Common Ground
De huidige ICT-systemen dreigen vast te lopen als gevolg van de snel aanwassende stroom van digitale gegevens. De ontsluiting van deze gegevens loopt via een complex systeem van koppelingen. Dit besef zette een beweging in gang voor de stapsgewijze ontwikkeling van een nieuwe, toekomstbestendige gemeentelijke ICT-infrastructuur: Common Ground. Eén van de Common Ground ontwikkelingen is de 24/7 beschikbaarheid van informatiesystemen. Om dit te realiseren gaan steeds meer applicaties in de cloud draaien. Bij een groot aantal applicaties is dat al het geval. De overgang van de Makelaarsuite naar de cloud (naar iConnect) staat op dit moment in de offertefase. Na goedkeuring kan het project starten en zal in het najaar van 2021 de overgang naar iConnect zijn afgerond.
Samengesteld Object Registratie iObjecten
Het ministerie van BZK is gestart met doorontwikkeling in samenhang van de geo-basisregistraties. Doelstelling daarvan is meer samenhang te creëren in de geo-informatie infrastructuur. Onderdeel is de doorontwikkeling van enkele bestaande geo-basisregistraties tot een samenhangende objectenregistratie. Het project om de BAG applicatie om te bouwen naar iObjecten, de applicatie voor de samengestelde objectenregistratie is van start gegaan. De intakegesprekken en technische schets zijn afgerond. De cloud omgeving van de iObjecten wordt op dit moment klaargezet. De verwachting is dat we net voor de zomervakantie 2021 een overstap maken naar de iObjecten.
Thuiswerken
Door de coronacrisis heeft de ICT samenwerking vele stappen ondernomen om het thuis werken versneld uit te breiden. Mede hierdoor is Microsoft Teams eerder dan gepland al uitgerold.
Elke maand wordt er een nieuwe “MS Teams versie” neergezet. Hierdoor komt steeds meer “videobel” functionaliteit beschikbaar. Functionaliteit die de afgelopen maanden beschikbaar is gekomen:
- Meerdere galerie opties waardoor je tegelijkertijd meer personen kan zien;
- Mogelijkheid tot reageren via icoontjes zoals handjes en duimpjes;
- Aparte vergaderboxen binnen een bestaande vergadering.
iBabs
In de maanden december 2020 en januari 2021 is het raadsinformatiesysteem van SIM omgezet naar iBabs. Er is een website ingericht (https://aalten.bestuurlijkeinformatie.nl) waarin alle vergadermomenten en bijhorende openbare stukken zijn gepubliceerd. Inclusief de historische stukken. Ook de data van toekomstige vergaderingen zijn hier inzichtelijk.
Ook bestaat nu de mogelijkheid om in iBabs te videobellen. Deze optie is aangezet, echter wordt vaker MS Teams gebruikt, omdat deze meer mogelijkheden bevat.
Gemeentelijke belastingen
Vanwege de coronacrisis heeft het college besloten om iedereen (burgers en bedrijven) uitstel van betaling te verlenen tot 1 oktober 2020. Hierdoor is de invordering (aanmaning etc.) pas na 1 oktober opgestart en dat heeft weer tot gevolg dat het invorderbaar/openstaand saldo per 31 december 2020 € 24.600 hoger is dan in andere jaren (€ 175.600 in 2020, € 151.000 in 2019).
Er is nog onvoldoende zicht op of dit bedrag oninbaar is dan wel dat dit later alsnog binnenkomt. Het aantal faillissementen uitgesproken in 2020 is op dit moment voor onze gemeente minimaal.
Dienstverlening / KCC
De ontwikkelingen in onze wereld gaan snel! De digitalisering gaat maar door, veel Nederlanders waren digitaal actief in 2020. Onze gemeente geeft de burgers steeds meer mogelijkheden om te communiceren en producten en diensten aan te vragen via de digitale kanalen. Deze mogelijkheden wekken een verwachtingspatroon bij inwoners en ondernemers voor hun contact met de overheid. De gemeente Aalten staat niet al-leen voor deze uitdaging. Ook de Rijksoverheid ontwikkelt meer landelijke voorzieningen die gebruikt kunnen worden door alle overheidspartijen (bijvoorbeeld via DigiD en Mijn Overheid) en lokale overheden treden hier gezamenlijk op. Ook de VNG speelt hier op in.
Enkele elementen uit onze normale dienstverlening in 2020:
- Digitale afhandeling primair binnen dienstverlening (en traditionele kanalen krijgen steeds meer een secundair karakter);
- De gemeente werkt vraaggericht;
- De dienstverlening is flexibel: digitale dienstverlening maakt 24/7-service mogelijk, ‘het nieuwe werken’ maakt flexibele werktijden (meer afgestemd op de klantvraag) mogelijk en ‘service-aan-huis’ ingeval van mindervalide inwoners;
- Enkelvoudige gegevensaanvraag (en opslag) en meervoudig gebruik;
- Proactieve houding (bijv. bij aanvraag van een omgevingsvergunning ‘bouwen’ worden direct andere mogelijk noodzakelijke vergunningen genoemd/aangeboden)
Maar afgelopen jaar was niet normaal. Corona had en heeft een enorme impact ook op de gemeentelijke dienstverlening. Echter die dienstverlening is geen moment in gevaar geweest. Spontaan binnen lopen bij het KCC aan de Hofstraat kon niet meer, maar op afspraak waren we er altijd. Dit is allemaal goed verlopen.
Het aantal telefoontjes nam wel behoorlijk toe. De dalende trend is doorbroken en we zitten weer op ruim 50.000 per jaar. Of dit tijdelijk is moet nog blijken, maar voorlopig moeten we rond de middag wel weer drie telefonisten inzetten.
Was Burgerzaken vaak de traditionele reden voor een bezoek aan het gemeentehuis, dat wordt steeds minder ook door de tienjaars geldigheid van de documenten. En daarmee verdwijnt langzamerhand het routinewerk bij de frontoffice; landelijke initiatieven voorzien steeds meer in gedigitaliseerde en vanuit huis door de inwoner zelf in gang gezette aanvragen. Pilots met de bezorging van bijvoorbeeld paspoort en/of rijbewijs zijn al succesvol gebleken. Wij volgen al deze ontwikkelingen.
Dienstverlening wordt steeds meer digitaliseren. Maar digitalisering is niet het doel van Dienstverlening, het is wel een belangrijk instrument van de gemeente. Vergroten van de toegankelijkheid (24/7 bereikbaar) en maximaal vraaggericht werken (de inwoner start het proces) blijft zeer belangrijk. Daarvoor is onze website van essentieel belang en altijd in ontwikkeling. De toegankelijkheid wordt steeds verder verbeterd, ook voor burgers met een beperking. Het toverwoord daarbij is een hele goede zoekfunctie, waarmee je direct op de juiste plek komt.
Processen optimaliseren en daarmee meer kwaliteit en snelheid bieden. Dat hebben we in 2020 gedaan en daar gaan we meer door.
