Paragraaf Bedrijfsvoering

“Samen volop blijven inzetten voor onze burgers en bedrijven”

Een goede bedrijfsvoering van de gemeente, die gericht is op de gemeentelijke omgeving, betekent beheersing van alle processen, inclusief bijsturing waar nodig. Dit is een voorwaarde om aan de verwachtingen van de maatschappij en het bestuur te voldoen en om gemeentelijk beleid te realiseren. Eén van de doelstellingen daarbij is zo goed mogelijk verslag te doen over de uitvoering via de reguliere P&C (planning & control) cyclus of bij actuele onderwerpen en vragen daarover door middel van een raadsmededeling. In 2021 ging dat om 231 raadsmededelingen. Rondom de organisatie en algemene thema’s speelde in 2021 het volgende:

1. Heroriëntatie organisatiestructuur per 1 januari 2023

In de huidige organisatiestructuur, die dateert uit april 2019, bestaat het MT uit de secretaris/algemeen directeur en de drie afdelingshoofden. De drie afdelingen bestaan elk uit twee teams en werken ten behoeve van één programma uit de programmabegroting. De afdelingshoofden zijn hiërarchisch leidinggevende van de medewerkers van de betreffende afdeling. De teams worden vakinhoudelijk aangestuurd door een teamcoordinator, die daarnaast zelf meewerkt aan de meer complexe projecten en/of beleidsmatige dossiers. Vanaf het voorjaar van 2020 zijn de functies van afdelingshoofd van de afdeling Sociaal domein en teamcoördinator van het team Zorg vacant. De functie van afdelingshoofd Sociaal domein wordt waargenomen door de beide andere afdelingshoofden, waarbij het afdelingshoofd Ruimte leidinggeeft aan het team Organisatie en Welzijn en het afdelingshoofd Bedrijfsvoering leidinggeeft aan het team Zorg. In de vacature van team-coördinator van het team Zorg is tijdelijk voorzien door een interimopdracht en inmiddels is begin 2022 een vast aangestelde nieuwe coördinator begonnen.  

Eind 2020 is de organisatiestructuur geëvalueerd, waarbij besloten werd de bestaande situatie voort te zetten en per 1 januari 2023 een heroriëntatie op de organisatiestructuur te laten plaatsvinden.
Daarbij werd nadrukkelijk rekening gehouden met de eind 2020 geldende omstandigheden: uitdagende financiële omstandigheden, de personele wisselingen in de top van de organisatie en de effecten van de coronamaatregelen. In de afgelopen periode is gebleken dat ondanks de grote inzet van alle betrokkenen er knelpunten ontstaan met betrekking tot de span of control van de leidinggevenden en onduidelijkheden in taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot het leiding geven. 

Bij een organisatie van ongeveer 200 medewerkers is de span of control van de afdelingshoofden als hierarchisch leidinggevende (te) groot. Medewerkers hebben recht op ruime aandacht van hun leidinggevende als het gaat om de HRM-taken, zoals coaching, functionerings- en ontwikkelingsgesprekken, personeelsbeoordeling, gezondheid en lief en leed. Dat is in het belang van het goed functioneren van de organisatie. Het lukt nu niet om daaraan goed invulling te geven. In verband hiermee heeft het MT in 2021 enkele varianten voor een nieuwe organisatiestructuur uitgewerkt. Het MT heeft uiteindelijk gekozen voor een organisatiestructuur, waarin de organisatie wordt aangestuurd door een tweehoofdige directie, bestaande uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en een directeur Bedrijfsvoering/loco-secretaris. 

De organisatie bestaat in dit model uit drie clusters en zes teams:
•    Cluster fysiek domein (Teams Buitendienst en Openbare Ruimte)
•    Cluster sociaal domein (Teams Organisatie & Welzijn en Zorg)
•    Cluster bedrijfsvoering (Teams Dienstverlening en Informatiebeheer)
Daarnaast is er een Staf bestaande uit het taakveld P&O, communicatie en het secretariaat.

De teams worden geleid door een teamleider (de huidige teamcoördinatoren), die hiërarchisch en functioneel leidinggevende is. Het college heeft op 16 november 2021 bij wijze van voorgenomen besluit ingestemd met deze nieuwe organisatiestructuur per 1 januari 2023 ervan uitgaande dat dit budgetneutraal kan worden ingevuld. Inmiddels is de verdere uitwerking van het gekozen model in voorbereiding. De OR heeft positief geadviseerd over de nieuwe organisatiestructuur met een voorbehoud voor de nog uit te werken punten. Tijdens overleg met de vakbonden is gezamenlijk vastgesteld dat er geen bijzonderheden zijn in relatie tot het sociaal statuut. In verband met het vertrek van de beoogde directeur Bedrijfsvoering is recent een vacature voor deze functie binnen de tweehoofdige directie opengesteld.

2. Ontwikkelingstraject organisatie

Zoals aangekondigd in de programmabegroting 2021 loopt er sinds het voorjaar van 2021 een ontwikkelingstraject binnen de organisatie gericht op een professionele cultuur. Medewerkers worden getraind op de verdere ontwikkeling van een professionele cultuur binnen de organisatie en het geven en ontvangen van feedback. Dit ontwikkelingstraject wordt benut om de kernwaarden van de organisatie en de nieuwe beoordelingsmethodiek met 360 graden feedback te lanceren. Het ontwikkelingstraject krijgt door de corona-maatregelen een langere doorlooptijd dan voorzien. Bepaalde activiteiten kunnen nu eenmaal moeilijk online worden gehouden. We verwachten dat dit traject doorloopt tot begin 2023.
Parallel aan dit ontwikkelingstraject voor de gehele organisatie worden de teamleiders getraind voor hun nieuwe taken op met name HRM-gebied

3. Het nieuwe werken na corona

Als organisatie hebben we tijdens de coronacrisis steeds actief ingespeeld op het verloop van de pandemie door een protocol te hanteren met interne richtlijnen voor het werken onder de wisselende omstandigheden. Om de dienstverlening te waarborgen hebben wij geïnvesteerd in bandbreedte, mobiele werkplekken en voorzieningen voor thuiswerken. 
Na aanvankelijke aarzelingen hebben organisatie én medewerkers het gedeeltelijk thuiswerken inmiddels omarmd. Voor veel functies is het efficiënt gebleken. Belangrijke bijkomende voordelen zijn de afname van het woon-werkverkeer (minder milieubelasting en parkeerplaatsen) en de afname van het aantal benodigde kantoorwerkplekken. Daar staan de benodigde investeringen in ICT en andere voorzieningen voor thuiswerken tegenover. Aandachtspunten zijn het behoud van collegiale contacten, samenwerking en teambuilding.
We blijven zoeken naar de juiste balans en maatvoering, maar duidelijk is al wel dat gedeeltelijk thuiswerken blijvend is. De in 2021 ingestelde werkgroep Aalten na corona blijft ons tijdens deze zoektocht adviseren over de organisatie en inrichting van de hybride werkvormen, over waarborgen voor de dienstverlening en over de gevolgen voor de kantooromgeving. 
Recent is daarnaast een studieproject met vijf Hbo-studenten vanuit verschillende disciplines begonnen aan een opdracht over dit hybride werken in onze organisatie. Dit studieproject richt zich onder andere op vragen met betrekking tot het aantal benodigde werkplekken, ruimten, inrichting, het eventueel afstoten van ge-bouwdelen, behoud van collegiale contacten, overlegvormen en de samenhang met het dienstverlenings-concept. Het advies van dit studieproject verwachten wij voor de zomer, waarna de besluitvorming in de tweede helft van 2022 is voorzien..

4. Visie op gezondheid

In lijn met de ontwikkeling van de algemene visie van de gemeente Aalten op de publieke gezondheid is de visie op gezondheid van de gemeente als werkgever van de gemeentelijke organisatie in ontwikkeling. In 2021 heeft het MT de visie op gezondheid voor de organisatie voor de komende jaren vastgesteld. Het college heeft hiermee inmiddels ingestemd. Dit voorgenomen besluit van het college is voor instemming aan de ondernemingsraad voorgelegd.
Als werkgever willen we primair uitgaan van de eigen kracht en verantwoordelijkheid van de medewerkers, maar we hebben uit betrokkenheid met de medewerkers en om uitval te voorkomen tegelijkertijd specifiek aandacht voor medewerkers die een verhoogd risico hebben op gezondheidsproblemen. De waarde van preventie en positieve gezondheid staat centraal. De rol van de werkgever is om medewerkers te ondersteunen en te stimuleren bij het maken van gezonde keuzes. Dat doen we door een omgeving te creëren waarin het makkelijker is om aan een gezonde leefstijl te werken. We zorgen voor gezonde werkomstandigheden. We hebben nadrukkelijk aandacht voor invloeden uit de privé omgeving van de medewerker en stimuleren gezonde verhoudingen en een gezonde balans.
In 2021 is een aanbestedingsprocedure gehouden voor de Arbo-dienstverlening vanaf 1 januari 2022. We hebben op basis daarvan een dienstverleningsovereenkomst gesloten met Caretowork, waarvan de visie op gezondheid goed aansluit op de onze.

5. Vitaliteit en wendbaarheid

Ondanks gerichte maatregelen is de leeftijdsopbouw binnen de gemeentelijke organisatie nog steeds minder gunstig. De beide generatiepacten en het speerpunt verjonging als hoogste prioriteit binnen het werving- en selectiebeleid hebben niet kunnen voorkomen dat de gemiddelde leeftijd eind 2021 48,6 jaar was. Dat is boven de gemiddelde leeftijd in de toch al vergrijzende gemeentelijke sector. De verklaring hiervoor ligt in de bovengemiddeld lange duur van de dienstverbanden. 
Het ziekteverzuim in onze organisatie was in 2021 7,1%. We zien dat het korte verzuim dit jaar af nam, maar dat het langdurige verzuim daarentegen sterk steeg.
Deze kenmerken van de organisatie zijn voor het MT een aandachtspunt. Hoe houden we onze organisatie gezond, vitaal en wendbaar? In de CAO Gemeenten 2019-2020 is afgesproken dat alle gemeentelijke werkgevers vitaliteitsbeleid moeten hebben. In de nieuwe CAO 2021-2022 is de uitwerking daarvan echter beperkt gebleven tot de invoering van een mogelijkheid om verlof meerjarig te sparen. Naar onze mening moet er meer gebeuren en moeten we dus zelf aanvullend beleid ontwikkelen. 
Onze nieuwe visie op gezondheid kan daaraan bijdragen. In het verlengde daarvan gaan we in overleg met de ondernemingsraad een plan opstellen voor activiteiten om de vitaliteit te bevorderen. Daarnaast blijven we in ons gemeentelijk HRM-beleid bij de invulling van vacatures sterk inzetten op verjonging. We maken vacatures geschikt voor jongeren door (tijdelijk) te schuiven met werkzaamheden en door jongeren zelf verder op te leiden.

6. Integriteit

Zoals aangekondigd in de programmabegroting zijn in 2021 grote vorderingen gemaakt bij de herijking van het beleid met betrekking tot bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Gekozen is voor een gefaseerde aanpak op grond waarvan eerst de kaders en uitgangspunten van het nieuwe integriteitsbeleid door de gemeenteraad vastgesteld zijn. 
In de volgende fase zijn deze kaders en uitgangspunten uitgewerkt in regelingen en protocollen voor de bestuurlijke integriteit en de ambtelijke integriteit, waaronder de gedragscodes. Het besluitvormingsproces in deze fase is inmiddels afgerond, zodat de gemeente Aalten beschikt over een volledig herschreven en actueel integriteitsbeleid met gedetailleerde uitwerking in de diverse regelingen voor de bestuurlijke en de ambtelijke integriteit. 
Daarnaast is voortdurende bewustwording van groot belang. Daarom zijn inmiddels in de implementatiefase twee permanente gremia ingesteld voor het onder aansturing van de stuurgroep opstellen en uitvoeren van implementatieprogramma’s, de commissie geloofsbrieven en integriteit en de werkgroep implementatie ambtelijke integriteit. Beide gremia starten in de eerste helft van 2022. De voor te bereiden implementatieprogramma’s bestaan uit diverse bewustwordingsactiviteiten, die structureel worden ingebed.

7. Krapte op de arbeidsmarkt

Er zijn al langere tijd signalen van een toenemende verkrapping van de arbeidsmarkt. In het afgelopen jaar hebben ook wij ervaren dat het moeilijker wordt vacatures in te vullen. Gelet op de grote uitstroom wegens pensioneringen in de gemeentelijke sector verwachten wij dat deze spanning op de arbeidsmarkt in de komende jaren verder toeneemt. Dit leidt onherroepelijk tot een stijging van de loonkosten door opwaartse druk op de algemene loonontwikkeling in de CAO, door druk op de salarisonderhandelingen bij de invulling van vacatures, door individueel rechtspositioneel maatwerk en door kosten van externe inhuur of andere tijdelijke oplossingen. Daarnaast leidt de krappe arbeidsmarkt tot risico’s met betrekking tot de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners en de gemeenteraad en de tijdige oplevering van producten. Dit is met name het geval als we concessies moeten doen met betrekking tot de kwaliteit bij de invulling van vacatures en als vacatures langer open staan of niet ingevuld kunnen worden.

8. Inkoop

Net als in voorgaande jaren is ook in 2021 op inkoop- en aanbestedingsgebied zoveel mogelijk samenwerking gezocht met de Achterhoekse gemeenten. Gezamenlijke aanbestedingen waren er onder andere bij de inkoop van:
•    Hulp bij het Huishouden (5 gemeenten);
•    Inburgering; 
•    Bestrijding eikenprocessierups;
•    Trapliften (kort geding kunnen voorkomen door intensieve begeleiding van Dirkzwager bij afwikkelingen bezwaar).

De colleges van de acht Achterhoekse gemeenten hebben besloten meer tijd te nemen voor de nieuwe manier van inkoop van de Wmo/Jeugdzorg waardoor de ingangstermijn is aangepast naar 1 juli 2022. Binnen de gemeente Aalten waren ook diverse aanbestedingen onder andere:
•    Arbodienstverlening;
•    Accountant;
•    Hulpmiddelen;
•    Nota Sociaal Domein.
Aanbestedingen voor de Wegwijzer en de website zijn gestart.

Eind 2021 is afgesproken om de Achterhoekse inkoopkalender nog een kans te geven, mede in combinatie met het beleid rondom circulair inkopen dat in 2022 opgesteld moet worden. Op de kalender zijn dan de onderwerpen te zien welke gezamenlijk circulair ingekocht kunnen worden. In 2021 hebben alle Achterhoekse gemeenten ingestemd met het convenant “social return on investment”. Daarmee is een uniforme werkwijze bij de inkoop gerealiseerd als het gaat over SROI. Hierbij wordt aan uitvoerders/ leveranciers van gemeentelijke opdrachten gevraagd (ontwikkel)kansen te geven aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het “Startformulier Inkoop” welke als handvat kan dienen bij aanbestedingen is ontwikkeld en opgevoerd in de applicatie Xential. Dat is een interne documentcreatie-applicatie, waardoor gegevensuitwisseling eenvoudig wordt. De werkwijze is gepresenteerd aan de organisatie. 

9. Subsidieverwerving

Het subsidiejaar 2021 is goed verlopen. De meeste aanvragen zijn gedaan bij de Provincie Gelderland, maar ook zijn aanvragen gedaan bij de diverse ministeries van het Rijk. 
In totaal is in 2021 € 1.924.380 subsidie aangevraagd. Hiervan is € 1.436.112 toegekend. Definitief vastgesteld is tot op heden € 281.935. Het toegekende bedrag loopt naar verwachting nog flink op, omdat er nog aanvragen lopen die nog op uitsluitsel wachten. Hierna volgt een overzicht met de diverse aanvragen uit 2021.

 

In samenhang met het coronavirus zijn in 2021 diverse regelingen beschikbaar gesteld door het Rijk. Zo is bijvoorbeeld 2x COVID-19 steun aangevraagd voor het zwembad (zie bovenstaande tabel). 
Verder is gebruik gemaakt van de regeling voor verhuurders sportaccommodaties voor een tegemoetkoming van gederfde huurinkomsten. Dit betreft een subsidiebedrag van in totaal € 89.600. Voor het project ‘Op je plek’ is een subsidieaanvraag ingediend bij ZonMw. Voor dit project is een subsidiebedrag van € 43.290 toegekend. Deze bedragen zijn in de bovenstaande tabel opgenomen onder overige projecten. 
Regionaal wordt bij subsidieverwerving geregeld samengewerkt met gemeenten en organisaties. Een voorbeeld hiervan is het Cultuur en erfgoedpact 2021-2024. Het is belangrijk om bij bepaalde projecten de samenwerking op te zoeken om zo de kans op subsidie van het Rijk, de Provincie en ook Europees te vergroten.

Projecten/regeling

Subsidieverstrekker

 Aangevraagd

 Toegekend

Suppletie-uitkering Bommenregeling

Gemeentefonds

 € 85.134

 € 85.134

Versnellen woningbouw: inhuur tijdelijke capaciteit of expertise

Provincie Gelderland

 € 50.000

 € 50.000

Regeling specifieke uitkering stimulering sport (SPUK Sport)

Ministerie van Welzijn,
Volksgezondheid en sport

 € 119.350

 € 91.827

Regeling betaalbaar wonen

Provincie Gelderland

 € 337.500

 

Regeling specifieke uitkering zwembaden en ijsbanen COVID-19

Ministerie van Welzijn,
Volksgezondheid en sport

 € 97.448

 € 97.448

Regeling specifieke uitkering zwembaden en ijsbanen COVID-19

Ministerie van Welzijn,
Volksgezondheid en sport

 € 89.451

 € 89.451

Aan de slag met en realiseren van de
Centrumvisie Dinxperlo

Regiodeal/Rijk en Provincie Gelderland

 € 280.000

 € 280.000

Specifieke uitkering onderwijsachterstandenbeleid 2021 

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

 € 333.467

 € 333.467

Totaal overige projecten

Diversen

 € 532.030

 € 408.785

Totaal

 

 € 1.924.380

 € 1.436.112

10. Overige onderwerpen

Over verdere ontwikkelingen rondom onder andere dienstverlening, de gemeentelijke website en IT-ontwikkelingen wordt verwezen naar de ontwikkelingen zoals genoemd in Programma 3 Bedrijfsvoering. 

11. Uurtarief ten behoeve van doorberekeningen

Voor het doorberekenen van diverse werkzaamheden wordt gewerkt met een uniform uurtarief. Er is een berekening gemaakt op basis van totale loon- en overheadkosten voor het tarief per uur. Dit resulteert in een tarief voor 2021 van € 69. Dit uurtarief wordt gebruikt voor onder meer het bepalen van de legestarieven en voor de toerekening van de kosten aan riolering en afvalverwerking.

12. Verplichte beleidsindicatoren

Naam indicator Eenheid Raming na wijziging Werkelijk
1 Formatie fte per 1.000 inwoners 6,45 6,49
2 Bezetting fte per 1.000 inwoners 6,45 6,49
3 Apparaatskosten kosten per inwoner € 641,37 € 630,14
4 Externe inhuur % van totale loonsom 9,47% 9,49%
5 Overhead % van totale lasten 12,56% 12,23%