Paragraaf Bedrijfsvoering

“Samen volop inzetten voor onze burgers en bedrijven”

De overheid, waaronder onze gemeente, is er voor de burgers en de bedrijven. En die burgers en bedrijven verwachten betrouwbaarheid, deskundigheid, onpartijdigheid, rechtmatig handelen en bovenal adequate afhandeling. Het handelen van de organisatie, zowel ambtelijk als bestuurlijk, is in de volle breedte van het gemeentelijk takenpakket gericht om aan deze verwachtingen zo goed mogelijk te voldoen. Er wordt verbinding gezocht met onze bewoners, bedrijven en bezoekers door met hen te communiceren en hen, daar waar dat mogelijk en zinvol is, bij besluitvorming te betrekken.

Het continu verbeteren van onze dienstverlening heeft consequenties voor onze bedrijfsvoering. Om deze verbeteringen een duidelijke richting te geven, werken we vanuit een dienstverleningsconcept. Momenteel wordt dit herschreven en aangepast aan de huidige digitale tijd.
Hieraan liggen de volgende doelen ten grondslag:
* Het optimaliseren van de externe dienstverlening;
* Het vergroten van de onderlinge samenwerking;
* Samenhang van beleid binnen de gemeentelijke organisatie;
* Het creëren van een gemeenschappelijk uitgangspunt.

Het KCC (klant contact centrum) is het eerste aanspreekpunt voor inwoners en daarmee ook het visitekaartje van de gemeente Aalten. Hoe inwoners behandeld worden en wat hun eerste indruk van het KCC is, bepaalt in grote mate hoe zij over de gemeente Aalten denken.
Maar dit geldt ook voor de gemeentelijke website, waar inwoners wanneer ze willen zelf informatie opzoeken en contact opnemen met de gemeente. Die mogelijkheid is er ook via de sociale mediakanalen (Twitter en Facebook) waar de gemeente Aalten op te vinden is. Zelf zaken regelen en aanvragen wordt steeds eenvoudiger: aan beschrijvingen van producten en diensten van de gemeente is in voorkomende gevallen een digitaal in te vullen meldings- of aanvraagformulier toegevoegd. Via de website kunnen inwoners 24/7 een afspraak met de gemeente plannen. Natuurlijk is het ook altijd mogelijk telefonisch een afspraak te maken.

Een goede bedrijfsvoering, die gericht is op onze omgeving betekent beheersing van alle processen, inclusief bijsturing waar nodig. Dit is een voorwaarde om aan deze verwachtingen te voldoen en gemeentelijk beleid te realiseren. Er wordt voldaan aan alle wetgeving op het brede gemeentelijke werkterrein, transparant verslag gedaan over de uitvoering middels de reguliere P&C (planning & control) cyclus of bij belangrijke zaken met een raadsmededeling. Bij alle externe ontwikkelingen die op een gemeente afkomen, is het niet alleen belangrijk dat Aalten een flexibele organisatie is, maar ook een vlot lerende, met voortdurend aandacht voor mogelijke verbeteringen van processen. Naast de dynamische continuïteit van onze organisatie spelen de volgende issues:

COVID-virus

De uitbraak van COVID-19 (corona) eind februari 2020 had en heeft een enorme impact op ons allemaal. De wereldwijde pandemie vertaalt zich in ongekende omstandigheden en raakt(e) veel beleidsterreinen van onze organisatie. Er is gestreefd naar een zo adequaat mogelijke uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen en naar zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming. Hiervoor zijn de nodige interne maatregelen genomen. Voor meer informatie hierover is in deze jaarrekening een aparte paragraaf COVID-19 opgenomen.

Thuiswerken

Door de coronamaatregelen is gebleken dat het gedurende een aantal werkdagen per week thuis werken voor relatief veel functies binnen onze organisatie uitstekend werkt. Met uitzondering van specifieke functies (onder andere de buitendienst) verwachten wij dat een combinatie van enkele dagen per week thuis werken en enkele dagen per week op kantoor de nieuwe standaard wordt.
Bijkomende voordelen zijn de afname van het woon-werkverkeer (minder milieubelasting, minder parkeerplaatsen) en de afname van het aantal benodigde kantoorwerkplekken. Daar staat tegenover dat we hebben moeten investeren in ICT en andere voorzieningen voor thuis werken.
We zoeken nog naar de juiste balans en maatvoering, waarbij ook behoud van collegiale contacten, samenwerking en teambuilding aandachtspunten zijn. De komende jaren zal zichtbaar worden hoe dit zich verder ontwikkelt en welke kansen dit biedt.

Project Wnra

Per 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking getreden. Voor ambtenaren geldt nu net als voor werknemers in het bedrijfsleven het civiele arbeidsrecht.
De invoering en implementatie van de gevolgen van de Wnra in de organisatie is in projectvorm uitgevoerd. Het projectteam bestaande uit vertegenwoordigers van het management, de OR, het GO en P&O heeft gezorgd voor de informatievoorziening naar de medewerkers, adequate scholingstrajecten en de voorbereiding van de besluitvorming over de aanpassing van de lokale arbeidsvoorwaardenregelingen.

Evaluatie aanpassing van de organisatiestructuur

Bij de organisatiewijziging van april 2019 is met de Ondernemingsraad de afspraak gemaakt dat na 1 jaar een evaluatie plaatsvindt. Door de coronamaatregelen, de urgente uitdagingen in het sociaal domein en enkele personeelsmutaties is deze evaluatie uitgesteld tot eind 2020. Inmiddels is deze evaluatie uitgevoerd. De belangrijkste conclusies zijn:
1. De bestaande organisatiestructuur met zes teams en een staf wordt voortgezet.
2. De bestaande tijdelijke waarneming van de functie van afdelingshoofd van de afdeling Sociaal Domein wordt voortgezet.
3. De bestaande tijdelijke invulling van de vacature van teamcoördinator van het team Zorg wordt verlengd tot 1 juli 2021. Daarna wordt de vacature structureel ingevuld.
4. De HRM taken blijven bij het afdelingshoofd (secretaris voor de staf). Gelet op de omvang van de afdelingen en te verwachten blijvende hybride werkvormen met meer thuiswerken krijgen de teamcoördinatoren in de nieuwe beoordelingsmethodiek (en ook overigens in de uitvoering van het HRM-beleid) nadrukkelijker een rol als informant van het afdelingshoofd. De P&O consulenten ontlasten de afdelingshoofden als casemanager bij het ziekteverzuim.
5. Per 1 januari 2023 vindt een heroriëntatie op de organisatiestructuur plaats.

Generatiepact

In navolging van het generatiepact in 2018 hebben wij per 1 januari 2021 met instemming van de OR opnieuw een generatiepact onder gelijkluidende voorwaarden open gesteld. Hieraan nemen 7 medewerkers in de leeftijd vanaf 60 jaar deel. Het is de bedoeling de daardoor ontstane vacatures in te vullen door jongeren.

Invoering nieuwe beoordelingsmethodiek en ontwikkelingstraject

Een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van het MT, de OR, het GO en P&O heeft enige tijd geleden een voorstel ontwikkeld voor de invoering van een eigentijdse beoordelingsmethodiek met 360 graden feedback. Een specifieke app biedt daarbij de mogelijkheid voor continue feedback op het functioneren van de medewerker door het afdelingshoofd, collega’s binnen de organisatie en derden.
Maar het gaat hierbij niet om de techniek, maar om een professionele werkcultuur, draagvlak en beleving. Daartoe is voor een meer geleidelijke invoering gekozen. En dat kost wat meer tijd. Door de coronamaatregelen en personele mutaties in de top van de organisatie kon de beoogde pilot in 2020 helaas niet doorgaan.
Er is inmiddels een nieuwe planning gemaakt, die resulteert in invoering van de nieuwe beoordelingsmethodiek per 1 januari 2022. Het jaar 2021 wordt gebruikt voor een zorgvuldige implementatie en voor het daarmee parallel lopende ontwikkelingstraject, dat nodig is om de professionele werkcultuur verder te ontwikkelen en de medewerkers in staat te stellen feedback te geven en te ontvangen.

Vitaliteit en gezondheid

Onze organisatie kent een bovengemiddeld hoge leeftijd en een bovengemiddeld lange duur van de dienstverbanden. Het ziekteverzuim is na vele jaren beduidend lager te zijn geweest dan in de sector in de afgelopen jaren gestegen. Gelet op deze kenmerken is de vraag relevant hoe we onze organisatie in de komende jaren vitaal en gezond houden.
In de CAO Gemeenten 2019-2020 is afgesproken dat alle gemeentelijke werkgevers vitaliteitsbeleid moeten hebben. In de komende CAO (vanaf 1 januari 2021) wordt dit verder uitgewerkt.
In ons gemeentelijk HRM-beleid zetten we bij de invulling van vacatures sterk in op verjonging. Daarnaast willen we nader bezien wat nodig is om onze oudere medewerkers gezond en vitaal te houden tot aan de verhoogde pensioenleeftijd.
Er is een interne werkgroep NOG gezonder en vitaler ingesteld om een bijdrage te leveren aan de gezondheid en vitaliteit van de medewerkers door een werkomgeving te creëren die een gezonde leefstijl onder medewerkers stimuleert en vergemakkelijkt. Hoewel de medewerker zelf hierin als eerste aan zet is, zien wij hier voor de werkgever ook een verantwoordelijkheid.
Een gezonde leefstijl op de werkvloer heeft voordelen voor zowel de medewerker als de organisatie: een fitte en vitale medewerker is energieker, alerter én ervaart meer arbeidsvreugde. Voor de organisatie resulteert dit op de langere termijn in een betere duurzaam inzetbare medewerker en een verlaging van het ziekteverzuim.

Herijking beleid met betrekking tot bestuurlijke en ambtelijke integriteit

Organisaties, inwoners, bestuurders en medewerkers mogen rekenen op een integere en betrouwbare gemeente. We willen onze beleids- en procedureregels over integriteit, voor zowel bestuur als ambtenaren, daarom in lijn brengen met nieuwe wetgeving en handreikingen.
Het hebben van dergelijke afspraken leidt niet vanzelf tot integer gedrag. We geven daarom aandacht aan bewustwording en de randvoorwaarden die nodig zijn: een open, transparante cultuur, waarin mensen elkaar aanspreken en waarin integer gedrag regelmatig onderwerp van gesprek is. Het alleen hebben van regels is niet voldoende, iedereen moet er ook naar kunnen en willen handelen. Ook de informatieveiligheid en privacy spelen daarbij een rol. En niet alleen door de steeds meer eisende wetgeving.
Door omstandigheden is de voorgenomen herijking van het integriteitsbeleid uitgesteld tot 2021. Inmiddels is de raad een Kadernota Integriteit aangeboden.

 

 

Digitalisering, informatisering en automatisering

2020 stond in het teken van het COVID-19 virus. Ook heeft dit veel invloed gehad op de ICT projecten en ICT werkzaamheden. Allereerst is ervoor gezorgd dat binnen de ICT samenwerking (met ruim 1800 accounts) iedereen de beschikking kreeg tot videobellen en thuis kon werken. Niet alleen moest dit qua licenties geregeld worden, maar ook waren hiervoor veel technische aanpassingen nodig om onder andere de bandbreedte van het thuiswerken te garanderen. Een bijkomstig voordeel was de versnelde invoer van een aantal digitaliseringsprojecten waaronder Office 365, uitrol van surfaces en specifiek het gebruik van Microsoft Teams. Maar ook de versnelde kennisoverdracht van digitale componenten waaronder algemene digitale kennis, thuiswerken en videobellen heeft in 2020 een vlucht gekregen.
Ook het vergaderen met een digitale agenda in iBabs is erg versterkt. Het raadsinformatiesysteem is overgezet naar iBabs en op https://aalten.bestuurlijkeinformatie.nl/ zijn de openbare digitale raadsstukken te raadplegen. Inclusief historische openbare raadsstukken. In 2021 wordt dit raadsinformatiesysteem verder uitgebreid met onder andere informatie over de raad zelf.

Op het gebied van de Omgevingswet zijn ook veel ontwikkelingen geweest. De Omgevingswet is vooralsnog met een jaar uitgesteld en dit gaf ons de gelegenheid om de software voor de omgevingsplannen goed uit te rollen. Op het gebied van de omgevingsvergunningen heeft de leverancier VismaRoxit besloten om van deze gelegenheid gebruik te maken. Ze zijn hun software aan het herschrijven naar een verbeterde versie. Deze wordt in juli 2021 uitgeleverd.
Ook is in 2020 het digitaal ondertekenen van documenten (via een gecodeerde handtekening van Validsign) verder uitgebreid. Dit mede door het feit dat medewerkers minder op kantoor konden komen om stukken te ondertekenen. Al deze nieuwe software draait tegenwoordig bij de leverancier. 2020 stond daarom ook in het teken van de transitie van lokale software naar cloud software. Dit zal zet ook in 2021 voort.

Informatieveiligheid en privacy

Privacy
Het voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een continu proces.
De AVG is op 25 mei 2018 ingegaan en er is tot op heden veel gedaan aan het opstellen en invoeren van de benodigde procedures.

Procedures AVG
Zo is er de procedure voor het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA). Voor nieuwe verwerkingen van privacygevoelige gegevens is namelijk een DPIA verplicht. In 2020 hebben we 2x een DPIA afgenomen. Ook is in 2020 de procedure voor ‘Rechten van betrokkenen’ vastgesteld. Het gaat hier om een toegankelijke manier van inzage in eigen persoonsgegevens of correctie en verwijdering hiervan. In 2020 is onze website hierop aangepast. De datalekken procedure is op orde. We hebben het register met verwerkingsactiviteiten verder geactualiseerd. Als gemeentelijke organisatie moeten we namelijk aantonen dat onze verwerkingen van persoonsgegevens voldoen aan de belangrijkste beginselen van de AVG, denk daarbij aan rechtmatigheid, transparantie, doelbinding en juistheid.


Functionaris Gegevensbescherming
De (onafhankelijke) functionaris gegevensbescherming (FG) heeft begin 2020 de jaarlijkse toetsing gedaan. Hierbij wordt gekeken naar opzet, bestaan en werking van de genomen maatregelen. Uit de rapportage komt een aantal verbeterpunten naar voren waar eind 2020 nog aan gewerkt wordt. Onder andere het structureel inbedden van een DPIA, het opstellen van een webformulier voor nieuwe verwerkingen met persoonsgege-vens en het benoemen van beveiligingsbeheerders op organisatieonderdelen met grote of risicovolle gege-venswerkingen.

Informatieveiligheidsbeleid
In 2020 is het privacybeleid geïntegreerd en vastgesteld in het nieuwe informatieveiligiheidsbeleid 2020-2022. Verder was het afgelopen jaar voor informatieveiligheid het eerste jaar waarop het verantwoordingsproces op basis van de BIO (Baseline Informatieveiligheid Overheid) heeft plaats gevonden. Dit proces is met goed gevolg doorlopen. Er is nieuw informatieveiligheidsbeleid, privacybeleid is hierin geïntegreerd, vastgesteld. Met dit beleid willen we een vervolgstap zetten om de veiligheid van informatie en de bescherming van per-soonsgegevens op het huidige niveau te behouden en vanuit dit punt verder te ontwikkelen. Het HRM-proces is BIO-proof gemaakt. Door de coronacrisis heeft de aanpak van structurele bewustwording voor de hele organisatie vertraging opgelopen. We hebben wel ad-hoc bewustwordingsacties uitgevoerd op basis van actuele ontwikkelingen. De structurele aanpak bewustwording is een speerpunt voor 2021.
Vanwege de invoering van de BIO en het nieuwe informatieveiligheidsbeleid is in 2020 het beveiligingsplan voor Suwinet (Structuur Uitvoering Werk en Inkomen) aangepast en opnieuw vastgesteld. Suwinet is een digitale infrastructuur die is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat, de Suwipartijen (UWV, SVB en gemeenten) gegevens met elkaar kunnen uitwisselen voor de uitoefening van hun wettelijke taak.

Bewustwording
Het op orde hebben van de bovengenoemde procedures en het blijven voldoen aan de AVG, staat of valt met de bewustwording van de medewerkers. Voor 2020 zouden we dan ook aan een structurele bewustwor-ding gaan werken. Door het uitbreken van het coronavirus is dit echter nog niet structureel opgepakt. Een begin is wel gemaakt, maar voor 2021 staat dit hoog op de agenda.

Inkoop en subsidie

Ook in 2020 is op inkoop- en aanbestedingsgebied zoveel mogelijk samenwerking gezocht binnen de Achterhoekse gemeenten. Gezamenlijke aanbesteding waren onder andere:
- Woonmonitor (Europees – 3 O’s);
- Flexwerkers (Europees);
- Luchtfoto’s (Europees; samen met Achterhoek, Twente en Rivierenland).
De voorbereidingen zijn gestart voor de nieuwe aanbesteding Wmo/Jeugdzorg welke in 2021 gaat plaatsvinden. Er gaat op een andere wijze gecontracteerd worden; minder leveranciers en een andere beloningssystematiek (lumpsum).

Binnen de gemeente Aalten waren ook diverse aanbestedingen onder andere:
- Uuthuuskes;
- Nota Sociaal Domein;
- Verbouwing Lage Blik;
- Elektrische auto’s;
- Diverse GWW.
Ten aanzien van het strategisch inkoopproces kan gemeld worden dat de Achterhoekse inkoopkalender waarop alle aanbestedingen komen nog niet echt van de grond komt. Wel hebben alle Achterhoekse gemeenten het convenant inzake SROI (social return on investment) ondertekend. De uitwerking hiervan vindt in 2021 plaats.


Subsidieverwerving 2020
Het subsidiejaar 2020 is goed verlopen. De meeste aanvragen worden gedaan bij de Provincie Gelderland, maar ook zijn aanvragen gedaan bij de diverse Ministeries van het Rijk.

In totaal is in 2020 € 2.370.638 subsidie aangevraagd, waarvan € 1.703.760 is toegekend. Tot op heden is € 300.493 definitief vastgesteld. Het toegekende bedrag loopt naar verwachting nog flink op, omdat er nog aanvragen lopen die nog op uitsluitsel wachten. Onderstaand een overzicht met de diverse aanvragen.

 

Door het uitbreken van het coronavirus is COVID-19 steun aangevraagd en toegekend door de Provincie Gelderland. Dit betreft een subsidiebedrag van € 76.673. Ook zijn nog 2 kleinere subsidies verkregen voor COVID steun vanuit het A&O fonds, totaal € 10.000. Daarnaast is gebruik gemaakt van de subsidieregeling voor verhuurders sportaccommodaties. Het betreft een tegemoetkoming van gederfde huurinkomsten, subsidiebedrag € 40.000. Deze bedragen zijn in de bovenstaande tabel opgenomen onder overige projecten.

Regionaal wordt bij subsidieverwerving geregeld samengewerkt met gemeenten en organisaties. Een voorbeeld hiervan is de Woon- en Vastgoedmonitor Achterhoek. Het is belangrijk om bij bepaalde projecten de samenwerking op te zoeken om zo de kans op subsidie van het Rijk, de Provincie en ook Europees te vergroten.

Uurtarief ten behoeve van doorberekeningen

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2020 van € 68. Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking. Het uurtarief van Aalten is reëel in vergelijking met andere gemeenten.

Verplichte beleidsindicatoren

Naam indicator Eenheid Primitief Werkelijk
1 Formatie fte per 1.000 inwoners 6,39 6,38
2 Bezetting fte per 1.000 inwoners 6,39 6,27
3 Apparaatskosten kosten per inwoner € 596,78 € 594,83
4 Externe inhuur % van totale loonsom 0,72% 3,81%
5 Overhead % van totale lasten 12,93% 11,36%