Programma 3 Bedrijfsvoering

1. Ontwikkelingen binnen dit programma

Common Ground
De huidige ICT-systemen dreigen vast te lopen als gevolg van de snel aanwassende stroom van digitale gegevens. De ontsluiting van deze gegevens loopt via een complex systeem van koppelingen. Dit besef zette een beweging in gang voor de stapsgewijze ontwikkeling van een nieuwe, toekomstbestendige gemeentelijke ICT-infrastructuur: Common Ground. Eén van de Common Ground ontwikkelingen is de 24/7 beschikbaarheid van informatiesystemen. Om dit te realiseren gaan steeds meer applicaties in de cloud draaien. Bij een groot aantal applicaties is dat al het geval. De overgang van de Makelaarsuite naar de cloud (naar iConnect) staat op dit moment in de offertefase. Na goedkeuring kan het project starten en zal in het najaar van 2021 de overgang naar iConnect zijn afgerond.

Samengesteld Object Registratie iObjecten
Het ministerie van BZK is gestart met doorontwikkeling in samenhang van de geo-basisregistraties. Doelstelling daarvan is meer samenhang te creëren in de geo-informatie infrastructuur. Onderdeel is de doorontwikkeling van enkele bestaande geo-basisregistraties tot een samenhangende objectenregistratie. Het project om de BAG applicatie om te bouwen naar iObjecten, de applicatie voor de samengestelde objectenregistratie is van start gegaan. De intakegesprekken en technische schets zijn afgerond. De cloud omgeving van de iObjecten wordt op dit moment klaargezet. De verwachting is dat we net voor de zomervakantie 2021 een overstap maken naar de iObjecten.

Thuiswerken
Door de coronacrisis heeft de ICT samenwerking vele stappen ondernomen om het thuis werken versneld uit te breiden. Mede hierdoor is Microsoft Teams eerder dan gepland al uitgerold.
Elke maand wordt er een nieuwe “MS Teams versie” neergezet. Hierdoor komt steeds meer “videobel” functionaliteit beschikbaar. Functionaliteit die de afgelopen maanden beschikbaar is gekomen:
- Meerdere galerie opties waardoor je tegelijkertijd meer personen kan zien;
- Mogelijkheid tot reageren via icoontjes zoals handjes en duimpjes;
- Aparte vergaderboxen binnen een bestaande vergadering.

iBabs
In de maanden december 2020 en januari 2021 is het raadsinformatiesysteem van SIM omgezet naar iBabs. Er is een website ingericht (https://aalten.bestuurlijkeinformatie.nl) waarin alle vergadermomenten en bijhorende openbare stukken zijn gepubliceerd. Inclusief de historische stukken. Ook de data van toekomstige vergaderingen zijn hier inzichtelijk.
Ook bestaat nu de mogelijkheid om in iBabs te videobellen. Deze optie is aangezet, echter wordt vaker MS Teams gebruikt, omdat deze meer mogelijkheden bevat.

Gemeentelijke belastingen
Vanwege de coronacrisis heeft het college besloten om iedereen (burgers en bedrijven) uitstel van betaling te verlenen tot 1 oktober 2020. Hierdoor is de invordering (aanmaning etc.) pas na 1 oktober opgestart en dat heeft weer tot gevolg dat het invorderbaar/openstaand saldo per 31 december 2020 € 24.600 hoger is dan in andere jaren (€ 175.600 in 2020, € 151.000 in 2019).
Er is nog onvoldoende zicht op of dit bedrag oninbaar is dan wel dat dit later alsnog binnenkomt. Het aantal faillissementen uitgesproken in 2020 is op dit moment voor onze gemeente minimaal.

Dienstverlening / KCC
De ontwikkelingen in onze wereld gaan snel! De digitalisering gaat maar door, veel Nederlanders waren digitaal actief in 2020. Onze gemeente geeft de burgers steeds meer mogelijkheden om te communiceren en producten en diensten aan te vragen via de digitale kanalen. Deze mogelijkheden wekken een verwachtingspatroon bij inwoners en ondernemers voor hun contact met de overheid. De gemeente Aalten staat niet al-leen voor deze uitdaging. Ook de Rijksoverheid ontwikkelt meer landelijke voorzieningen die gebruikt kunnen worden door alle overheidspartijen (bijvoorbeeld via DigiD en Mijn Overheid) en lokale overheden treden hier gezamenlijk op. Ook de VNG speelt hier op in.


Enkele elementen uit onze normale dienstverlening in 2020:
- Digitale afhandeling primair binnen dienstverlening (en traditionele kanalen krijgen steeds meer een secundair karakter);
- De gemeente werkt vraaggericht;
- De dienstverlening is flexibel: digitale dienstverlening maakt 24/7-service mogelijk, ‘het nieuwe werken’ maakt flexibele werktijden (meer afgestemd op de klantvraag) mogelijk en ‘service-aan-huis’ ingeval van mindervalide inwoners;
- Enkelvoudige gegevensaanvraag (en opslag) en meervoudig gebruik;
- Proactieve houding (bijv. bij aanvraag van een omgevingsvergunning ‘bouwen’ worden direct andere mogelijk noodzakelijke vergunningen genoemd/aangeboden)

Maar afgelopen jaar was niet normaal. Corona had en heeft een enorme impact ook op de gemeentelijke dienstverlening. Echter die dienstverlening is geen moment in gevaar geweest. Spontaan binnen lopen bij het KCC aan de Hofstraat kon niet meer, maar op afspraak waren we er altijd. Dit is allemaal goed verlopen.
Het aantal telefoontjes nam wel behoorlijk toe. De dalende trend is doorbroken en we zitten weer op ruim 50.000 per jaar. Of dit tijdelijk is moet nog blijken, maar voorlopig moeten we rond de middag wel weer drie telefonisten inzetten.

Was Burgerzaken vaak de traditionele reden voor een bezoek aan het gemeentehuis, dat wordt steeds minder ook door de tienjaars geldigheid van de documenten. En daarmee verdwijnt langzamerhand het routinewerk bij de frontoffice; landelijke initiatieven voorzien steeds meer in gedigitaliseerde en vanuit huis door de inwoner zelf in gang gezette aanvragen. Pilots met de bezorging van bijvoorbeeld paspoort en/of rijbewijs zijn al succesvol gebleken. Wij volgen al deze ontwikkelingen.

Dienstverlening wordt steeds meer digitaliseren. Maar digitalisering is niet het doel van Dienstverlening, het is wel een belangrijk instrument van de gemeente. Vergroten van de toegankelijkheid (24/7 bereikbaar) en maximaal vraaggericht werken (de inwoner start het proces) blijft zeer belangrijk. Daarvoor is onze website van essentieel belang en altijd in ontwikkeling. De toegankelijkheid wordt steeds verder verbeterd, ook voor burgers met een beperking. Het toverwoord daarbij is een hele goede zoekfunctie, waarmee je direct op de juiste plek komt.

Processen optimaliseren en daarmee meer kwaliteit en snelheid bieden. Dat hebben we in 2020 gedaan en daar gaan we meer door.

P3.01 Vraaggerichte processen en inrichting van de organisatie / Mensgerichte techniek

Efficiënter inrichten werkproces ‘meldingen openbare ruimte’ en ‘gevonden/verloren fietsen’.

De gemeentelijke organisatie is ingericht op de vraaggerichte processen in de backoffice, midoffice (het zaaksysteem) en KCC.

G

De geplande actie om de klant meer bekend te maken met het proces 'gevonden en verloren voorwerpen' en het totale werkproces is afgerond.  

De afhandeling van de vraag wordt kritisch bekeken en daar waar mogelijk geoptimaliseerd. Het geheel wordt meegenomen bij de actualisatie van het dienstverleningsconcept.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

P3.02 Interne communicatie - Intranet / Raadsnet / communicatiebeleidsplan optimaliseren

Optimaliseren van het communicatiebeleidsplan en het opleveren van content (verklaring) ten behoeve van interne media (intranet / raads-net en andere technologische ontwikkelingen). Onderzoeken hoe de gemeente Aalten haar interne communicatie en de hierbij in te zetten middelen verder kan optimaliseren

O

Optimaliseren van het communicatiebeleidsplan voor zowel interne - als externe communicatie is doorgeschoven naar 2e kwartaal 2021.

Het raadsnet is vernieuwd en ook de benadering van raadstukken vanuit de gemeentelijke website is aangepast.

 

Wat hebben we daarvoor gedaan?

P3.03 Burgerparticipatie/Burgerpanel

Bij de update van het communicatiebeleidsplan de mogelijkheid van burgerparticipatie en inzet burger-panel uitwerken. Interactief met burgers aan de slag voor de Visie Aalten 2025 en de Omgevingsvisie (project AWLO 2017). De eerste proef met een burgerpanel is gestart met het project AWLO www.uspreekt.nl.

G

De Nota Burgerparticipatie is vastgesteld door de raad.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

P3.04 Informatieveiligheid en Privacy Wet

Voldoen aan BIO en privacywetgeving en de vereiste verantwoordingsplicht.

G

Het verantwoordingsproces op basis van de BIO is in 2020 met goed gevolg uitgevoerd.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

P3.05 Aansluiting BGT - BOR

De basisregistratie grootschalige topografie (BGT, uniforme digitale kaart) worden vanuit de beheerpak-ketten van Groen, Wegen en On-dergrondse infrastructuur aange-vuld, waardoor de set aan basisge-gevens voor alle teams gelijk is.

G

De aansluiting BGT-BOR is in de zomer 2020 succesvol opgeleverd. Het reguliere berichtenverkeer tussen de twee onderdelen is gestart.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

P3.06 Overgang van inhoud naar gebruiksoppervlakte als grondslag herwaardering WOZ

Vanaf 2022 moet de waardering van woningen plaatsvinden op basis van de gebruiksoppervlakte. Tot die tijd is de inhoud van een woning bepalend. Met de toepassing van de gebruiksoppervlakte wordt aangesloten bij de BAG.

G

Eind 2020 was bij ruim 90% van de objecten een gebruiksoppervlakte geregistreerd.  In de 1e helft van 2021 zullen de ontbrekende gegevens worden aangevuld.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

P3.07 Bestrijden adres-gerelateerde fraude

Verhogen van de kwaliteit van de adresgegevens in de BRP.

G

Door aansluiting op het informatieknooppunt LAA (Landelijke Aanpak Adreskwaliteit) kan gericht op adresfraude worden onderzocht. De projectgroep BSA (Binnengemeentelijke Samenwerking Adreskwaliteit) houdt zich vanaf nu met onderzoeken naar adresgerelateerde fraude bezig. 

 

Wat hebben we daarvoor gedaan?

P3.08 Invoering rapportagetool Planning en Control

De P&C cyclus wordt nu met name gefaciliteerd middels Word- en Excellijsten. Met de aanschaf van de rapportagetool Pepperflow zijn we in staat dit efficiënter en effectiever uit te voeren en meer informatie gemakkelijker te ontsluiten.

G

Het invoeringstraject van Pepperflow is afgerond. Het Planning en Control product is gebruiksklaar en functioneert.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

3. Overzicht middelen per taakveld

De analyse van de onderlinge verschillen is opgenomen in het tweede deel van dit boekwerk in de toelichting op de programmarekening.

Bedragen x €1.000
Programma 3 Bedrijfsvoering Begroting 2020 Begroting NW 2020, B20 Realisatie 2020 Realisatie 2019
Baten -49.787 -53.219 -53.085 -49.935
Lasten 10.767 10.749 10.481 10.944
Onttrekkingen -629 -2.297 -1.577 -3.431
Stortingen 550 1.113 1.665 858