550 560 560 560

Toelichting op de verschillen tussen de jaarschijven

In de lasten van TV0080 Overige  baten en lasten zit het (voorlopige) begrotingssaldo verwerkt. Het betreft onderstaande bedragen (x € 1.000):

  Realisatie 2018 Raming na wijziging 2019 Begroting 2020 Meerjarig 2021 Meerjarig 2022 Meerjarig 2023
(Voorlopig) begrotingssaldo N.v.t. 1.601 -3 -103 -81 -292

 

 

 

Burgerzaken
Zowel aan de baten als aan de lastenzijde neemt in 2020 het budget af. Dit heeft deels te maken met de daling in aanvragen van reisdocumenten en rijbewijzen. De verwachting is dat het aantal aanvragen vanaf 2021 iets toeneemt. Daarnaast zijn in 2019 twee verkiezingen gehouden en in 2020 geen.
In 2021 worden de Tweede Kamer verkiezingen verwacht, in 2022 de gemeenteraad en 2023 de
verkiezingen voor Provinciale Staten en waterschap.

Beheer overige gebouwen en gronden
In 2019 zijn de baten eenmalig met € 100.000 verhoogd, omdat van een aantal groenstroken de huurtermijn was afgelopen en daarmee een verplichting tot koop ontstond.

Overhead
Op dit taakveld worden alle kosten verantwoord die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces, zoals huisvesting, informatievoorziening, bestuursondersteuning en facilitaire zaken.
Zoals in het totaal financieel overzicht, mutaties ongewijzigd beleid genoemd, is het budget voor
verzekering vanaf 2020 structureel met € 20.000 toegenomen. Daarnaast zijn diverse bezuinigingen op de bedrijfsvoering doorgevoerd, dit geeft een besparing van € 26.000.

Personeelskosten
Vanwege regionale samenwerking ontvangen we van derden een tegemoetkoming in de salariskosten. Dit verklaart de toename in de baten.
De salariskosten die kunnen worden toegerekend aan specifieke producten, worden op de betreffende taakvelden verantwoord. Dit gebeurt op basis van tijdschrijven. De indirecte uren worden op taakveld overhead opgenomen. De begrote uren 2020 zijn gebaseerd op de werkelijk geschreven uren 2018 en wijken wat af van de primitief begrote uren 2019. Daarnaast is het uurtarief gestegen met ruim 5% (zie paragraaf bedrijfsvoering). Dit alles verklaart de toename van € 266.000.
De post inhuur personeel is in 2019 bijgesteld. In 2020 geeft dit een voordeel van € 233.000.

Huisvesting
De toename in de lasten ad € 82.000 wordt grotendeels veroorzaakt door de hogere kapitaallasten (nieuwbouw werf) en de kosten van groot onderhoud. De kosten van groot onderhoud zijn gebaseerd op het
onderhoudsplan en worden gedekt uit de reserve groot onderhoud gemeentelijke gebouwen.

Automatisering
In de voorjaarsnota 2019 is gerapporteerd over de structurele stijging van de kosten. Met name de licentie-kosten van Microsoft en de kosten van invoering van landelijk verplichte standaarden stijgen. In 2020 wordt het budget ten opzichte van 2019 verhoogd met € 28.000. Vanaf 2021 neemt dit nog eens met € 20.000 toe.

Treasury
De dividendopbrengsten zijn structureel met € 70.000 verhoogd. Daarnaast zijn de renteopbrengsten op de verstrekte geldleningen lager, omdat er versneld is afgelost. Zoals in de paragraaf Financiering is geschreven, houden we er rekening mee dat een geldlening van € 5.000.000 wordt aangetrokken. Ondanks dat het saldo van de leningenportefeuille toeneemt met € 2.000.000, betalen we minder rente, omdat het verschuldigde rentepercentage lager ligt dan dat van de afgeloste leningen.

OZB woningen en niet-woningen
In de paragraaf Lokale heffingen is toegelicht dat de opbrengstverhoging ozb 3% bedraagt. Dit geeft in 2020 een meeropbrengst van € 135.000 ten opzichte van de primitieve raming 2019. Omdat de raming 2019 in de voorjaarsnota is verhoogd met € 70.000, is er nu nog een verschil tussen beide jaarschijven te zien van
€ 65.000.

Algemene Uitkering
De uitkomsten van de doorrekening van de meicirculaire 2019 geven geen reden tot optimisme. De groei (accres) van het gemeentefonds neemt de komende jaren af. De belangrijkste oorzaak ligt in de lagere ontwikkeling van lonen en prijzen. De Rijksoverheid raamt daardoor minder geld voor deze posten, waardoor gemeenten ook minder ontvangen (trap op trap af systematiek). Deze dalende accressen lopen op en cumuleren tot een lagere uitkering voor Aalten van ruim € 800.000 in 2023. Ondanks deze daling ontvangt de gemeente voor 2020 nog wel een hogere uitkering van netto ruim € 1 miljoen. Dit is wel lager dan waarop we hadden gerekend. Overigens is dit maar net genoeg om de loon- en prijsstijgingen voor 2020 te dekken.

Overige baten en lasten
Op dit taakveld wordt het begrotingssaldo gepresenteerd. Conform de voorjaarsnota 2019 is het verwachte tekort voor 2019 € 1.601.000, terwijl voor 2020 het overschot is geraamd op € 3.000. Onvoorzien maakt ook deel uit van dit taakveld, in 2019 is deze volledig ingezet, in 2020 is het budget bepaald op € 200.000. In totaal geeft dit een verschil van € 1.804.000.
In de loop van 2019 zijn er voor € 246.000 wijzigingen doorgevoerd op de loonbudgetten. Zoals bij Overhead is geschreven, worden de salariskosten doorbelast aan de diverse taakvelden. Deze doorbelasting wordt alleen in de primitieve raming verwerkt, bij wijzigingen in de loop van het jaar wordt het niet toegerekend maar als een sluitpost op Overige baten en lasten opgenomen.

Mutaties reserves
In het overzicht reserves en voorziening worden de mutaties 2020 toegelicht.
De grote verschillen ten opzichte van 2019 zijn toe te schrijven aan de onttrekkingen op algemene reserve en de reserve decentralisaties. De algemene reserve is onder ander ingezet als dekkingsmiddel voor de uitgaven structuurversterking kernen en voor de Leader-projecten.
Het saldo van de reserve decentralisatie is in 2019 in zijn geheel ingezet als dekkingsmiddel.

4. Eigen grafieken indicatoren

P3 eigen

5. Verplichte indicatoren waarstaatjegemeente.nl

P3 waarstaatjegemeente