Paragraaf Bedrijfsvoering

De overheid, waaronder onze gemeente, is er voor de burgers en de bedrijven. En die burgers en bedrijven verwachten betrouwbaarheid, deskundigheid, onpartijdigheid, rechtmatig handelen en bovenal adequate afhandeling. Het handelen van de organisatie, zowel ambtelijk als bestuurlijk, is in de volle breedte van het gemeentelijk takenpakket gericht om aan deze verwachtingen zo goed mogelijk te voldoen. Er wordt verbinding gezocht met onze bewoners, bedrijven en bezoekers door met hen te communiceren en hen, daar waar dat mogelijk en zinvol is, bij besluitvorming te betrekken.

Het continu verbeteren van onze dienstverlening heeft consequenties voor onze bedrijfsvoering. Om deze verbeteringen een duidelijke richting te geven, werken we vanuit een dienstverleningsconcept. Momenteel wordt dit herschreven en aangepast aan de huidige digitale tijd. Hieraan liggen de volgende doelen ten grondslag:
- Het optimaliseren van de externe dienstverlening;
- Het vergroten van de onderlinge samenwerking;
- Samenhang van beleid binnen de gemeentelijke organisatie;
- Het creëren van een gemeenschappelijk uitgangspunt.

1. Voor inwoners is het KCC (Klant Contact Centrum) het eerste aanspreekpunt en daarmee ook het visitekaartje van de gemeente Aalten. Hoe inwoners behandeld worden en wat hun eerste indruk van het KCC is, bepaalt in grote mate hoe zij over de gemeente Aalten denken.
2. Maar dit geldt ook voor de gemeentelijke website, waar inwoners wanneer ze willen zelf informatie opzoeken en contact opnemen met de gemeente. Die mogelijkheid is er ook via de sociale mediakanalen (Twitter en Facebook) waar de gemeente Aalten op te vinden is. Zelf zaken regelen en aanvragen wordt steeds eenvoudiger: aan beschrijvingen van producten en diensten van de gemeente is in voorkomende gevallen een digitaal in te vullen meldings- of aanvraagformulier toegevoegd. Via de website kunnen inwoners 24/7 een afspraak met de gemeente plannen. Natuurlijk is het ook altijd mogelijk telefonisch een afspraak te maken. Onderzocht wordt de mogelijkheid om voor het verlengen van een rijbewijs, of het aanvragen van een paspoort of ID-kaart slechts eenmaal langs te hoeven komen op het gemeentekantoor.

Een goede bedrijfsvoering, die gericht is op onze omgeving betekent beheersing van alle processen, inclusief bijsturing waar nodig. Dit is een voorwaarde om aan deze verwachtingen te voldoen en gemeentelijk beleid te realiseren. Er wordt voldaan aan alle wetgeving op het brede gemeentelijke werkterrein, transparant verslag gedaan over de uitvoering middels de reguliere P&C (planning en control) cyclus of bij belangrijke zaken met een raadsmededeling. Bij alle externe ontwikkelingen die op een gemeente afkomen, is het niet alleen belangrijk dat Aalten een flexibele organisatie is, maar ook een vlot lerende, met voortdurend aandacht voor mogelijke verbeteringen van processen. Naast de dynamische continuïteit van onze organisatie spelen de volgende issues:

De uitbraak van COVID-19 (coronavirus) in het vroege voorjaar 2020 heeft een enorme impact op ons allemaal. De wereldwijde pandemie leidt tot ongekende omstandigheden. Voor de aanpak van COVID-19 kijken wij wat we, aanvullend op de landelijk maatregelen van het Rijk, kunnen doen. Dit raakt veel beleidsterreinen van onze organisatie. We streven naar een zo adequaat mogelijke uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen en naar zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming en hebben daarvoor de nodige interne maatregelen genomen. In deze bijzondere tijd wordt nog veel meer dan we tot voor kort deden vanuit een digitale omgeving gewerkt.

Door de coronamaatregelen is gebleken dat het gedurende een aantal werkdagen per week thuiswerken voor relatief veel functies binnen onze organisatie uitstekend werkt. Met uitzondering van specifieke functies (onder andere de buitendienst) verwachten wij dat een combinatie van enkele dagen per week thuiswerken en enkele dagen per week op kantoor de nieuwe standaard wordt.
Bijkomende voordelen zijn de afname van het woon-werkverkeer (minder milieubelasting, minder parkeerplaatsen) en de afname van het aantal benodigde kantoorwerkplekken. Daar staat tegenover dat we moeten investeren in ICT en andere voorzieningen voor thuiswerken.

We zoeken nog naar de juiste balans en maatvoering, waarbij ook behoud van collegiale contacten, samenwerking en teambuilding aandachtspunten zijn. In 2021 wordt zichtbaar hoe dit zich verder ontwikkelt en welke kansen dit biedt. Natuurlijk moet een en ander ook veilig geschieden en de digitale wereld verandert ook nog eens snel. E-learning programma’s worden daarvoor aan de medewerkers aangeboden.

Organisaties, inwoners, bestuurders en medewerkers mogen rekenen op een integere en betrouwbare gemeente. We brengen onze beleids- en procedureregels over integriteit, voor zowel bestuur als ambtenaren, daarom in lijn met nieuwe wetgeving en handreikingen.
Het hebben van dergelijke afspraken leidt niet vanzelf tot integer gedrag. We geven daarom aandacht aan bewustwording en de randvoorwaarden die nodig zijn: een open, transparante cultuur, waarin mensen elkaar aanspreken en waarin integer gedrag regelmatig onderwerp van gesprek is. Het alleen hebben van regels is niet voldoende, iedereen moet er ook naar kunnen en willen handelen. Ook de informatieveiligheid en privacy spelen daarbij een rol. En niet alleen door de steeds meer eisende wetgeving.

Vorig jaar is met de ondernemingsraad de afspraak gemaakt dat in het tweede kwartaal van 2020 een evaluatie plaatsvindt van de in april 2019 doorgevoerde organisatiewijziging. Het is helaas allemaal wat anders gelopen dan verwacht. Door de coronamaatregelen, de urgente uitdagingen in het sociale domein, de verslechterde financiële situatie en de personeelsmutaties zijn er andere prioriteiten. In verband hiermee is de evaluatie van de organisatiewijziging uitgesteld.
Wel is nu we ruim een jaar in de nieuwe organisatiestructuur werken, het belang van onafhankelijke advisering door het taakveld P&O bij enkele complexe dossiers nadrukkelijk gebleken. In het licht van de te verwachten organisatieontwikkelingen in de komende jaren wordt de onafhankelijkheid van P&O versterkt en is dit taakveld inmiddels ondergebracht bij de Staf.
Deze beperkte wijziging van de organisatiestructuur loopt vooruit op een aanpassing van de organisatiestructuur bij de evaluatie. Dit wordt ingegeven door enkele personele mutaties in de top van de organisatie en de uitdagende financiële omstandigheden.

Onze organisatie kent een bovengemiddeld hoge leeftijd (49,45 jaar versus 48 jaar in de sector Gemeenten en 46,3 jaar bij de totale beroepsbevolking) en een bovengemiddeld lange duur van de dienstverbanden (16,8 jaar versus 11,5 jaar in de sector Gemeenten en 10,6 jaar bij de totale beroepsbevolking). Het ziekteverzuim is na vele jaren beduidend lager te zijn geweest dan in de sector in de afgelopen jaren gestegen (in 2019 6,09 % versus 5,4 % in gemeenten van dezelfde inwonerklasse). Gelet op deze kenmerken is de vraag relevant hoe we onze organisatie in de komende jaren vitaal en gezond houden.

In de CAO Gemeenten 2019-2020 is afgesproken dat alle gemeentelijke werkgevers vitaliteitsbeleid moeten hebben. In de komende CAO (vanaf 1 januari 2021) wordt dit verder uitgewerkt. In ons gemeentelijk HRM-beleid zetten we bij de invulling van vacatures sterk in op verjonging. Daarnaast willen we nader bezien wat er nodig is om onze oudere medewerkers gezond en vitaal te houden tot aan de verhoogde pensioenleeftijd. Daarbij wordt momenteel (zomer 2020) onder andere onderzocht of een nieuw generatiepact haalbaar is.

Er is een interne werkgroep NOG gezonder en vitaler ingesteld om een bijdrage te leveren aan de gezondheid en vitaliteit van de medewerkers door een werkomgeving te creëren die een gezonde leefstijl onder medewerkers stimuleert en vergemakkelijkt. Hoewel de medewerker hierin zelf de grootste hand heeft, zien wij hier voor de werkgever ook een verantwoordelijkheid. Een gezonde leefstijl op de werkvloer heeft voor-delen voor zowel de medewerker als de organisatie: een fitte en vitale medewerker is energieker, alerter én ervaart meer arbeidsvreugde. Voor de organisatie resulteert dit op de langere termijn in een betere duurzaam inzetbare medewerker en een verlaging van het ziekteverzuim. In verband met de uitdagende financiële omstandigheden moeten deze initiatieven plaatsvinden binnen de bestaande budgetten.

Een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van het MT, de OR, het GO en P&O heeft enige tijd geleden een voorstel ontwikkeld voor de invoering van een eigentijdse beoordelingsmethodiek met 360 graden feedback. Een specifieke app biedt daarbij de mogelijkheid voor continue feedback op het functioneren van de medewerker door het afdelingshoofd, collega’s binnen de organisatie en derden. Maar het gaat hierbij niet om de techniek, maar om draagvlak en beleving. Daartoe is voor een meer geleidelijke invoering gekozen. En dat kost wat meer tijd. Door de coronamaatregelen en personele mutaties in de top van de organisatie kon de beoogde pilot in 2020 helaas niet doorgaan.

Hoewel door de huidige omstandigheden nog geen nieuwe planning is gemaakt, willen we deze ontwikkelingen wel doorzetten. We verwachten dat daarvoor in 2021 ook een cultuurveranderingstraject nodig is om de professionele werkcultuur verder te ontwikkelen en de medewerkers in staat te stellen feedback te geven en te ontvangen.

De IT samenwerking bestaat op dit moment uit 14 organisaties waaronder de gemeenten Aalten, Oude IJsselstreek, Doetinchem, Doesburg en Bronckhorst en daarnaast uit 9 verbonden partijen (bijvoorbeeld de ODA, Laborijn en het Erfgoedcentrum). Binnen de IT samenwerking wordt samengewerkt op het gebied van automatisering en IT systemen. De IT samenwerking ondersteunt hiermee ruim 1.800 gebruikers.
Onderwerpen die de komende periode speciale aandacht vragen is het verder uitbreiden van applicaties in de Cloud en de onderlinge samenhang en koppelingen tussen deze cloud-leveranciers. De rol van de gemeente rond ICT componenten verandert hierbij. Deze verandert van een uitvoeringsrol naar een regierol. Een regierol op informatiebeheer. Van hardware en software naar sturing van processen, informatie en informatiebeheer. Dit alles onder de paraplu van de privacy en informatieveiligheid, waarbij de concentratie zit op de juistheid, volledigheid, tijdigheid en geautoriseerd zijn van de informatie.
Het aantal nieuwe applicaties volgt zich ook sneller op. Omdat hier, veelal gedreven door externe ontwikkelingen zoals het coronavirus en de concentratie van leveranciers op enkele kernproducten, maatschappelijke behoeftes voor zijn. Productvoorbeelden hiervan zijn het meer en meer thuiswerken, versnelling digitale handtekening en vervanging van het raadssysteem. Dit alles onder de paraplu van de privacy en informatieveiligheid.

De huidige kijk op (overheids)websites is de laatste jaren veranderd. Het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid voorziet in specifieke voorschriften met betrekking tot de toegankelijkheid van websites en vanaf 23 september 2020 moeten ook onze website hieraan voldoen. Daarnaast wordt in het kader van optimalisering dienstverlening de digitale dienstverlening naar een hoger niveau getild. Conclusie is dat onze website niet meer voldoet aan de eisen van deze tijd, omdat:
- De site niet responsive is.
Dat wil zeggen dat de weergave van de site zich niet automatisch aanpast aan de verschillende schermen van bijvoorbeeld smartphones en tablets. Vooral voor de gebruikers van smartphones is het haast onmogelijk om onze site te bezoeken. Gezien de snelle ontwikkelingen op dit gebied kunnen we hier niet meer omheen.
- De site niet voldoende toegankelijk is.
Veel gebruikers van een website willen zo snel mogelijk vinden waarvoor ze naar de website komen: een uittreksel aanvragen, een verhuizing doorgeven of informatie vinden over andere producten en diensten. Daarom richten steeds meer gemeenten de website in volgens het toptaken-principe; de website zodanig inrichten dat de gebruiker zo goed mogelijk geholpen wordt bij het vinden van het antwoord op zijn vraag. Kijkend naar toptaken betekent dit ook dat de meest gevraagde producten en diensten op onze homepage te vinden zijn. Om onze digitale dienstverlening te verbeteren is dit noodzakelijk. Op onze huidige website moeten burgers vaak te veel zoeken. Bijkomend voordeel is dat, als de website optimaal functioneert, de telefonische dienstverlening wordt ontlast.

Ook in 2021 worden alle subsidiemogelijkheden zo goed mogelijk benut. Via de subsidie database wordt dagelijks bijgehouden welke subsidies interessant zijn voor de gemeente Aalten. Geregeld vindt er communicatie plaats tussen de subsidiecoördinator en de beleidsmedewerker om elkaar op de hoogte te houden van de lopende projecten en subsidiemogelijkheden. Veel subsidies zijn niet in directe zin bedoeld voor de gemeente maar voor onderzoeksinstellingen, onderwijsinstellingen, bedrijven, verenigingen, stichtingen, samenwerkingsverbanden en particulieren. Bij het Rijk, de provincie en op Europees niveau maak je de meeste kans op subsidies door samen te werken in grotere verbanden en innovatief te zijn. Als gemeente is het dan ook goed om regionaal de samenwerking op te zoeken. Dat werd in 2020 al volop gedaan en wordt in 2021 voortgezet.

Het uitbreken van het coronavirus in 2020 heeft een enorme impact op de economie en onze samenleving. Door het Rijk is veel geld beschikbaar gesteld in de vorm van subsidies om de economie draaiende te houden. Ook de provincie Gelderland heeft subsidies verstrekt aan gemeenten, onderwijs en arbeidsmarkt en sociale initiatieven. Naar verwachting blijven het Rijk en de provincie Gelderland subsidies inzetten voor maatregelen op economisch en maatschappelijk herstel. Projecten op het gebied van duurzaamheid, cultuur en erfgoed, onderwijs en arbeidsmarkt, recreatie, toerisme en een gezonde en een veilige samenleving blijven speerpunten.

Sinds 2017 vindt de inkoop van Wmo (deels) en jeugdzorg regionaal plaats via een open-houseconstructie. Om op deze terreinen de nodige transformatie te stimuleren is vanaf 2018 gewerkt aan een andere inkoopstrategie. In het voorjaar van 2020 is door de colleges van de Achterhoekse gemeenten besloten om deze inkoopstrategie aan te passen. Met een vernieuwde inkoopstrategie wordt de benodigde transformatie van de zorg voor het deel inkoop vorm gegeven. Hierbij wordt afgestapt van het open-house model en worden meerjarige contracten afgesloten met een beperkt aantal aanbieders, aangevuld met mogelijkheden voor specifieke kortdurende afspraken en lokale ruimte voor verdere innovatie. Daarbij worden de contracten ingericht op resultaten uitgaande van wat de inwoners in de verschillende gemeenten nodig hebben om mee te doen in de samenleving. Met de inkoop wordt daarnaast beoogd meer grip op financiën te realiseren. Het streven is om uiterlijk 1 januari 2022 tot een gezamenlijke inkoop als regio Achterhoek te komen.

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2021 van € 69. Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking.